학원·교육기관

입시학원·어학원·예체능 학원·교습소·평생교육원·기업 교육기관처럼 상담으로 사람이 들어오고, 강의실과 시간표로 돌아가고, 강사가 시간 단위로 일하는 조직을 떠올리며 썼습니다.

이런 곳의 특징이 넷 있습니다.

• 문의 → 상담 → 등록까지 시간이 걸리고, 그 사이에 놓치면 그대로 매출이 사라집니다.
• 강의실과 시간표가 자원입니다. 겹치면 바로 사고입니다.
• 강사는 시간제가 많고 정규 직원과 근무 형태가 완전히 다릅니다. 강사료는 수업을 몇 번 했는가에서 나옵니다.
• 수강료는 매달 돌아오고, 늘 누군가는 안 냈습니다. 형제 할인 · 첫달 할인 · 몇 달 선납처럼 예외도 많습니다.

이 네 가지가 한 줄로 이어져 있다는 것이 이 업종의 핵심입니다. 상담 카드가 등록으로 이어지면 원생이 되고, 원생이 반에 들어가면 출석부가 생기고, 출석부를 마감하면 그것이 강사료의 근거가 되고, 같은 원생에게 매달 수강료가 청구됩니다. SynapseWorks는 이 줄을 수업 관리 업무 하나를 중심에 두고, 상담(인맥 관리) · 강의실(자산 · 일정) · 강사 근태(출결) · 돈(자금 관리)을 다리로 잇는 방식으로 풀었습니다.

⚠️ 주의

성적 · 시험 · 진도는 이 시스템 밖입니다. SynapseWorks는 학사관리 시스템(LMS)이 아니라 원장 · 데스크 · 강사가 함께 쓰는 업무 시스템입니다. 반 편성 · 시간표 · 원생 출석부 · 수강료 청구와 수납 · 강사료 개산까지는 수업 관리에서 하고, 성적표 · 시험 채점 · 진도표가 필요하면 그것은 따로 쓰시는 프로그램에 둡니다.

글로 읽는 것보다 이미 채워진 학원을 한 번 눌러 보시는 편이 훨씬 빨리 감이 옵니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

체험 회사로 직접 보기 — 이 문서의 흐름을 원생 80명 규모로 채워 둔 체험 학원 「하모니피아노학원」 이 있습니다. 반 19개의 시간표와 마감된 출석부, 형제 할인이 붙은 수강료와 미납, 시간제 강사 넷의 정산, 1관 · 2관 연습실 자리 현황까지 들어 있습니다. 홈페이지 체험 페이지에서 원장 · 부원장 · 강사 계정으로 들어가 보실 수 있습니다(비밀번호는 체험 페이지에 있습니다). 둘러보는 순서는 하모니피아노학원 둘러보기.

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이 학원의 하루

오후 1시. 데스크 실장이 출근해 수업 관리 > 오늘 수업을 엽니다. 오늘 열리는 회차가 시간순으로 보이고, 탭 옆 빨간 숫자는 아직 마감하지 않은 지난 회차입니다. 어제 강사가 깜빡한 회차가 하나 있어 메신저로 알려 줍니다.

오후 2시. 신규 상담 전화가 옵니다. 실장이 인맥 관리 > 신규 상담 분류에 카드를 만듭니다. 이름 · 연락처 · 방문 경로(블로그/소개/간판)를 고르고, 상담 내용에 [현재 시각] 을 눌러 한 줄을 남깁니다. 단계는 신규.

오후 3시. 원생들이 들어오며 데스크 태블릿(출석 단말)에 QR을 보여 줍니다. 찍은 아이는 출석부에 미리 칠해져 있습니다.

오후 4시. 방문 상담. 실장이 같은 카드를 열고 상담 내용을 이어 적습니다. 이번에 쓴 내용만 위에 붙고 지난 기록은 그대로 남습니다. 등록하기로 해서 단계를 계약으로 옮기고, 원생 명부에 아이를 등록하면서 보호자 칸에서 그 카드를 고릅니다. 형이 이미 다니고 있다면 같은 카드를 고르는 것만으로 형제로 이어지고, 형제 할인 항목에 이 아이를 이어 둡니다.

