자금 관리
회사의 돈이 오간 기록을 한 곳에 적는 원장입니다. 프로젝트 지출도 여기로 모이고, 경영지표의 매출·인건비도 이 장부에서 집계됩니다.
★ 이 메뉴는 아무나 볼 수 없습니다. 다른 업무는 회사가 켜면 전 직원에게 탭이 보이지만, 자금은 권한이 있는 사람에게만 탭 자체가 보입니다 — 메뉴가 있다는 사실만으로도 "우리 회사가 장부를 쓴다"는 정보가 새기 때문입니다.
⚠️ 이 문서의 ⚖️ 상자는 일반적인 법령 기준을 안내하는 것이고 세무·회계 자문이 아닙니다. 이 시스템은 회계 프로그램이 아닙니다 — 복식부기, 재무제표 작성, 세금계산서 발행, 부가세 신고를 하지 않습니다. 회계·세무 처리의 정본은 세무 대리인과 회계 시스템이고, 이 원장은 회사가 돈의 흐름을 스스로 보기 위한 관리 장부입니다.
누가 무엇을 하나
| 역할 | 할 수 있는 일 | 어떻게 정해지나 |
|---|---|---|
| 재무팀 직원 | 원장 등록 · 자기가 등록한 내역 수정/삭제 · 미수 정산 확정 | "재무팀"으로 지정된 부서에 소속 |
| 재무 부서장(대리인 포함) | 위 전부 + 모든 내역 수정/삭제 · 재무 승인 · 마감 · 계정과목 · 자금 설정 | 그 부서의 부서장/대리인으로 지정 |
| 경영진 | 열람만 | 경영 지표 > 지표 열람 권한에서 자금(FINANCE) 부여 |
| 회사 관리자 | 부서장과 같은 범위 | — |
★ 부서장이 대부분의 운영을 맡습니다. 그래서 계정과목·마감·자금 설정 화면은 관리자 메뉴가 아니라 자금 관리 업무의 좌측 메뉴에 있습니다 — 부서장은 회사 관리자가 아닌 경우가 많고, 관리자 메뉴에 두면 정작 본인에게 안 보이기 때문입니다.
쓰기 전 준비 (회사 관리자)
준비가 안 되어 있으면 자금 화면 위에 무엇이 빠졌는지 안내가 뜹니다. 아래 순서대로 채우세요.
| 순서 | 무엇을 | 어디서 |
|---|---|---|
| 1 | 회사에 자금 관리 업무를 켭니다 | 업무 영역 설정(담당자에게 요청) |
| 2 | 부서를 만들고 "재무팀" 옵션을 켭니다 | 관리자 메뉴 > 조직 · 직원 > 부서 관리 |
| 3 | 그 부서에 직원을 배정합니다 | 조직 · 직원 > 직원 관리 |
| 4 | 그 부서의 부서장(또는 대리인)을 지정합니다 | 부서 관리 > 부서장 |
| 5 | (자동) 계정과목 11종이 회사 생성 시 들어가 있습니다 — 필요하면 고칩니다 | 자금 관리 > 계정과목 관리 |
| 6 | 결재를 태우는 계정이 있다면 재무팀 등록자에게 그 결재 종류의 쓰기 권한 | 전자결재 관리 > 결재 설정 > "결재 종류" 탭 |
⚠️ 주의2와 4는 둘 다 있어야 합니다. 부서만 만들고 부서장을 안 정하면 등록은 되는데 승인도 마감도 아무도 못 합니다.
⚠️ 6을 빠뜨리면 원장을 저장하는 순간에야 "기안할 수 없다"는 에러가 납니다. 계정과목 관리 화면이 그 사실을 미리 이름으로 알려 주지만, 권한 자체는 결재 종류 쪽에서 줍니다. 직원이 직접 요청할 수도 있습니다(전자결재 기안 화면 > "기안할 수 없는 결재 종류" > 권한 요청).
★ 재무팀 부서는 여러 개여도 됩니다. 다만 부서 트리를 타고 상속되지 않으므로 "재무팀 산하 총무팀"까지 재무 권한을 주려면 그 부서에서도 옵션을 켜야 합니다.
