회의를 열고 회의실을 잡는다

목표 — 회의를 등록하면서 회의실과 장비를 함께 예약하고, 회의록을 남겨 참석자에게 공유합니다. 그리고 회의실 이중 예약이 구조적으로 불가능하게 만듭니다.

등장 인물 — 주최자 · 참석자 · 자산 담당자

회의실은 두 가지 방식으로 쓰입니다. 미리 시간을 잡는 쓰임(주간 회의, 고객 미팅)과 지금 비어 있으면 바로 들어가는 쓰임(급한 통화, 짧은 1:1)입니다. 앞의 것은 회의·일정에서 예약으로, 뒤의 것은 자산 관리의 자리 현황 도면에서 [사용 시작] 으로 합니다. 방식은 달라도 둘 다 같은 예약 표 하나에 들어가기 때문에, 한쪽이 잡은 시간을 다른 쪽이 덮어쓰는 일이 없습니다. 이 문서는 그 두 쓰임을 차례로 따라갑니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

체험 회사로 직접 보기 — 하모니피아노학원은 층 도면 안에 연습실을 하위 공간으로 두고, 피아노마다 [사용 시작]으로 쓴 이력이 약 한 달 치 쌓여 있습니다. 강사 회의록은 상담실을 회의 장소로 예약해 두었고, 강사 대상 투표도 있습니다. 하루틈 스터디라운지는 좌석 · 스터디룸 4개 · 사물함을 도면에 두었고, 스터디룸은 앞으로 2주 예약이 잡혀 있으며 방 안의 화이트보드 · TV · 스피커폰이 함께 움직이는 자산으로 들어 있습니다. 계정과 비밀번호는 체험 페이지에 있습니다 — 체험 회사로 둘러보기.

---

먼저 — 일정과 회의, 무엇으로 만들까

둘 다 시간과 참석자를 갖고 달력에도 함께 나오기 때문에 자주 헷갈립니다. 기준은 하나입니다.

회의록을 남길 일인가.

그게 전부입니다. 남길 일이면 회의 관리, 아니면 일정 관리.

💡 이렇게 하면 편합니다

일정으로 만들었는데 회의록이 필요해졌다면, 일정 상세의 [회의로 만들기] 로 옮길 수 있습니다. 처음부터 정확히 고를 필요는 없습니다.

★ 데일리 스탠드업처럼 매일 도는 짧은 모임은 일정으로 두세요. 회의 관리에는 반복 등록이 없어서 매일 하나씩 만들어야 합니다. 반대로 주간 회의처럼 기록이 남아야 하는 것은 회의로 만들고 매주 하나씩 등록하는 게 맞습니다.

---

준비 — 회의실을 자산으로 등록합니다

이 흐름의 전제입니다. 회의실·차량·빔프로젝터를 자산 관리에 "예약형"으로 등록해 둡니다.

아무 때나 잡으면 곤란한 회의실 — 예약 규칙

대회의실·강당처럼 여럿이 다투는 공간에는 관리자가 자산마다 예약 규칙을 걸 수 있습니다. 규칙은 둘이 따로 있습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

회의에서 잡든 일정에서 잡든 자산 화면에서 잡든 규칙은 하나입니다. 예약을 만드는 길이 여럿이어도 검사하는 곳이 한 곳이라, 어느 화면에서 잡아도 같은 답이 나옵니다. 규칙을 걸지 않은 회의실은 지금까지처럼 아무 때나 잡힙니다.

---

이중 예약이 왜 안 생기는가

여기가 이 흐름의 핵심 사상이라 먼저 짚겠습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

예약의 정본은 자산 관리 한 곳입니다. 일정과 회의는 링크만 갖습니다.

즉 회의에서 잡든, 일정에서 잡든, 자산 화면에서 직접 잡든 같은 표 하나에 들어갑니다. 그래서 어느 화면에서 잡아도 이미 찬 시간이면 거절됩니다.

만약 일정이 자기 예약 표를 따로 갖고 있었다면, 회의와 일정에서 같은 회의실을 동시에 잡는 것을 막을 방법이 없습니다. 같은 자원의 예약을 두 곳에 적으면 반드시 어긋납니다 — 그래서 한 곳으로 모았습니다.

---

1단계 — 회의를 등록합니다

회의 관리 탭 → [+ 새 회의]. 쓰기 권한이 있는 회의 분류가 하나 이상 있어야 버튼이 보입니다.