오후 5시. 수업이 끝나면 강사가 오늘 수업에서 결석한 아이만 누르고 [마감] 합니다. 이 마감이 "수업을 했다"는 사실이고, 강사료 정산의 근거가 됩니다.

오후 6시. 강사 회의. 회의 관리로 등록해 두었고, 강의실은 자산 예약으로 잡혀 있습니다. 회의록을 본문에 씁니다.

사흘 뒤. 홈 화면에 연락이 끊긴 가망 고객 위젯이 뜹니다. 7일째 상담 기록이 없는 가망 고객이 목록에 있습니다. 실장이 전화를 겁니다.

월말. 원장이 상담 현황판에서 이번 달 신규 · 전환율 · 경로별 등록을 봅니다. 같은 날 데스크는 수업 관리 > 수강료에서 다음 달 [청구서 만들기] 를 누릅니다 — 형제 할인 · 첫달 할인이 초안에 저절로 들어가 있습니다. 확인하고 [발행], 입금이 들어오는 대로 [수납 확인]. 원장은 강사 정산에서 강사별 마감 회차와 개산 금액을 보고 [확정] 합니다.

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무엇을 켜고 무엇을 미룰까

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처음 세팅 — 업종 기본 세팅에서 출발합니다

학원을 새로 만들 때 업종을 「학원 · 교육기관」으로 고르면 아래가 한 번에 깔립니다. 손으로 처음부터 만드는 것보다 훨씬 빠르고, 무엇보다 빠뜨리는 것이 줄어듭니다.

업종 기본 세팅은 회사를 만드는 쪽(서비스 담당자)이 고릅니다. 이미 만든 학원에도 나중에 적용할 수 있고, 같은 이름이 있으면 건너뛰기만 하므로 두 번 적용해도 두 벌이 생기지 않습니다. 자세한 것은 회사 유형별 추천 설정의 「업종 기본 세팅」 절을 보세요.

★ 꼭 알아 둘 것

회의 · 전자결재 · 설문 · 문서 관리 같은 나머지 업무는 꺼진 채 시작합니다. 없어진 것이 아니라 꺼져 있을 뿐이니, 위 표에서 "있다면" · "규모에 따라"로 적힌 업무가 필요해지면 담당자에게 켜 달라고 하세요.

⚠️ 이미 있던 회사에 나중에 적용하면 업무를 켜기만 합니다 — 쓰고 있던 다른 업무를 끄지 않고 메뉴 차례도 건드리지 않습니다. 2026-10-04 이전에 학원으로 만든 회사는 수업 관리가 꺼져 있을 수 있습니다(그때는 업종 기본 세팅이 수업 관리를 켜지 않았습니다). 담당자에게 켜 달라고 하세요.

수업 관리를 켰다면 — 설정 세 가지

관리자 메뉴 > 일정과 업무 > 수업 관리 설정에서 고릅니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

수업 일정 분류의 읽기 권한은 강사와 데스크로 좁혀 두세요. 안 그러면 다른 직원의 달력이 수업으로 뒤덮입니다.

두 분류를 고르면 수업 관리 왼쪽 메뉴에 수업 일정(그 분류의 월 · 주 · 일 달력) · 학부모(그 분류의 카드) · 자리 현황이 함께 붙습니다. 일정 관리 · 인맥 관리 · 자산 관리를 오가지 않고 수업 관리 안에서 봅니다. 메뉴 이름은 고른 분류의 이름 그대로입니다(「재원생 학부모」로 만드셨다면 메뉴도 그렇게 보입니다).

메뉴 묶음 — 필요하면 학원 말로 한 번 더 모으기

수업 관리의 왼쪽 메뉴만으로 하루가 돌아가므로 업종 기본 세팅은 묶음을 따로 만들지 않습니다. 그래도 강사가 쓰는 화면만 · 데스크가 쓰는 화면만 따로 모으고 싶다면 관리자 메뉴 > 화면 · 용어 > 메뉴 묶기에서 직접 만들 수 있습니다. 이런 식으로 묶습니다.

묶음 안에서는 화면 이름을 따로 붙일 수 있습니다 — 자산 관리에서는 「자리 현황」인 화면을 이 묶음 안에서만 「연습실」 로 부르는 식입니다. 자세한 것은 화면과 용어의 「메뉴 묶기」.