🎬 영상
v-admin-finance-setup— 재무팀 지정부터 계정과목까지
부서장이 처음 해야 할 설정
계정과목 정리
회사 생성 시 표준 11종(매출·기타수입·인건비·외주비·자재비·임차료·지급수수료· 여비교통비·복리후생비·세금과공과·기타)이 들어가 있습니다. 여기서 회사에 맞게 손봅니다.
| 항목 | 이 설정이 바꾸는 것 |
|---|---|
| 코드 / 구분 | ★만든 뒤에는 바꿀 수 없습니다 |
| 결재 필요 | 켜면 금액과 무관하게 이 계정으로 적을 때 전자결재를 태웁니다 |
| 결재 종류 | "결재 필요"를 켜면 나타납니다. 어떤 결재로 올릴지 여기서 정합니다 |
| 경영지표 연결 | 매출/영업이익/인건비/신규 수주 중 하나에 연결하면 그 계정의 확정 합계가 경영지표에 잡힙니다 |
| 사용 | 끄면 새 입력에서 안 보입니다 |
코드와 구분을 못 바꾸는 이유
★ 꼭 알아 둘 것과거 원장이 그 뜻으로 쌓여 있기 때문입니다. "지출"로 쌓인 계정을 "수입"으로 바꾸면 지난 몇 달 합계가 통째로 뒤집힙니다.
방향이 다른 계정이 필요하면 새로 만들고 옛 것은 "사용"을 끄세요. 지우지 말고 끄는 것이 원칙입니다 — 지우면 과거 원장이 깨집니다.
결재 종류를 왜 계정이 정하나
★ 꼭 알아 둘 것적는 사람에게 매번 고르게 하면 같은 계정인데 사람마다 다른 종류로 올라갑니다. 그러면 나중에 "광고비 결재를 모아 보자"가 안 됩니다. 종류에 기본 양식이 걸려 있으면 본문·결재선까지 따라옵니다.
업종별 계정 추가 예시
| 업종 | 추가하면 좋은 계정 |
|---|---|
| 유통·도소매 | 상품매출(수입) · 상품매입 · 운송비·물류비 · 판매수수료 · 광고선전비 |
| 에이전시 | 외주비(세분) · 스톡·폰트 · 촬영비 · 매체비 |
| 건설 | 기성 지급 · 자재비(공종별) · 장비 임차료 · 안전관리비 |
| 학원·병원 | 강사료·인건비 · 교재·재료비 · 임차료 · 광고비 |
결재 임계 금액 (자금 설정)
이 금액 이상이면 계정 설정과 무관하게 전자결재를 태웁니다. 비우면 금액 기준 없음.
★ 꼭 알아 둘 것결재를 태우려면 결재 종류가 하나 이상 있어야 합니다(관리자 메뉴 > 전자결재 관리).
💡 계정별 "결재 필요"와 금액 임계값을 함께 쓰면 이렇게 됩니다 — 광고선전비는 금액과 무관하게 항상 결재, 그 외 계정은 100만 원 이상일 때만 결재. 실무에서 가장 흔한 구성입니다.
마감 주기 정하기
일 / 주 / 월 중에서 회사 상황에 맞게 고릅니다. 마감하면 그 기간은 등록·수정·삭제가 모두 잠깁니다.
💡 이렇게 하면 편합니다대부분 "월"로 두시면 됩니다. 일·주 마감은 거래가 아주 많고 실시간 통제가 필요한 곳에서 씁니다. 마감 주기가 짧으면 되돌리는 일도 그만큼 자주 생깁니다.
원장 적는 법 (재무팀 직원)
가계부처럼 표 안의 입력 줄에 적고 Enter를 누르면 저장되고 다음 줄로 넘어갑니다. 날짜·계정·통화·정산 수단은 남으므로 같은 조건의 여러 건을 이어서 적기 좋습니다.
| 칸 | 설명 |
|---|---|
| 금액 / 통화 | 원·달러·엔·위안·유로. 적은 통화 그대로 저장되고 원화 환산은 마감할 때 붙습니다 |
| 정산 수단 | 현금·계좌이체·카드는 그 자리에서 정산 완료. 수표·어음·미수는 돈이 들어와야 완료 |
| 적요 | 프로젝트에서 넘어온 내역은 앞에 프로젝트명 · 작성자 배지가 붙고 눌러서 이동할 수 있습니다 |
- 입력 줄에 적고 Enter로 이어서 적기
- 거래처를 인맥과 연결하기
- 은행 내역을 표째 붙여 넣고 검사하기
- 결재가 필요한 계정으로 적었을 때 기안 화면으로 넘어가는 흐름
결재가 필요한 계정으로 적으면
저장하는 순간 기안 문서가 만들어지고 그 화면으로 바로 이동합니다.
- 결재 종류는 계정과목이 정한 것이 미리 선택돼 있습니다.
- 본문에는 방금 적은 원장 내용(거래일·금액·거래처·적요)이 표로 들어가 있습니다 — 결재자는 원장 화면을 보지 않기 때문입니다. 종류에 기본 양식이 있으면 그 본문 뒤에 붙습니다.
- 결재선도 양식대로 세워지고 상신까지 됩니다. 양식에 결재선이 없거나 대상자를 정할 수 없으면 상신하지 않고 기안 상태로 남으므로, 그 화면에서 결재선을 고르고 상신합니다.