⚠️ 주의

회의실을 연동해 등록할 때 그 시간에 이미 다른 예약이 있으면 등록 자체가 거부됩니다. 자산 관리의 예약 시간 겹침 검사가 그대로 적용됩니다.

💡 본문 템플릿을 회의 분류에 넣어 두면 매번 같은 틀로 회의록이 쌓입니다. ■ 안건 ■ 논의 내용 ■ 결정 사항 ■ 후속 조치 (담당 / 기한) 특히 "결정 사항"과 "후속 조치"를 분리해 두는 것이 나중에 꺼내 볼 때 큰 차이를 만듭니다.

---

2단계 — 시간을 잡기 어렵다면: 빈 시간 찾기

참석자가 다섯 명 넘으면 시간 잡기가 일입니다. 일정 관리의 기능을 먼저 쓰세요.

1. 일정 관리 좌측 사이드바의 구독한 구성원에 사람을 담습니다. 같은 부서 사람은 자동으로 목록에 있고(같은 부서 배지), 그 밖은 [구성원 추가] 로 담습니다.
2. 담은 사람들의 일정이 가로 타임라인으로 나란히 보입니다.
3. [빈 시간 찾기] 를 누르고 필요한 시간(30분·1시간 등)을 고른 뒤 [찾기].

결과에 전원 가능 또는 선택 N명 겹침이 표시됩니다.

• 필수 참석자가 겹치는 시간은 아예 후보로 나오지 않습니다.
• 선택 참석자만 겹치는 시간은 몇 명인지 알려 줍니다.
• [이 시간으로 일정 만들기] 를 누르면 그 시각으로 등록 화면이 열립니다.

★ 꼭 알아 둘 것

근무시간·주말·공휴일은 출결 관리의 근무 그룹 설정을 따릅니다. 출결을 안 켠 회사는 주 5일·09~18시로 가정합니다. 회사 휴일을 등록해 두면 그날은 후보에서 빠집니다.

볼 수 없는 일정은 "바쁨"으로만 보입니다

권한이 없는 동료의 일정은 제목 없이 "바쁨" 으로만 그려집니다. 일정마다 정해진 공개 범위 때문입니다.

★ 꼭 알아 둘 것

읽기 권한이 있는 사람에게는 이 값과 무관하게 전부 보입니다. 공개 범위는 권한 위에 얹히는 것이지 권한을 대신하지 않습니다. 그리고 비공개 일정은 빈 시간으로 취급됩니다 — 그래서 비공개를 남발하면 자기 시간에 회의가 잡힙니다.

---

시간이 아니라 의견을 물어야 한다면 — 투표

빈 시간 찾기는 "언제 비어 있나"를 계산해 줄 뿐, "어디가 좋은가 / 무엇으로 할까" 는 사람에게 물어야 합니다. 그럴 때는 회의나 일정 상세 아래쪽의 설문·투표 칸에서 [투표 만들기] 를 누릅니다.

1. 질문과 선택지를 적고 [만들고 바로 시작].
2. 그 회의를 보러 온 사람이 그 자리에서 투표합니다 — 따로 공지를 돌릴 필요가 없습니다.
3. 마감을 누르는 순간 응답이 잠기고 결과 막대가 뜹니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

워크숍 장소, 회식 메뉴, 안건 우선순위처럼 회의 전에 좁혀 두면 좋은 것을 미리 물어 두면 회의 시간이 줄어듭니다.

★ 기본이 익명입니다. 익명 투표는 누가 무엇을 골랐는지 저장하지 않습니다 — 상급자 앞에서 눈치 보지 않고 고르게 하려면 익명 그대로 두세요. 대신 응답을 고칠 수 없습니다.

대화방에서 바로 물을 수도 있습니다. 참석자들이 이미 메신저 대화방에 모여 있다면 입력창에 /투표 를 치고 Enter — 대화방에 누를 수 있는 투표 카드가 올라갑니다. 질문 하나 · 하나만 고르기이고, ★대화방 투표는 기명입니다(누가 무엇을 골랐는지 보입니다). 눈치가 보이는 질문이면 회의 상세의 익명 투표를 쓰세요.

자세한 것은 설문조사 · 투표를 보세요.

---

3단계 — 달력에서 회의실 현황 보기

일정 관리 달력 위쪽의 [설비] 버튼을 누르면 회의실·차량이 세로줄로 늘어선 화면이 나옵니다.