★ 꼭 알아 둘 것

묶음은 권한과 상관이 없습니다. 담아 두었다고 강사가 수강료를 보게 되지 않습니다 — 볼 권한이 없는 사람에게는 묶음 안에서도 그 줄이 없습니다.

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수업 관리 — 반에서 수강료까지 한 줄로

버튼 하나하나의 사용법은 수업 관리에 있습니다. 여기서는 무엇을 어떤 순서로 쌓는지만 짚습니다.

반과 시간표 — 회차는 저절로 생깁니다

수업 관리 > 반 · 시간표에서 반을 만들고 요일마다 한 줄씩 시간표 규칙을 넣습니다(월 · 수 · 금 수업이면 줄이 셋). 저장하면 회차가 일정 관리의 일정으로 만들어지고, 그 뒤로 시스템이 늘 한 달 반쯤 앞까지 채워 둡니다.

회차가 일정이기 때문에 강의실 예약이 한 곳에서만 잡힙니다. 이미 찬 강의실에는 회차가 만들어지지 않고, 건너뛴 날짜를 알려 줍니다. 한 달을 한눈에 보려면 수업 관리 왼쪽의 수업 일정에서 월 · 주 · 일을 바꿔 가며 봅니다 — 월 보기에서 「+N건」으로 접힌 날은 누르면 그날 일 보기로 갑니다.

원생 명부 — 보호자는 상담 카드입니다

• 처음 옮겨 올 때는 [일괄 등록] 으로 엑셀 파일을 올립니다. 같은 파일을 두 번 올려도 늘어나지 않고, 보호자는 이름이 정확히 같은 카드에만 이어집니다(틀린 보호자를 조용히 잇느니 안 잇고 알려 드립니다).
• 보호자는 목록에서 고릅니다. 학부모 분류의 카드가 「김하율·김로운 부모」처럼 누구의 부모인지와 함께 나오고, 없으면 그 자리에서 새로 등록해 잇습니다.
• 형제는 따로 지정하지 않습니다. 같은 보호자 카드를 고르면 그것만으로 형제 · 자매가 되고, 명부 이름 옆에 「형제 ○○」가 보입니다. 검색줄 「형제 있는 원생만」 으로 형제 할인 대상을 찾습니다.
• 학부모 카드에서도 자녀가 보입니다. 수업 관리 왼쪽의 학부모 목록에 자녀 칸이 있어, 상담하면서 그 집 아이들이 어느 반인지 바로 봅니다.
• 같은 반이어도 이 아이만 요일이나 수강료가 다르면 줄의 [수강 설정]. 사유를 꼭 적으세요.

⚖️ 법으로 정해진 것

원생의 주민등록번호와 생년월일은 받지 않습니다(출생연도만). 보호자 연락처도 명부에 옮겨 적지 않고 상담 카드가 계속 가집니다 — 연락처를 볼 수 있는 사람은 그 카드를 열 수 있는 사람뿐입니다. 퇴원한 원생의 이름 · 연락처는 보관 기간(기본 1년)이 지나면 자동으로 지워집니다.

출석부 — 예외만 누르고 마감

기본값이 출석이라 결석 · 지각한 아이만 누르고 [마감] 합니다. 마감하면 그 회차는 일정 관리에서도 지우거나 옮길 수 없게 됩니다 — 정산의 근거가 바뀌면 안 되니까요. 고쳐야 하면 사유를 적고 [마감 취소].

태블릿이 한 대 있다면 출석 단말로 원생이 QR이나 번호를 직접 찍게 할 수 있습니다. 다만 찍은 것은 출석부를 미리 칠해 줄 뿐이고, 최종 사실은 여전히 강사의 마감입니다 — 찍고 안 들어온 아이도, 안 찍고 들어온 아이도 실제로 있기 때문입니다.

수강료 — 청구는 여기, 돈은 자금 원장에

수업 관리 > 수강료에서 매달 [청구서 만들기] → 확인 → [발행] → [수납 확인] 순서입니다. 두 반을 듣는 아이는 한 건으로 합쳐지고, 다시 눌러도 늘어나지 않습니다.