상태 읽는 법
| 배지 | 뜻 |
|---|---|
| 기안 중 | 결재 문서가 만들어졌지만 아직 상신 전. 결재함에 안 뜹니다 |
| 결재 중 | 상신되어 결재자의 차례를 기다립니다 |
| 확정 전 | 결재를 안 태운 건이고 재무 부서장의 승인을 기다립니다 |
| 미정산 | 승인은 끝났지만 돈이 아직 안 들어왔습니다(미수·어음) |
| 완료 | 승인 + 정산이 모두 끝났습니다. 경영지표에는 이것만 잡힙니다 |
| 취소 진행 중 | 취소(마이너스)를 만들었지만 그 결재가 아직 안 끝났습니다 |
| 취소됨 | 취소가 확정되어 원본과 상쇄됐습니다 |
★ 꼭 알아 둘 것결재 상태가 바뀌면 원장 상태도 함께 바뀝니다. 원장은 상태를 따로 저장하지 않고 결재 문서에서 읽어 오기 때문에, 결재가 승인되는 순간 그 내역이 확정으로 바뀝니다.
수정은 그 줄의 연필을 누르면 그 줄이 그대로 입력 줄로 바뀝니다(Esc로 취소). 수정 버튼이 없는 줄은 이미 확정·마감됐거나 내가 적은 것이 아닙니다.
미수·어음 관리
승인이 끝나도 돈이 안 들어왔으면 완료가 아닙니다.
- 적을 때 정산 수단을 "미수"(또는 수표·어음) 로 둡니다.
- 그 내역은 승인 후에도 "미정산" 으로 남습니다.
- 실제로 입금된 날 정산 확정을 찍습니다.
확인하는 곳은 두 군데입니다 — 원장 화면의 "미정산" 합계와 자금 마감 화면의 미수·어음 현황(경과일수가 함께 나옵니다).
★ 꼭 알아 둘 것경영지표에는 정산까지 끝난 것만 들어갑니다. 미수 매출을 실적으로 세면 "장부상 흑자, 통장은 비어 있음" 이 됩니다.
💡 90일 넘은 미수가 목록에 있으면 그게 곧 회수 우선순위입니다. 이 목록을 정기적으로 보는 습관이 회수율을 바꿉니다.
⚖️ 물품 대금 채권의 소멸시효는 3년입니다(민법 제163조). 오래된 미수를 방치하면 청구권 자체가 사라집니다. (시효 중단·연장은 별도 법률 검토가 필요합니다.)
마감 (부서장)
- 기간을 고르고 [미리보기] — 무엇이 잠기고 어떤 통화의 환율이 필요한지 보여 줍니다.
- 외화가 있으면 그날 기준 환율을 넣습니다(1 외화 = ? 원).
- [마감하기] — 그 기간이 잠기고, 외화는 넣은 환율로 원화 환산액이 박힙니다.
| 마감 후 | 어떻게 되나 |
|---|---|
| 그 기간에 새로 적기 | 불가 — 마감한 달의 합계가 나중에 변하면 안 됩니다 |
| 수정·삭제 | 누구도 불가(부서장 포함) |
| 잘못된 내역 바로잡기 | 취소(마이너스 등록) → 전자결재 승인 → 필요하면 새로 적기 |
| 환율 | 마감 시점 값이 그대로 남습니다. 나중에 환율이 움직여도 이미 마감한 숫자는 변하지 않습니다 |
★ 꼭 알아 둘 것환율이 빠진 통화가 있으면 마감이 거부됩니다. 환산하지 않은 채 잠그면 그 기간의 외화가 지표에서 영영 빠지기 때문입니다.
★ 마감을 되돌릴 수 있지만 사유가 필수이고 이력에 남습니다. 이미 박힌 환산액은 지우지 않습니다.
💡 급여·세무 자료를 넘기기 전에 마감하세요. 마감하지 않으면 지난달 숫자가 계속 바뀔 수 있고, 그러면 이미 보고한 숫자와 달라집니다.
🎬 영상
v-admin-finance-close— 자금 마감과 환율 넣기
취소(마이너스 등록)는 언제 쓰나
확정되었거나 마감된 내역은 고칠 수 없습니다. 대신 반대 방향·같은 금액의 내역을 만들어 상쇄합니다.
💡 이렇게 하면 편합니다전자세금계산서의 수정발행과 같은 방식입니다. 원본을 지우고 새로 적는 게 아니라, 반대 기록을 하나 더 붙여 상쇄합니다.
- 원본은 그대로 남고 "취소됨" 표시가 붙습니다.
- 취소 내역의 날짜는 오늘입니다 — 지난달 보고 숫자를 소급해 흔들지 않습니다.
