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전자문서 (전자서명)

계약서·동의서·신청서를 보내고 서명을 받는 곳입니다.

상단 업무 탭의 전자문서에서 열립니다.

⚠️ 주의
전자결재와 다른 기능입니다. 헷갈리기 쉬운 자리라 먼저 적어 둡니다.

전자결재 전자문서(여기)

묻는 것 "우리 쪽에서 누가 승인했나" "양쪽이 동의했나"

참여자 전부 우리 직원 ★상대 회사·개인일 수 있습니다

안 될 때 반려(되돌아옵니다) 거부(계약이 성립하지 않습니다)

끝난 뒤 문서가 확정됩니다 ★봉인되어 아무도 못 고칩니다

★한 문서에 둘 다 붙을 수 있습니다. "근로계약서를 사내 결재로 승인한 뒤 당사자에게 서명받는다" 같은 경우입니다.

	전자결재	전자문서(여기)
묻는 것	"우리 쪽에서 누가 승인했나"	"양쪽이 동의했나"
참여자	전부 우리 직원	★상대 회사·개인일 수 있습니다
안 될 때	반려(되돌아옵니다)	거부(계약이 성립하지 않습니다)
끝난 뒤	문서가 확정됩니다	★봉인되어 아무도 못 고칩니다

흐름 한눈에

만들기 → (확인) → 보내기 → 서명자들이 서명 → 전원 서명 → 봉인
                                    └ 한 명이라도 거부 → 성립하지 않음

★ 꼭 알아 둘 것
★ 만들자마자 나가지 않습니다. 만들면 "작성 중"이고, 보내기를 눌러야 서명이 시작됩니다. 보낸 뒤에는 본문과 서명자를 바꿀 수 없어서 한 번 확인할 자리를 둔 것입니다.

상태	뜻
작성 중	아직 안 보냈습니다. 여기서만 본문·서명자를 고칠 수 있습니다
보냄	보냈고 아직 아무도 서명하지 않았습니다
일부 서명	몇 명이 서명했습니다
완료(봉인)	전원 서명했습니다. 더 이상 고칠 수 없습니다
거부됨	한 명이 거부했습니다. 계약이 성립하지 않습니다
기한 지남	마감 시각이 지났습니다
무효	보낸 쪽이 무효 처리했습니다(기록은 남습니다)

문서 만들기

[새 전자문서] 를 누릅니다.

칸
제목 · 본문	본문은 글쓰기 편집기와 같습니다
문서 종류	계약서 · 동의서 · 신청서(회사가 정합니다)
양식	있으면 고르고 [양식 불러오기] — 이름·소속 같은 값이 자동으로 채워집니다
마감 시각	지나면 서명할 수 없습니다. 문서 종류에 기본값이 있으면 미리 채워집니다
예약 발송	그 시각이 되면 자동으로 나갑니다
서명자	사내 직원은 목록에서 고르고, 외부인은 이름·이메일을 직접 적습니다

★ 꼭 알아 둘 것
★ 양식으로 채운 값은 그때 굳습니다. 나중에 양식을 고쳐도, 그 사람이 승진해도 이미 만든 문서는 바뀌지 않습니다. 서명이 뜻을 가지려면 그래야 합니다.

💡 서명자에 사내와 외부를 섞어도 됩니다. 둘의 무게는 같습니다 — 그것이 전자결재와 다른 점입니다.

양식 만들기 (관리자)

관리자 메뉴 > 전자문서 > 전자문서 설정 > "문서 양식" 탭에서 만듭니다.

워드·한글 문서를 그대로 붙여넣으세요

본문은 편집기이므로 한글이나 워드에서 계약서를 복사해 붙여넣으면 표·글머리 기호· 밑줄·글자색이 살아서 들어옵니다. 그 위에서 고쳐 쓰면 됩니다.

💡 이렇게 하면 편합니다
표가 많은 문서라면 붙여넣은 뒤 [HTML] 로 바꿔 직접 손볼 수도 있습니다.

값이 들어갈 자리

직접 타이핑하지 말고 아래 버튼을 누르세요. 커서 자리에 들어갑니다.

[이름] [회사명] [부서] [입사일] [오늘 날짜] …

★ 꼭 알아 둘 것
버튼에는 항목 이름이 보이고, 본문에는 {{name}} 같은 표시가 들어갑니다. 그 표시가 문서를 만들 때 실제 값으로 바뀌니 지우지 마세요. 어떤 표시인지는 버튼에 마우스를 올리면 보입니다.

⚠️ 손으로 적으면 편집기가 글자를 나눠 버려 값이 안 채워질 수 있습니다. 버튼으로 넣으면 그런 일이 없고, 혹시 그렇게 되어도 미리보기가 빨갛게 알려 줍니다.

도장이 찍힐 자리

먼저 서명자 역할을 적습니다(예: 갑, 을 또는 사용자, 근로자). 그러면 아래에 도장 자리 버튼이 만들어집니다.