• 할인은 항목을 만들고 원생을 잇습니다 — 형제 할인 · 첫달 할인 · 소개 할인. 항목에 적용 개월(첫달 1 · 소개 3)을 적어 두면 그 달이 지나면 저절로 멈춥니다. 비워 두면 연결을 끊을 때까지 계속입니다.
• 할인이 여러 개 걸려 있으면 가장 큰 하나만 붙고, 한 달 할인은 수강료의 90%에서 멈춥니다.
• 몇 달 선납은 [다개월 선납]으로 한 번에. 청구는 달마다 나뉘고 원장에는 한 줄로 적혀, 중도 퇴원해도 남은 달만 따져 볼 수 있습니다.
• 잘못 만든 청구는 [청구 무효화] — 발행 직후, 재무 승인 전이라면 원장 줄까지 깔끔하게 지워집니다. 무효화한 것은 검색줄 「무효화한 청구」 에서 사유와 함께 보이고, 「다시 청구 안 함」 이 남아 있으면 그 아이는 그달 수강료가 아예 청구되지 않은 상태라는 뜻입니다.
• 미납은 따로 관리하지 않습니다. 「미납만」 체크 하나입니다.

⚠️ 주의

독촉 문자는 자동으로 나가지 않습니다. 이 시스템은 서버에서 문자를 보내지 않습니다. 보호자 카드에서 직접 연락하세요. 부분 납부도 아직 없습니다.

강사 정산 — 마감한 회차 × 단가

수업 관리 > 강사 정산에서 강사마다 단가(수업 시간당 · 회차당 · 출근 시간당 · 수강료 비율)를 기간과 함께 넣어 두면, 그달 마감한 회차로 금액이 계산됩니다. 확인하고 [확정] 하면 그 금액이 굳습니다.

• 시급이 오르면 고치지 말고 새 줄을 넣으세요. 고치면 지난달 금액까지 바뀝니다.
• 강사가 지정되지 않은 마감 회차가 보이면 그만큼의 강사료가 아무에게도 잡히지 않은 것입니다. 반이나 회차에 강사를 지정하세요.
• 출결과 어긋난 날(수업은 했는데 출근 기록이 없는 날 등)과 주 15시간을 넘은 주를 함께 보여 줍니다. 알려 줄 뿐 금액을 고치지는 않습니다.
• 확정한 뒤 [자금에 적기] 를 누르면 확정본이 인건비로 원장에 한 줄 적힙니다.
• 강사는 수업 관리 > 내 정산에서 자기 확정본만 봅니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

강사료는 개산(세전 추정)입니다. 4대보험 · 퇴직금 · 급여대장은 계산하지 않고, 사업소득 3.3%만 예상액으로 보여 드립니다. 강사가 근로자인지 사업소득자인지는 시스템이 판단하지 않고 학원이 단가마다 적는 값입니다.

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상담 — 이 업종에서 가장 큰 값

분류를 "고객 상담"으로 지정합니다

업종 기본 세팅을 썼다면 신규 상담 분류가 이미 고객 상담 성격으로 만들어져 있습니다 — 이 절은 세팅 없이 시작했거나 분류를 새로 만들 때 보시면 됩니다. 인맥 관리 > 인맥 카테고리 관리에서 분류를 고르면 분류 성격 선택이 나옵니다.

한 학원에서 여러 분류를 같이 쓸 수 있습니다. 예를 들어 이렇게요.

• 신규 상담(고객 상담) — 문의해 온 학부모·수강생
• 재원생 학부모(고객 상담) — 수업 관리 설정의 학부모 분류로 고르는 곳
• 교재사·업체(명함) — 출판사, 인쇄, 셔틀버스 업체
• 강사 인력풀(명함) — 대체 강사, 특강 강사

★ 개인 분류도 상담용으로 만들 수 있습니다. 상담 담당자가 자기 분류를 만들어 쓰는 경우가 더 많아, 일반 화면 인맥 관리 > 인맥 카테고리 관리에서도 같은 선택이 나옵니다. 회사 공용 분류는 관리자만 바꿉니다.

선택지를 만듭니다 — 자유 입력을 두지 마세요

방문 경로 같은 값을 직접 타이핑하게 두면 반드시 이렇게 됩니다.

"블로그" / "네이버블로그" / "블로그보고" / "인터넷"

이러면 통계가 통째로 무의미해집니다. 관리자가 인맥 관리 > 인맥 카테고리 관리에서 그 분류를 고르고 그룹과 항목을 미리 만듭니다.

