회의 관리
회의를 등록하고, 참석자를 관리하고, 회의록을 남기는 곳입니다. 회의실·비품 예약도 여기서 함께 잡습니다.
회의도 게시판과 같은 구조라 댓글·평가·관련 게시물·첨부파일·수정 이력이 똑같이 동작합니다. 이 문서에서는 회의에만 있는 것을 다룹니다.
먼저 — 일정으로 만들까, 회의로 만들까
둘 다 시간과 참석자를 갖고 달력에도 함께 나오기 때문에 정말 자주 헷갈립니다. 기준은 하나입니다.
회의록을 남길 일인가.
그게 전부입니다. 남길 일이면 회의 관리, 아니면 일정 관리.
| 일정 관리 | 회의 관리 | |
|---|---|---|
| 쓰는 때 | 약속·마감·개인 일정 | 논의하고 기록을 남길 자리 |
| 반복 등록 | 있습니다 | 없습니다(매번 개별 등록) |
| 참석 응답 | 수락 / 미정 / 거절 | 참석 / 불참 / 참석 완료(사후 기록) |
| 회의록 | 없음 | 본문이 곧 회의록 |
| 설비 예약 | 됩니다 | 됩니다 |
💡 이렇게 하면 편합니다데일리 스탠드업처럼 매일 도는 짧은 모임은 일정으로 두세요. 회의 관리에는 반복 등록이 없어서 매일 하나씩 만들어야 합니다. 반대로 주간 회의처럼 기록이 남아야 하는 것은 회의로 만들고 매주 하나씩 등록하는 게 맞습니다.
★ 일정으로 만들었는데 회의록이 필요해졌다면, 일정 상세의 [회의로 만들기] 로 옮길 수 있습니다. 처음부터 정확히 고를 필요는 없습니다.
목록 화면
- 목록은 기본으로 시작 일시가 최근 2주 ~ 3개월 뒤인 회의를 보여 줍니다(달력이 아니라 표 형태입니다). 지난 회의록을 찾을 때는 목록 위 「기간」에서 지난 3개월 · 지난 1년 · 전체로 넓힙니다. 그 기간에 회의가 없으면 「이 기간에 회의가 없습니다」와 함께 기간을 넓히라는 안내가 나옵니다.
- [+ 새 회의] 버튼은 쓰기 권한이 있는 회의 분류가 하나 이상 있어야 보입니다.
- 상태 열은 아이콘으로 보이고, 뜻은 표 위 오른쪽에 적혀 있습니다 — 예정 · 진행 중 · 종료 · 미개최 · 취소.
- 내가 주관한 회의 중에 시작하지 않은 채 시간이 지났거나(미개최), 시작한 뒤 종료하지 않은 것(종료 대기) 이 있으면 표 위에 「정리할 회의」 가 나타납니다. 자세한 것은 아래 시간이 지났는데 시작하지 않은 회의를 보세요.
★ 꼭 알아 둘 것회의 분류도 다른 업무와 똑같습니다 — 개인 분류를 직접 만들어 쓰거나 남에게 공유할 수 있고, 분류마다 본문 템플릿·보관주기·중요도·댓글 사용 여부를 설정할 수 있습니다.
회의 등록
| 필드 | 설명 |
|---|---|
| 제목 / 본문 | 본문은 나중에 회의록이 됩니다. 지금은 안건만 적어 두어도 됩니다 |
| 분류 | 쓰기 권한이 있는 회의 분류 중에서. 고르면 그 아래에 「공유 대상」(이 분류의 회의를 누가 보는지 · 모두 N명)이 보입니다 |
| 시작/종료 일시 | |
| 장소(자유 입력) | 회의실을 자산으로 예약하지 않는 경우 텍스트로만 |
| 회의실/비품 예약 | 자산 관리에 "예약 가능"으로 등록된 자산 중에서. ★등록 시점에만 지정할 수 있습니다 |
| 참석자 | 검색해서 여러 명 추가. 등록 시점에 한 번에 지정하고, 이후 추가·제외는 상세 화면에서 |
⚠️ 주의회의실을 연동해 등록할 때 그 시간에 이미 다른 예약이 있으면 등록 자체가 거부됩니다. 자산 관리의 예약 시간 겹침 검사가 그대로 적용됩니다.