넣는 것	무엇이 찍히나
`{{sign:근로자}}`	그 역할로 서명한 사람의 서명·도장
`{{seal:회사}}`	회사 직인

계약서에서 도장을 찍는 자리(보통 맨 아래 서명란)에 넣으면 됩니다.

미리보기 — 저장 전에도 됩니다

[미리보기] 를 누르면 뽑았을 때 그대로가 보입니다 — A4 크기, 페이지 나눔, 도장 자리, 간인까지. 대상자를 고르면 그 사람의 실제 값으로 채워 보여 줍니다.

★ 꼭 알아 둘 것
미리보기와 인쇄는 같은 화면입니다. 따로 만들지 않았기 때문에 "미리본 것과 뽑은 것이 다르다"가 생기지 않습니다.

보내기

[보내기] 를 누르면 두 가지가 동시에 일어납니다.

사내 서명자 — 알림함에 "서명 요청"이 갑니다.
외부 서명자 — 링크가 만들어져 화면에 나옵니다. 그 링크를 메일·문자로 전달하세요.

⚠️ 주의
링크는 이때 한 번만 보입니다. 목록이나 서명자 표에서는 다시 볼 수 없습니다 — 링크가 곧 열쇠라, 문서를 볼 수 있는 사람 모두에게 남의 열쇠가 보이면 안 되기 때문입니다. 잃어버렸으면 [다시 보내기] 로 새로 만드세요.

★ 다시 보내면 옛 링크는 열리지 않습니다. 살아 있는 열쇠가 몇 개인지 아무도 모르게 되는 상황을 막습니다.

★ 링크는 한 사람에 하나입니다. 그래야 누가 열었는지 구분됩니다.

서명하기

내 차례가 되면 문서 상세 맨 아래 「내가 할 일」 바에 [서명하기]가 나옵니다. 누르면 문서 바로 아래에 서명 칸이 열립니다. 방식은 셋입니다.

방식
그리기	마우스나 손가락으로 직접 씁니다
내 도장	마이페이지에 등록해 둔 도장을 찍습니다(전자결재와 같은 도장입니다)
이름 입력	이름을 타이핑합니다

⚠️ 주의
"이름 입력"은 문서 종류에 따라 안 보일 수 있습니다. 가장 약한 증거라 회사가 문서 종류별로 켜고 끕니다 — 보통 계약서는 꺼 두고 동의서만 켭니다.

★ 순서가 있는 문서라면 앞사람이 서명해야 내 칸이 열립니다.

💡 거부할 수도 있습니다. 사유를 적어야 하고, 거부하면 그 문서는 성립하지 않습니다 — 결재의 "반려"처럼 고쳐서 다시 오는 것이 아닙니다.

서명하면 무엇이 남나요

⚖️ 법으로 정해진 것
화면에도 같은 내용이 적혀 있습니다.

서명한 사람과 시각

서명 방식(그리기 / 도장 / 텍스트)

서명 당시 문서의 지문

접속 IP와 기기 정보

문서를 연 시각

★★ "법적 효력이 있습니다"라고는 적지 않습니다. 효력은 서명 방식이 아니라 다툼이 생겼을 때 법원이 판단합니다. 시스템이 할 수 있는 일은 그 판단의 재료를 정확히 남기는 것이고, 위 다섯 가지가 그 재료입니다.

★★봉인 — 이 기능의 핵심

전원이 서명하면 문서가 봉인됩니다. 상세 화면 맨 위에 표시됩니다.

보이는 것	뜻
서명 당시와 같은 문서입니다	서명한 뒤 내용이 바뀌지 않았습니다
확인이 필요합니다	서명 당시와 지문이 다릅니다

★ 꼭 알아 둘 것
★ 봉인된 문서는 아무도 못 고칩니다. 만든 사람도, 회사 관리자도 마찬가지입니다. 수정·삭제·무효화가 전부 막힙니다. 내용을 바꿔야 하면 새 문서를 만들어 다시 서명받거나, 계약을 끝내려면 해지 문서를 새로 만들어 서명받습니다.

⚠️ "확인이 필요합니다"가 곧 "위조"는 아닙니다. 화면에서 고칠 길이 막혀 있으므로 이 표시가 뜨는 경우는 드물고, 떴다면 관리자에게 알리세요. 시스템이 단정할 수 있는 것이 아니라 그렇게만 적습니다.

💡 무엇을 지문에 넣나요 — 본문 · 첨부 목록 · 서명자 목록 · 회사가 쓰는 조직 명칭. 첨부를 빼면 "계약서는 그대로인데 별지가 바뀐" 문서를 막지 못합니다.