학원이라면 대략 이런 그룹입니다.

세 가지 규칙이 있습니다.

• 유입 경로 그룹은 학원에 하나만 둘 수 있습니다(전환율의 기준이라서).
• 사은품 그룹도 하나만. 재고와 연결되는 자리입니다.
• 여러 개 고를 수 있게 하려면 [여러 개 선택 허용] 을 켭니다(과목이 대표적입니다).

💡 이렇게 하면 편합니다

순서를 바꿀 수 있고, 누르는 즉시 저장됩니다. 자주 고르는 것을 위로 올려 두면 데스크에서 손이 훨씬 덜 갑니다. 상담 전화를 받으며 스크롤할 시간은 없습니다.

⚠️ 선택지를 지우는 버튼은 없습니다. [내림]만 있습니다. 이미 쓰인 선택지를 지우면 과거 카드가 빈칸이 됩니다. 내리면 새로 고를 때만 빠지고 기존 값은 그대로 보입니다. 옆에 "N건에서 사용 중"이 그 근거로 표시됩니다.

상담 내용은 쌓입니다

• 날짜 칸에서 상담한 날·시각을 고를 수 있습니다. 비워 두면 지금 시각으로 들어갑니다 (전날 상담을 다음 날 적는 일이 흔합니다).
• 저장하면 이번에 쓴 내용만 지난 기록 위에 붙습니다.
• 그래서 같은 학생을 실장과 상담교사가 동시에 열어 두어도 서로의 기록을 지우지 않습니다.
• 지난 기록을 고쳐야 하면 그 줄의 연필을 누릅니다 — 그 한 건만 고쳐지고 (수정됨) 표시가 붙습니다. 내가 적은 기록이거나 회사 관리자일 때 보입니다.

단계로 관리합니다

신규 → 가망 → 보류 → 잠재 → 계약. 학원에서는 이렇게 읽으면 맞습니다.

• 단계를 계약으로 바꾸면 계약일이 자동으로 찍힙니다(되돌리면 지워집니다).
• 단계나 금액이 바뀌면 누가 언제 얼마에서 얼마로 바꿨는지가 이력에 남습니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

원생의 보호자 칸은 학부모 분류의 카드만 목록에 보여 줍니다. 신규 상담 분류에서 등록까지 온 카드라면 학부모 분류에도 넣어 두시거나, 보호자 칸에서 새로 등록해 이으세요.

놓치지 않게 해 주는 두 위젯

홈 화면에 이 둘이 뜹니다. 상담 조직에서 실제로 매출을 지키는 건 이 두 개입니다.

"연락이 끊긴 가망 고객"은 계약과 신규를 뺀 목록입니다. 즉 답을 기다리다가 잊힌 사람들만 모아 줍니다.

현황판 읽는 법

좌측 메뉴 맨 위의 상담 현황판에서 기간을 골라 봅니다. 상담원은 자기 고객만, 관리자는 학원 전체와 담당자별 실적까지 봅니다.

읽을 때 조심할 것이 셋 있습니다.

• 전환율은 "이 기간에 방문한 고객 중 계약까지 간 비율" 입니다. 그래서 이번 달은 늘 낮게 나옵니다 — 아직 진행 중인 사람이 섞여 있으니까요. 잘못된 게 아닙니다.
• 금액 미입력 N건이 뜨면 합계가 실제보다 작다는 뜻입니다.
• 파이프라인은 기간과 무관한 "지금 이 순간"의 인원 수입니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

이 화면에서 진짜 쓸모 있는 건 경로별 전환율입니다. "전단 300장 돌려서 5명 문의, 1명 등록"과 "블로그 글 하나로 8명 문의, 5명 등록"이 나란히 보이면, 다음 달 광고비를 어디에 쓸지가 숫자로 정해집니다.

사은품을 재고와 연결하면

사은품 선택지를 재고 관리의 품목에 연결해 두면, 지급하는 순간 재고에서 견본 출고로 빠지고, 지급을 취소하면 재고도 되돌아옵니다. 교재·문구세트를 사은품으로 주는 학원이라면 유용합니다.

