담당자가 바뀔 때, 업무요청은 새로 쓰지 말고 넘기세요

휴가를 가거나, 부서를 옮기거나, 회사를 떠나는 사람이 생기면 그 사람이 맡던 요청이 갈 곳을 잃습니다. 보통은 메신저로 "이거 이제 OO 님이 맡아 주세요"라고 말하고, 요청 내용은 다시 써서 보내게 됩니다. 그러면 처음 요청이 어디 있었는지, 누가 언제 넘겼는지는 흩어집니다.

SynapseWorks 업무요청에서는 요청을 새로 쓰지 않고 담당자만 바꿀 수 있습니다. 화면 순서대로 정리해 드립니다.

1. 요청은 그대로 두고 [담당자 바꾸기]를 누릅니다

업무요청 상세 화면에서 [담당자 바꾸기]를 누르면 회사 직원 목록이 나옵니다(지금 담당자는 회색으로 보입니다). 새 담당자를 고르고, 바꾸는 이유를 적습니다. 이유는 비워 두어도 됩니다.

2. 상태는 그대로, 기록은 남습니다

담당자를 바꿔도 요청의 상태는 그대로입니다. 진행 중이던 일이 처음부터 다시 시작되지 않습니다. 진행 기록에는 「담당자: 이전 → 새」가 남고, 새 담당자에게는 알림이 갑니다.

3. 누가, 언제까지 바꿀 수 있나요

요청자와 지금 담당자가 바꿀 수 있고, 요청이 끝나기 전까지 쓸 수 있습니다. 참고로 [고치기]는 요청자만 할 수 있습니다. 요청 내용이 담당자에 따라 바뀌면 "무엇을 부탁받았는지"가 흔들리기 때문입니다. 담당자는 [고치기]가 아니라 [담당자 바꾸기]로 바꿉니다.

4. 근거가 된 글은 관련 게시물로 걸어 둡니다

인수받는 사람에게 필요한 것은 요청 문장만이 아닙니다. 그 요청이 나온 공지, 결과를 정리해 둔 문서, 관련 일정 같은 맥락이 있어야 합니다. 업무요청 상세 아래의 관련 게시물에 이런 글을 걸어 두면, 새 담당자가 걸린 글을 눌러 바로 볼 수 있습니다. 업무가 달라도 걸 수 있습니다.

[관련 게시물 추가]는 요청자에게 보이고, 담당자는 걸린 글을 눌러 보기만 합니다.

꼭 알아 두실 점

• 새 담당자는 회사 직원 목록에서 고릅니다.
• 설치형 데스크톱과 안드로이드 앱의 업무 화면에는 다음 앱 판에서 반영됩니다. 지금은 웹 화면에서 쓰는 기능으로 안내드립니다.

정리하면

담당자가 바뀔 때마다 요청을 다시 쓰는 대신, 요청은 그대로 두고 담당자만 넘기고, 근거가 된 글을 관련 게시물로 걸어 두면 인수받는 사람이 맥락을 바로 볼 수 있습니다.

화면으로 먼저 보고 싶으시면 데모를 체험해 보세요. 우리 회사의 인수인계 방식에 맞는지 궁금하시면 문의 주세요.

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