계약서 보기 · 인쇄 · PDF 저장

문서 상세의 [계약서 보기 · 인쇄] 를 누르면 도장이 찍힌 A4 완성본이 열립니다. 거기서 [인쇄 · PDF 저장] 을 누르고 인쇄 대화상자에서 "PDF로 저장" 을 고르면 파일로 받을 수 있습니다.

도장은 양식에 정해 둔 자리({{sign:역할}} · {{seal:회사}})에 찍힙니다.
아직 서명 전인 자리는 화면에서 점선 상자로 보이지만 인쇄물에는 나오지 않습니다.
간인은 문서 종류에서 켜 두었고 문서가 두 장 이상일 때 찍힙니다. 장이 바뀌는 자리에 도장이 반씩 걸쳐 찍히므로, 두 장을 나란히 놓으면 하나의 도장이 됩니다.
모든 장 아래에 2 / 3 쪽 과 문서 지문 앞자리가 찍힙니다.

⚖️ 법으로 정해진 것
쪽 번호와 지문이 간인이 못 하는 일을 합니다. 간인은 "중간 장을 바꿔치기하지 않았다"를 말하지만, 지문은 원본과 대조까지 됩니다. 종이만 손에 든 사람도 확인할 수 있습니다.

⚠️ 봉인 전에는 지문 대신 "미봉인"이라고 찍힙니다. 아직 굳지 않은 값을 종이에 적으면 그것 자체가 틀린 정보이기 때문입니다.

★ 양쪽이 같은 것을 받습니다. 서명자도 이 화면에서 똑같이 인쇄할 수 있고, 회사 직인도 그대로 보입니다 — 종이 계약서를 한 부씩 나눠 갖는 것과 같습니다.

💡 한 쪽에 담기지 않는 큰 표가 있으면 "잘려 보일 수 있습니다" 라고 알려 줍니다. 그때는 양식에서 표를 나누거나 글자 크기를 줄이세요.

외부 서명자가 보는 화면

받은 링크를 누르면 로그인 없이 문서가 열립니다.

보이는 것은 제목 · 본문 · 자기 서명 칸뿐입니다. 다른 서명자의 정보나 사내 화면은 보이지 않습니다.
연 시각과 IP가 기록됩니다. "받지 못했다"는 다툼에서 쓰입니다.
기한이 지났으면 "유효 기간이 지났습니다" 라고 알려 줍니다 — 링크가 틀린 것이 아니니 보낸 분께 다시 요청하시면 됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것
외부 서명자에게는 도장이 없습니다. 그리기나(허용된 경우) 이름 입력을 씁니다.

목록 보는 법

위쪽 탭으로 가릅니다.

탭
전체	내가 볼 수 있는 전자문서 전부
서명할 것	★지금 내가 서명할 수 있는 것(순서가 아직 아닌 것은 빠집니다)
내가 서명자	서명이 끝난 것까지 포함
내가 보낸 것	내가 만든 문서

💡 이렇게 하면 편합니다
"서명 3/5"는 다섯 명 중 셋이 서명했다는 뜻입니다.

★다른 업무의 문서도 여기 뜹니다

이 목록의 기준은 "전자문서 메뉴에서 만든 것"이 아니라 "서명 요청이 붙어 있는 것" 입니다. 그래서 인사 관리에서 요청한 근로계약서도 여기 나타납니다 — 그러지 않으면 근로자가 자기 계약서를 찾을 곳이 없습니다.

★ 꼭 알아 둘 것
보이는 범위는 달라지지 않습니다. 남의 계약서는 여전히 보이지 않습니다 — "누가 볼 수 있나"는 원래 문서가 정하고, 서명 요청은 서명자에게 읽기 권한만 더합니다.

💡 그런 문서는 인사 쪽 종류 이름(예: "근로계약서")으로 표시됩니다. 고치거나 취소하는 일은 원래 업무 화면(인사 관리 > 인사 문서)에서 합니다.

자주 막히는 것

증상	원인과 해결
보낸 뒤 본문을 고치고 싶다	고칠 수 없습니다. 무효화하고 다시 만드세요(마감일만 연장 가능)
서명자를 한 명 더 넣고 싶다	보낸 뒤에는 안 됩니다. 계약 상대가 달라지는 것은 수정이 아닙니다
외부 서명자 링크를 잃어버렸다	[다시 보내기] — 새 링크가 나오고 옛 링크는 닫힙니다
"이름 입력" 방식이 안 보인다	그 문서 종류에서 꺼져 있습니다. 관리자에게 문의하세요
서명 버튼이 안 보인다	아직 내 차례가 아니거나, 마감이 지났거나, 이미 서명했습니다
봉인된 문서를 지우고 싶다	지울 수 없습니다. 그것이 봉인의 뜻입니다
서명란이 비어 보인다	관리자에게 알려 주세요(첨부 권한 문제일 수 있습니다)
독촉 알림이 안 온다	기본으로 꺼져 있습니다. 관리자가 켤 수 있습니다