본문 템플릿을 쓰세요
분류에 템플릿을 넣어 두면 매번 같은 틀로 회의록이 쌓입니다. 이 네 줄을 권합니다.
■ 안건
■ 논의 내용
■ 결정 사항
■ 후속 조치 (담당 / 기한)
💡 이렇게 하면 편합니다특히 "결정 사항"과 "후속 조치"를 분리해 두는 것이 나중에 꺼내 볼 때 큰 차이를 만듭니다. 몇 달 뒤에 찾는 건 논의 과정이 아니라 "그래서 뭐라고 정했더라"입니다.
회의 상세 화면
본문·첨부파일·댓글·수정 이력·평가·관련 게시물은 게시판과 같습니다. 회의만의 섹션은 둘입니다.
참석자 목록
이름과 참석 상태(초대됨 / 참석 / 불참 / 참석 완료)가 표시됩니다. 회의 쓰기 권한이 있으면 참석자를 추가·제외할 수 있습니다.
내 참석 상태
내가 참석자 목록에 있으면 [참석] / [불참] / [참석 완료] 버튼으로 스스로 상태를 바꿉니다.
★ 꼭 알아 둘 것이 조작은 회의 쓰기 권한과 무관하게 참석자 본인이면 언제나 가능합니다.
★ 참석자는 그 회의를 볼 수 있습니다. 회의 분류를 읽을 권한이 없는 사람이라도, 참석자로 넣으면 그 회의 한 건은 열립니다(안건 · 첨부 · 회의록 · 댓글). 읽기만이고, 수정은 여전히 쓰기 권한이 있어야 합니다. 참석자에서 빼면 다시 안 보입니다.
참석 완료는 사후 기록입니다. 실제로 참석했다는 표시라, 회의가 끝난 뒤에 누릅니다.
달력에서 보기
회의는 일정 관리 달력에도 함께 나옵니다. 다만 조건이 있습니다.
★ 꼭 알아 둘 것참석으로 응답한 사람과 주최자에게만 보입니다. 초대만 받고 응답하지 않았거나 불참으로 표시한 회의는 달력을 채우지 않습니다.
좌측 캘린더 목록에서 회의를 끄거나 색을 바꿀 수 있습니다(나에게만 적용됩니다).
💡 이렇게 하면 편합니다"회의가 달력에 안 보여요"의 대부분은 참석 응답을 안 한 것입니다. 상세 화면에서 [참석]을 누르면 나타납니다.
회의록 쓰기
회의가 끝나면 본문을 회의록으로 채웁니다.
- 본문에 이미지를 붙이면 파일로 저장되어 참석자도 그대로 봅니다(작성자에게만 보이는 문제가 없습니다).
- 참석자는 댓글로 후속 논의를 남깁니다.
- 고칠 때마다 수정 이력이 쌓이고, 두 버전을 골라 본문 차이를 나란히 볼 수 있습니다.
대화를 회의록으로 옮기기
논의가 메신저에서 다 끝난 경우가 있습니다. 그럴 때 대화를 그대로 회의록 초안으로 옮길 수 있습니다.
- 대화 화면 위쪽의 [대화 선택] 을 누릅니다. 메시지마다 체크박스가 나타납니다.
- 옮길 메시지를 고릅니다(순서와 상관없이 여러 건, 최대 200건).
- [회의록·업무일지로 옮기기] → 회의록으로 만들기 → 어느 분류에 남길지 고름 → [옮기기].
- 평소 쓰던 작성 화면이 열리고 제목과 본문이 미리 채워져 있습니다.
★ 꼭 알아 둘 것저장하면 원본 대화가 자동으로 "근거"로 연결됩니다. 나중에 회의록에서 "이 내용이 어느 대화에서 나왔는지" 되짚을 수 있습니다. 자세한 내용은 메신저를 보세요.
프로젝트에 붙이기
이 회의를 PMS 프로젝트에 연결해 두면, 프로젝트의 연결된 게시물·타임라인 뷰·신경망 뷰에서 함께 보입니다.
두 가지 방법이 있습니다.
- 프로젝트 상세에서 [업무 등록] → 회의로 시작하면 저장할 때 자동으로 붙습니다.
- 이미 만든 회의라면 프로젝트 상세의 [게시물 연결] 에서 검색해 붙입니다.