• 빈 칸을 누르면 그 시각부터 1시간으로 예약이 신청됩니다.
• 빗금 친 칸은 승인 대기 중인 예약입니다(아직 확정이 아닙니다).
• 일정을 만들면서 함께 잡으려면 일정 작성 화면의 설비에서 고릅니다.

★ 꼭 알아 둘 것

일정을 옮기면 예약도 함께 옮겨집니다. 따로 고칠 필요가 없습니다. 그리고 옮기려는 시간에 다른 예약이 있으면 일정 이동 자체가 거절됩니다 — 회의실만 남는 일이 없도록요.

---

지금 비어 있으면 바로 — 자리 현황

"소회의실 지금 비었나요?"를 묻고 다니는 대신 도면을 봅니다. 자산 관리 왼쪽 메뉴의 자리 현황은 층과 방을 실제 평면도처럼 그려 두고, 회의실·스터디룸·연습실 같은 자리가 지금 비었는지를 색으로 보여 줍니다.

[사용 시작] 을 누르면 지금부터 정해진 시간(기본 50분 — 관리자가 자산 설정의 사용 시작 시간(분) 에서 10~480분으로 바꿉니다) 동안 그 자리가 잡힙니다. 다 쓰면 [사용 끝] 을 누르고, ★안 눌러도 시간이 지나면 저절로 풀립니다. "사용 중"은 켜고 끄는 스위치가 아니라 예약에서 계산되는 값이라, 끄는 것을 잊은 회의실이 영원히 "사용 중"으로 남지 않습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

[사용 시작]도 예약 한 건입니다. 회의나 일정으로 잡힌 예약이 그 시간 안에 걸려 있으면 거절됩니다 — 30분 뒤 회의가 잡힌 방을 50분 동안 잡을 수는 없습니다. 이게 이 흐름 첫머리의 "같은 예약 표 하나"입니다.

⚠️ [사용 시작]은 승인을 거치지 않고 바로 확정됩니다. 지금 당장 쓰는 짧은 사용이라서입니다. 그래서 담당자 승인이 필요한 대회의실·강당은 도면에 올리지 않거나, 올리더라도 직원들에게 "미리 예약으로 잡는 방"이라고 알려 두세요.

💡 [사용 시작]은 예약형 자산에만 있습니다. 빔프로젝터처럼 대여형으로 등록한 비품은 도면에 놓여 있어도 단추가 없습니다. 회의실 안의 TV·화이트보드처럼 늘 딸려 있는 비품은 회의실 자산 안에 함께 움직이는 자산으로 넣어 두면 회의실을 예약할 때 함께 쓰는 것으로 기록되고, 따로 빌려 가지 못합니다(회의실이 도면에 놓여 있어야 넣을 수 있습니다).

도면을 만드는 것(공간 추가 · 자산 놓기 · 배치 편집)은 회사 관리자의 일입니다 — 자산 관리 › 자리 현황 만들기.

---

4단계 — 참석자가 응답합니다

회의 상세에서 참석자 목록과 각자의 상태(초대됨/참석/불참/참석 완료)가 보입니다.

• 내 참석 상태는 참석자 본인이면 회의 쓰기 권한과 무관하게 언제나 바꿀 수 있습니다.
• 참석 완료는 사후 기록입니다 — 실제로 참석했다는 표시.
• 회의 쓰기 권한이 있으면 참석자를 추가·제외할 수 있습니다.

달력에는 "참석에 동의한 사람"에게만 보입니다

회의는 일정 관리 달력에도 함께 나오는데, 참석으로 응답한 사람과 주최자에게만 보입니다. 초대만 받고 응답하지 않았거나 불참으로 표시한 회의는 달력을 채우지 않습니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

좌측 캘린더 목록에서 회의를 끄거나 색을 바꿀 수 있습니다. 그 설정은 나에게만 적용됩니다.

---

5단계 — 회의록을 씁니다

회의가 끝나면 회의 본문을 회의록으로 채웁니다. 회의는 게시물 인프라를 그대로 쓰기 때문에 권한·첨부·댓글·수정 이력·평가가 게시판과 똑같이 동작합니다.

• 본문에 이미지를 붙이면 파일로 저장되어 참석자도 그대로 봅니다(작성자에게만 보이는 문제가 없습니다).
• 참석자는 댓글로 후속 논의를 남깁니다.
• 고칠 때마다 수정 이력이 쌓입니다. 두 버전을 골라 본문 차이를 나란히 볼 수 있습니다.