★ 꼭 알아 둘 것

재고 장부를 상담 쪽에 따로 만들지 않습니다. 같은 물건의 수량이 두 곳에 적히면 반드시 어긋나기 때문입니다. 재고 관리를 안 쓰는 학원은 이름과 단가만 적어도 됩니다.

⚖️ 상담 카드에는 학생과 학부모의 개인정보가 쌓입니다. 미성년자 정보는 특히 조심해야 합니다. 보유 기간이 끝나면 지체 없이 파기해야 하고(개인정보 보호법 제21조), 만 14세 미만 아동의 개인정보를 수집할 때는 법정대리인의 동의가 필요합니다(제22조의2). 상담 분류에는 반드시 보관주기를 지정하고, 등록 신청서에 수집 항목·목적·보유 기간과 법정대리인 동의란을 넣으세요.

⚖️ 등록 안내·할인 홍보 문자는 광고성 정보입니다. 사전 수신 동의 · (광고) 표기 · 수신거부 안내가 필요하고, 밤 9시~다음 날 8시 전송은 별도 동의가 있어야 합니다 (정보통신망법 제50조). 시스템의 기념일 문자 기능은 회사 설정에서 야간 알림을 다음 날 아침으로 미루는 옵션을 제공하는데, 이 규정을 구조적으로 피하려고 둔 것입니다.

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강의실과 연습실 — 자산으로 겹침을 없앱니다

강의실·세미나실·상담실·실습실을 예약형 자산으로 등록합니다.

교재·소모품은 자산이 아니라 재고 관리의 품목입니다. 강사가 재고 관리 > 사내 사용 신청으로 요청하고, 데스크의 창고 담당자가 내주며 처리합니다.

예약이 겹치면 저장 자체가 거절됩니다. 이게 이 기능의 전부이자 핵심입니다.

정규 수업은 수업 관리가, 그 밖의 사용은 예약으로

정규 수업은 수업 관리의 반 · 시간표에 강의실을 적으면 회차가 만들어지면서 그 강의실이 자동으로 잡힙니다. 따로 예약하지 않습니다. 특강 · 보충 · 상담 · 회의처럼 반에 붙지 않는 사용만 일정 관리나 자산 예약으로 잡으면 됩니다. 둘이 같은 예약 장부를 쓰므로 수업과 특강이 겹칠 수 없습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

일정을 옮기면 예약도 함께 옮겨집니다. 옮기려는 시간에 다른 예약이 있으면 일정 이동 자체가 거절됩니다 — 강의실만 남는 일이 없도록요. 단, 마감한 수업 회차는 옮기거나 지울 수 없습니다.

달력에서 강의실 현황 보기

일정 관리 달력 위쪽의 [설비] 버튼을 누르면 강의실이 세로줄로 늘어선 화면이 나옵니다. 빈 칸을 누르면 그 시각부터 1시간으로 예약이 신청됩니다. 빗금은 승인 대기 중입니다.

설비 축에 나오려면 그 자산 분류에서 "다른 업무 노출"을 켜야 합니다.

연습실 자리 현황 — 피아노 한 대가 자리 하나

피아노 · 미술 · 독서실처럼 자리 단위로 쓰는 학원이라면 자산 관리 > 자리 현황에 도면을 그립니다(수업 관리 왼쪽 메뉴의 자리 현황도 같은 화면입니다). 건물 > 층 > 연습실로 공간을 나누고, 피아노를 자산으로 등록해 도면에 놓으면, 데스크가 한 화면에서 어느 방이 비었는지를 봅니다. 자리를 눌러 [사용 시작] / [사용 끝].

💡 이렇게 하면 편합니다

"사용 중"은 예약에서 저절로 나옵니다. [사용 끝]을 깜빡해도 정해진 시간이 지나면 풀립니다. 층을 고르면 그 안의 연습실과 자리까지 한 번에 보이고, 확대 · 축소와 [크게 보기]가 있습니다. 처음 도면을 만드는 순서는 자산 관리의 「자리 현황」에 그림과 함께 있습니다.