- 마감되었거나 결재를 태운 내역의 취소는 결재를 다시 받아야 합니다. 취소는 원본 계정의 결재 종류를 그대로 타므로 어떤 종류로 올릴지 고를 필요가 없습니다(원본과 취소가 다른 결재선을 타면 나중에 둘을 잇기 어렵습니다).
- ★ 취소를 만들었다고 원본이 곧바로 사라지지 않습니다. 그 취소의 결재가 끝나야 상쇄됩니다 — 그전까지 원본은 "취소 진행 중"이고 금액은 그대로 살아 있습니다.
⚖️ 법으로 정해진 것상업장부와 영업에 관한 중요서류는 10년(상법 제33조), 세무 관련 장부·증빙은 5년(국세기본법 제85조의3) 보존해야 합니다. 취소를 삭제가 아니라 마이너스 등록으로 처리하는 방식이 이 요건과 맞습니다. 원본을 지우지 마세요.
⚖️ 세금계산서 발행·수정발행은 이 시스템의 기능이 아닙니다. 홈택스나 별도 시스템에서 처리하고, 그 결과를 원장에 반영하는 순서로 쓰세요.
경영지표와의 관계
- 계정과목에 경영지표 연결을 걸어 두면 그 계정의 합계가 지표에 잡힙니다.
- ★ 수기로 적는 경영 수치(관리자 메뉴 > 경영 지표 > 경영 수치 입력)를 덮어쓰지 않습니다. 장부 집계는 운영 실적, 수기는 결산 확정 숫자로 나란히 보여 줍니다.
- 장부에 기록이 없는 달은 0이 아니라 빈칸입니다.
★ 꼭 알아 둘 것왜 덮어쓰지 않나. 두 숫자는 원래 다릅니다. 장부는 "지금까지 적힌 것", 결산은 "세무 조정까지 끝난 것". 하나가 다른 하나를 덮으면 어느 쪽이 맞는지 아무도 모르게 됩니다.
이 시스템이 하지 않는 것
기대를 미리 맞춰 두는 편이 좋습니다.
| 하지 않습니다 | 어디서 해야 하나 |
|---|---|
| 복식부기 · 재무제표 작성 | 회계 프로그램 · 세무 대리인 |
| 세금계산서 발행 · 부가세 신고 | 홈택스 · 별도 시스템 |
| 급여 계산 · 4대보험 | 급여 시스템 |
| 판매 재고 관리 | ERP · WMS · 쇼핑몰 관리자 |
| 감가상각비 자동 계상 | 회계 정책 — 필요하면 별도 요청 |
| 은행 계좌 자동 연동 | (엑셀 붙여넣기로 대신) |
★ 꼭 알아 둘 것그래서 이 원장은 "회사가 돈의 흐름을 스스로 보기 위한 관리 장부"입니다. 결재와 프로젝트 지출이 같은 자리에 모인다는 점, 그리고 미수를 완료로 세지 않는다는 점이 실무에서 값을 냅니다.
자주 묻는 것
| 증상 | 원인 · 해결 |
|---|---|
| 자금 관리 탭이 안 보인다 | 회사가 업무를 안 켰거나, 재무팀 소속·부서장·지표 열람 권한 중 어느 것도 없습니다 |
| 좌측에 마감·계정과목 메뉴가 없다 | 재무 부서장이 아닙니다. 부서 관리에서 부서장으로 지정돼야 합니다 |
| "이미 마감된 기간입니다" | 그 날짜가 잠겼습니다. 마감을 되돌리거나 취소(마이너스) 로 처리하세요 |
| "전자결재가 필요합니다" | 계정의 결재 필요가 켜져 있거나 금액이 임계치를 넘었습니다 |
| 외화 합계가 0으로 보인다 | 아직 환산 전입니다. 합계에 섞지 않고 "환산 전 N건"으로 알립니다 |
| 저장했더니 "결재 종류가 지정되어 있지 않습니다" | 계정과목의 "결재 필요"는 켜져 있는데 결재 종류를 안 골랐습니다 |
| 결재가 계속 "기안 중"이다 | 양식에 결재선이 없어 자동 상신이 멈췄습니다 |
| 등록자가 "기안할 권한이 없다"고 나온다 | 그 결재 종류에 쓰기 권한이 없습니다. 계정과목 관리 화면이 누구인지 이름으로 알려 줍니다 |
| 계정과목을 지우고 싶다 | 지우지 말고 "사용"을 끄세요. 과거 원장이 깨집니다 |
| 계정 구분을 바꾸고 싶다 | 바꿀 수 없습니다. 새로 만들고 옛 것을 끄세요 |
| 마감을 못 하겠다 | 환율이 빠진 통화가 있습니다 |
| 프로젝트 지출이 원장에 안 보인다 | 원장에서 프로젝트명 배지가 붙은 줄을 확인하세요. 필터를 걸었을 수 있습니다 |
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