"후속 조치가 이어져야 합니다" 안내가 뜰 때
회의 분류에 후속 조치 필요가 켜져 있는데 아직 연결된 프로젝트가 없으면, 회의 상세 맨 위에 노란 띠가 뜹니다. [후속 연결] 을 누르면 후속 프로젝트와 담당자를 고를 수 있습니다.
- 막지 않습니다. 지금 정할 것이 아니면 [나중에]를 누르면 되고, 띠는 그대로 남아 언제든 다시 누를 수 있습니다.
- 담당자는 알림만 갑니다. "이 회의의 후속을 맡아 주세요"라는 알림이 그 사람에게 가고, 실제 배정은 프로젝트의 참여 인원에서 합니다. ⚠️ 담당자를 골랐다고 배정이 된 것은 아닙니다.
- 고를 수 있는 프로젝트는 내가 참여 인원으로 배정된 것뿐입니다.
- 이 띠는 분류에서 켠 회사에서만 보입니다(기본은 꺼져 있습니다). 켜는 방법은 회의 카테고리 관리를 보세요.
💡 이렇게 하면 편합니다회의록을 쓰고 나서 아무 데도 안 붙이면, 그 회의는 문서로만 남고 일이 되지 않습니다. 이 안내는 그것을 막으려는 것이고, 같은 기준으로 홈의 나 때문에 기다리는 일 위젯에도 그 회의록이 올라옵니다.
회의를 취소할 때
상세 화면의 회의록 카드에서 [회의 취소] 를 누릅니다. 주관자만 누를 수 있고, 아직 시작하지 않은 회의만 취소할 수 있습니다.
| 아직 시간이 안 된 회의 | 이미 시간이 지난 회의 | |
|---|---|---|
| 취소 사유 | 꼭 적습니다 | 적어도 되고 안 적어도 됩니다 |
| 참석자 알림 | 전원에게 갑니다(사유와 함께) | 가지 않습니다 |
| 회의실 · 비품 예약 | 함께 취소됩니다 | 함께 취소됩니다 |
- 취소한 회의는 지워지지 않고 「취소」로 남습니다. 누가 언제 왜 취소했는지가 상세 화면에 보입니다.
- 취소한 회의는 일정 달력과 「다가오는 회의」에서 빠지고, 수정하거나 참석 여부를 답할 수 없습니다.
- 불참이라고 답한 사람에게도 취소 알림은 갑니다 — 열리지 않는다는 사실은 알아야 하니까요.
⚠️ 주의취소는 되돌릴 수 없습니다. 회의실 예약이 이미 풀렸기 때문입니다. 다시 열기로 했다면 새 회의로 등록하세요.
💡 삭제와 다릅니다. 삭제는 회의를 목록에서 없애고 참석자에게 알리지 않습니다. 잘못 만든 회의는 삭제, 열기로 했다가 안 열게 된 회의는 취소를 쓰세요.
시간이 지났는데 시작하지 않은 회의
예정한 시간이 지나도록 [회의 시작]을 누르지 않은 회의는 「미개최」 로 보입니다.
★ 꼭 알아 둘 것시스템이 대신 정하지 않습니다. 자동으로 취소하지도 않고, 답하지 않은 참석자를 불참으로 바꾸지도 않습니다. 실제로는 회의를 했는데 버튼만 안 누른 경우가 많기 때문입니다. 답하지 않은 사람은 계속 「초대됨」으로 남습니다.
대신 주관자에게만 알려 드립니다.
- 시간이 지나면 주관자에게 알림이 한 번 갑니다.
- 홈의 「지금 내 차례」 에 미개최 N 이 나타납니다.
- 회의 목록 위 「정리할 회의」 에 그 회의들이 모입니다(목록의 기본 기간은 최근 2주부터라서, 더 오래된 것은 여기서 찾습니다).
주관자는 상세 화면에서 셋 중 하나를 고릅니다.
| 실제로는 | 누를 것 |
|---|---|
| 회의를 했다 | [회의 시작] → 회의록을 적고 → [회의 종료] |
| 미뤄졌다 | [일정 변경] → 새 날짜로 고치면 다시 「예정」이 됩니다 |
| 열리지 않았다 | [회의 취소] → 사유는 선택이고, 참석자에게 알림이 가지 않습니다 |
💡 이렇게 하면 편합니다시간이 지난 회의는 회의실 예약이 승인되지 않았어도 시작할 수 있습니다. 뒤늦게 회의록을 남기는 길을 막지 않기 위해서입니다.