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출결 — 강사와 직원은 다릅니다

출결(출퇴근 기록)과 강사료(수업 회차)는 다른 것입니다. 강사료는 기본적으로 마감한 수업 회차에서 계산하므로 출퇴근을 찍지 않아도 나옵니다. 단가를 출근 시간당으로 잡은 강사만 출결 기록이 금액의 근거가 됩니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

시간제 강사의 고용 형태를 먼저 정리하세요. 근로계약(근로자)인지 위탁·프리랜서 계약인지에 따라 근로기준법 적용 여부가 완전히 달라집니다. 근로자라면 주휴수당· 연차·4대보험이 따라오고, 계약서 형식과 무관하게 실질(지휘·감독, 시간·장소 구속)로 판단됩니다. 시스템에 출퇴근을 찍게 하는 것 자체가 지휘·감독의 정황이 될 수 있으므로, 프리랜서 계약이라면 노무 검토를 먼저 받으시길 권합니다. 이 내용은 일반적인 기준이고 법률 자문이 아닙니다.

⚖️ 주 15시간 이상 일하는 근로자에게는 주휴수당과 연차유급휴가가 발생합니다 (근로기준법 제55조·제60조). 시간제 강사가 여러 명이면 이 경계선을 넘나드는 사람이 반드시 생깁니다 — 주 근무시간 집계를 정기적으로 확인하세요.

부서장 지정을 잊지 마세요. 실장 · 관별 팀장을 부서장으로 지정하면 관리자 계정 없이도 휴가 승인과 월말 출결 승인을 할 수 있습니다.

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게시판과 일정

업종 기본 세팅을 썼다면 앞의 둘은 이미 있습니다.

공용 캘린더는 수업 일정(수업 관리 전용) · 학사 일정(개강·시험·특강·방학) · 강의실 · 상담 예약 정도면 충분합니다.

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이 업종에서 자주 하는 실수

수업 관리가 켜졌으니 바로 반을 만들 수 있다고 생각한다. 업종 기본 세팅 「학원」은 수업 관리를 켜 주지만, 수업 관리 설정의 「수업 일정 분류」를 고르기 전에는 회차를 만들 수 없습니다. 설정 세 가지부터 하세요.

상담을 엑셀로 계속 관리한다. 파일이 데스크 PC에 있고, 담당자가 그만두면 사라집니다. 무엇보다 "연락이 끊긴 가망 고객" 같은 알림이 없습니다.

선택지를 자유 입력으로 둔다. 6개월 뒤 통계가 무의미해집니다.

단계를 안 바꾼다. 전부 "신규"에 쌓여 있으면 파이프라인이 아무것도 알려 주지 않습니다. 상담이 끝날 때마다 단계를 옮기는 것을 습관으로 만드세요.

형제의 보호자 카드를 새로 만든다. 그러면 형제로 이어지지 않고 형제 할인 대상도 안 보입니다. 보호자는 목록에서 고르세요.

출석부를 마감하지 않는다. 마감하지 않은 회차는 강사료에 잡히지 않고 출석률에서도 빠집니다. 「미마감」 탭의 빨간 숫자를 매일 0으로 만드세요.

첫달 할인을 「계속」으로 둔다. 적용 개월을 비우면 연결을 끊을 때까지 매달 빠집니다. 한 번만 줄 할인은 1로 적으세요.

청구를 무효화하고 다시 만들지 않는다. 「무효화한 청구」의 다시 청구 안 함을 한 번씩 확인하세요.

전환율을 이번 달 숫자로 판단한다. 이번 달은 원래 낮게 나옵니다. 두세 달 전 코호트를 보세요.

특강 강의실을 구두로 잡는다. "그 시간 비어요?"가 오가다 겹칩니다. 예약으로 잡으면 시스템이 막아 줍니다.

시간제 강사의 근무시간을 안 본다. 주 15시간 경계를 모르고 지나가면 나중에 한꺼번에 문제가 됩니다.

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첫 2주 계획

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• 화면별 사용법: 수업 관리 · 인맥 관리·고객 상담 · 자산 관리 · 일정 관리 · 출결 관리 · 자금 관리
• 관리자 설정: 회사 유형별 추천 설정의 「업종 기본 세팅」 · 화면과 용어(메뉴 묶기 · 용어) · 인맥 관리 설정의 "고객 상담" 절 · 자산 관리 · 출결 관리
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📌 메모

이 문서는 2026-10-04 기준 기능으로 다시 확인했습니다.