대화를 회의록으로 옮기기

메신저에서 논의가 다 끝난 경우가 있습니다. 그럴 때 대화를 그대로 회의록 초안으로 옮길 수 있습니다.

1. 대화 화면 위쪽의 [대화 선택] 을 누릅니다. 메시지마다 체크박스가 나타납니다.
2. 옮길 메시지를 고릅니다(순서와 상관없이 여러 건, 최대 200건).
3. [회의록·업무일지로 옮기기] → 회의록으로 만들기 → 어느 분류에 남길지 고름 → [옮기기].
4. 평소 쓰던 작성 화면이 열리고 제목과 본문이 미리 채워져 있습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

저장하면 원본 대화가 자동으로 "근거"로 연결됩니다. 나중에 회의록에서 "이 내용이 어느 대화에서 나왔는지" 되짚을 수 있습니다.

---

6단계 — 프로젝트에 붙입니다

이 회의를 프로젝트에 연결해 두면, 프로젝트의 연결된 게시물과 타임라인 뷰, 신경망 뷰에서 함께 보입니다.

두 가지 방법이 있습니다.

• 프로젝트 상세에서 [업무 등록] → 회의로 시작하면 저장할 때 자동으로 붙습니다.
• 이미 만든 회의라면 프로젝트 상세의 [게시물 연결] 에서 검색해 붙입니다.

---

회의·예약을 한 메뉴로 — 메뉴 묶기

이 흐름은 화면 넷을 오갑니다 — 회의 관리, 일정 관리(빈 시간 찾기·설비 축), 자산 관리의 자리 현황, 설문·투표. 회의실 운영을 맡은 총무나, 회의가 많은 팀에게는 번거롭습니다. 관리자 메뉴 > 화면 · 용어 > 메뉴 묶기에서 묶음 하나(예: 회의·예약)를 만들고 「이 묶음에 담을 화면」 에 필요한 화면만 담으면, 상단에 그 묶음이 생기고 누르면 왼쪽이 담은 화면 목록으로 바뀝니다. 이 흐름에서 담을 수 있는 화면은 전체 회의 · 달력 · 다가오는 일정 · 자리 현황 · 이용 현황입니다. 빈 시간 찾기와 설문은 따로 담을 수 없습니다 — 빈 시간 찾기는 일정 관리의 구성원 보기에서, 설문은 회의 · 일정에 붙여서 엽니다.

---

회의를 취소할 때

주관자가 상세 화면에서 [회의 취소] 를 누르고 사유를 적습니다. 참석자 전원에게 사유와 함께 알림이 가고, 연동해 둔 회의실·비품 예약이 대기 중이거나 승인된 상태였다면 그 예약도 함께 취소됩니다. 회의는 지워지지 않고 「취소」로 남습니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

삭제는 참석자에게 알리지 않습니다. 잘못 만든 회의는 삭제, 열기로 했다가 안 열게 된 회의는 취소를 쓰세요. 어느 쪽이든 회의실만 남아 있는 일은 없습니다.

회의 시간이 지났는데 시작하지 않았을 때

「미개최」로 보이고, 주관자에게만 알림이 한 번 갑니다. 시스템이 자동으로 취소하거나 답하지 않은 참석자를 불참으로 바꾸지 않습니다. 주관자가 셋 중 하나를 고릅니다 — 실제로 했으면 [회의 시작] 으로 회의록을 남기고, 미뤄졌으면 [일정 변경], 열리지 않았으면 [회의 취소](지난 회의는 알림이 가지 않습니다). 자세한 것은 회의 관리를 보세요.

---

자주 막히는 것

---

함께 볼 문서

• 직원 화면: 회의 관리 · 일정 관리 · 자산 관리 · 설문조사 · 투표
• 관리자 설정: 일정·회의 관리 · 자산 관리 · 화면과 용어 › 메뉴 묶기
• 이어지는 흐름: 지식이 흐르게 한다 — 회의록이 쌓인 뒤에 무엇을 할 수 있는지
• 체험 회사: 체험 회사로 둘러보기 · 하모니피아노학원 — 연습실 · 하루틈 스터디라운지 — 좌석 · 스터디룸

📌 메모

이 문서는 2026-09-27 기준 기능으로 다시 확인했습니다.