★ 승인을 기다리던 회의실 예약은 시간이 지나면 자동으로 취소됩니다. 지나간 시간은 승인해도 쓸 수 없기 때문입니다(전자결재로 올린 예약은 결재가 정리합니다).
시작만 하고 종료하지 않은 회의
회의는 주관자가 [회의 종료]를 눌러야 닫힙니다. 누르는 것을 잊으면 계속 「진행 중」으로 남고, 회의록도 확정되지 않은 채입니다. 시작한 뒤 하루가 지나도록 종료하지 않으면 「종료 대기」 로 봅니다.
★ 꼭 알아 둘 것자동으로 종료하지 않습니다. 종료하면 회의록을 더 고칠 수 없는데, 회의록이 다 됐는지는 주관자만 알기 때문입니다.
미개최와 같은 방식으로 주관자에게만 알려 드립니다.
- 주관자에게 알림이 한 번 갑니다.
- 홈의 「지금 내 차례」 와 회의 목록 위 「정리할 회의」 에 미개최와 함께 모입니다.
- 상세 화면의 회의록 카드에 「종료 대기」 표시와 안내가 나옵니다.
주관자는 회의록을 마무리하고 [회의 종료] 를 누르면 됩니다. 종료하기 전까지는 회의록을 계속 고칠 수 있습니다.
💡 이렇게 하면 편합니다회의 목록의 상태 아이콘은 여전히 「진행 중」입니다. 「종료 대기」는 상세 화면과 「정리할 회의」에서만 보입니다.
💡 뒤늦게 시작한 회의는 시작한 때부터 하루를 셉니다 — 오늘 [회의 시작]을 누른 지난 회의가 곧바로 「종료 대기」가 되지는 않습니다.
자주 막히는 것
| 증상 | 원인과 해결 |
|---|---|
| [+ 새 회의] 버튼이 없다 | 쓰기 권한이 있는 회의 분류가 하나도 없습니다 |
| 회의실 목록에 아무것도 안 나온다 | 그 자산이 예약형으로 등록돼 있지 않거나, 분류에서 "다른 업무 노출"이 꺼져 있습니다 |
| 등록하려니 "이미 예약된 시간"이라고 거부된다 | 다른 회의·일정이 그 회의실을 잡고 있습니다. 일정 관리의 설비 축에서 빈 시간을 확인하세요 |
| 등록한 뒤에 회의실을 바꾸고 싶다 | 회의실 연동은 등록 시점에만 지정합니다. 자산 쪽에서 예약을 취소하고 새로 잡으세요 |
| 회의가 달력에 안 보인다 | 참석에 응답하지 않았습니다 |
| 참석자가 아닌데 회의가 안 보인다 | 그 회의 분류를 읽을 권한이 없습니다. 참석자로 넣어 달라고 하거나 분류 권한을 요청하세요 |
| 회의를 반복으로 만들고 싶다 | 회의에는 반복 등록이 없습니다. 매번 등록하시거나, 일정으로 만들고 필요할 때 [회의로 만들기]를 쓰세요 |
| 참석자를 추가하고 싶은데 못 하겠다 | 회의 쓰기 권한이 필요합니다 |
| [회의 취소] 버튼이 없다 | 주관자에게만 보입니다. 이미 시작했거나 끝난 회의도 취소할 수 없습니다 |
| 취소한 회의를 되살리고 싶다 | 되돌릴 수 없습니다. 새 회의로 등록하세요 |
| 답을 안 했는데 불참으로 처리되나 | 아닙니다. 답하지 않으면 계속 「초대됨」입니다 |
| 「미개최」가 계속 떠 있다 | 주관자가 시작 · 일정 변경 · 취소 중 하나를 해야 없어집니다 |
| 「종료 대기」가 계속 떠 있다 | 주관자가 [회의 종료] 를 눌러야 없어집니다. 주관자가 자리에 없으면 회의 쓰기 권한이 있는 사람이 참석자 목록에서 주관자를 바꿀 수 있습니다 |
| 회의가 끝났는데 계속 「진행 중」이다 | 주관자가 [회의 종료]를 누르지 않았습니다. 시스템이 대신 닫지 않습니다 |
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