전자결재

지출결의서·품의서·휴가신청서 같은 문서를 만들어 결재를 받는 곳입니다. 상단 전자결재 탭으로 들어갑니다(회사가 이 업무를 켜 두었을 때만 보입니다).

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문서 만들기

[+ 새 문서] 를 누르고 결재 종류를 고릅니다. 이 버튼은 좌측 메뉴와 결재 홈 화면 위쪽 양쪽에 있습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

종류 이름 뒤에 "(양식 있음)" 이 붙어 있으면, 고르는 순간 본문과 결재선이 자동으로 채워집니다. 그대로 고쳐 써도 됩니다.

★ 양식을 고르는 칸은 따로 없습니다. 어떤 양식을 쓸지는 결재 종류가 정합니다. 직원 입장에서는 어떤 양식이 있는지, 그 양식이 어떤 결재선을 갖는지 알 수 없기 때문에 고르게 하지 않는 것입니다.

채우는 것

1. 제목·본문·금액을 채웁니다. 종류에 따라 금액 입력이 강제될 수 있습니다. ★종류에 따라 기간(시작일~종료일) 칸이 나오고, 그때는 비워 두면 상신되지 않습니다.
2. 증빙(영수증·세금계산서·견적서)은 첨부파일로 올립니다.
3. 결재선을 지정합니다(아래).
4. [상신] 하면 문서가 결재 흐름에 들어갑니다.

⚠️ 주의

상신 후에는 결재선을 바꿀 수 없습니다. 결재자가 본 것과 달라지면 안 되기 때문입니다.

💡 증빙은 반드시 첨부하세요. 결재자가 금액만 보고 승인하는 것과 영수증을 보고 승인하는 것은 다른 일입니다. 나중에 세무 자료로 꺼내 쓸 때도 여기 있는 편이 낫습니다.

본문이 엑셀 표로 열리는 종류가 있습니다

지출결의서·경비정산서처럼 표와 계산이 중심인 문서는 관리자가 양식을 엑셀로 만들어 둘 수 있습니다. 그런 종류를 고르면 본문 자리가 글 편집기가 아니라 엑셀 에디터로 바뀌고, 관리자가 만들어 둔 표가 그대로 열립니다. 셀을 채우면 됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것

형식을 고르는 칸은 없습니다. 글로 쓸지 엑셀로 쓸지는 결재 종류(양식)가 정합니다 — 양식을 고르는 칸이 없는 것과 같은 이유입니다.

엑셀 에디터 위에는 버튼이 셋 있습니다.

⚠️ 주의

가져오기는 덧붙이기가 아니라 교체입니다. 관리자가 만들어 둔 양식이 지워지고 가져온 파일로 바뀝니다. 이미 정해진 서식으로 결재를 올려야 한다면 가져오지 말고 셀만 채우세요.

💡 밖에서 정리한 표를 그대로 올려야 할 때만 가져오기를 쓰고, 그 밖에는 원본 엑셀을 첨부파일로 함께 올리는 편이 안전합니다.

★ 상신한 뒤에는 표를 고칠 수 없습니다. 본문과 같은 규칙입니다 — 결재자가 본 것과 달라지면 안 되기 때문입니다. 결재 화면에서는 표가 읽기 전용으로 보이고, 엑셀 내보내기와 전체 보기(큰 표를 넓게 보기)만 할 수 있습니다.

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★휴가를 결재로 올리면 — 연차가 함께 차감됩니다

관리자가 그 결재 종류에 근태 연동을 켜 두었다면, 상신하는 순간 그 기간의 근태 신청이 함께 만들어집니다.

★ 꼭 알아 둘 것

[출결관리 > 근태 신청]으로 올린 것과 같습니다. 입구만 다를 뿐이라 이중으로 차감되지 않습니다.

⚠️ 같은 기간에 이미 신청이 있으면 상신이 막힙니다 — "같은 기간에 이미 신청이 있습니다". 출결에서 이미 올려 두었는지 확인하세요.

💡 어느 쪽으로 올릴지는 회사가 정합니다. 결재 종류 목록에 휴가가 없다면 회사가 [출결관리 > 근태 신청]을 입구로 쓰고 있는 것입니다.

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결재선 — 세 가지 방식

결재선은 순서가 곧 단계입니다. 위에서 아래로 내려갑니다. 각 자리는 세 가지 중 하나로 지정합니다.

그룹 결재선 — 사람이 아니라 자리를 지정합니다

"김대리"가 아니라 "개발팀(부서)"을 넣습니다. 그 그룹에 속한 누구든 한 명이 결재하면 다음 단계로 넘어갑니다.

승인하면 결재선에는 "개발팀(부서)의 누구나 · OOO님이 서명" 처럼 그룹 표시와 실제 서명자가 함께 남습니다. 누가 승인했는지가 흐려지지 않습니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

왜 이게 나은가. 사람을 콕 집어 두면 그 사람이 휴가·퇴사·부서이동을 할 때마다 결재선을 고쳐야 합니다. 그룹으로 두면 지금 그 자리에 있는 사람이 결재합니다.

계산 자리 — 사람마다 결재자가 달라집니다

양식에 미리 들어 있는 경우가 많아 직접 만질 일은 적지만, 문서에 이렇게 표시되면 뜻을 아셔야 합니다.

세 가지 규칙이 있습니다.

• 후보가 여러 명이면 그중 누구든 한 명이 결재하면 넘어갑니다.
• 기안자 본인은 그 자리에 서지 않습니다 — 자기 문서를 자기가 결재할 수 없으니까요. 그래서 부서장이 직접 기안하면 그 자리는 본부장이 대신 채웁니다.
• 문서 상세의 결재선에는 지금 그 자리에 설 수 있는 사람 이름이 함께 표시됩니다. 내 결재가 누구에게 가는지 안 보이면 결재선을 믿을 수 없으니까요.

상신이 막힐 때

★ 꼭 알아 둘 것

빈 결재선으로 올리면 문서가 영영 대기하게 됩니다. 그래서 올리기 전에 막습니다. 조용히 통과시키고 나중에 멈추는 것보다, 지금 이유를 말해 주는 편이 낫습니다. 조직에 사람을 배정하거나 결재선을 고쳐야 합니다.

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결재하기

내 차례인 문서는 결재함(진행할 결재) 에 뜹니다. 그룹 결재선이면 그 그룹의 모두에게 뜨고, 한 명이 처리하면 나머지 화면에서 사라집니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

그룹 결재선에는 위임이 필요 없습니다. 애초에 여러 사람이 설 수 있는 자리니까요.

💡 결재 의견은 여러 줄로 쓸 수 있습니다(최대 2,000자). 입력칸 오른쪽 아래 모서리를 끌면 칸이 커지고, 아래에 쓴 글자 수가 나옵니다. 적은 의견은 결재선 아래에 줄을 바꾼 그대로 보입니다. 반려할 때는 의견(사유)이 꼭 필요합니다.

★ 문서를 열면 맨 위에 내가 왜 결재할 수 있는지가 한 줄로 나옵니다 — 「지금 이 문서를 결재할 차례입니다」(내 이름이 걸린 자리) · 「○○님을 대신해 결재할 수 있습니다(대결)」(위임받은 자리) · 「이 자리에 결재할 수 있습니다」(부서 · 직급 · 기안자의 부서장처럼 여러 사람이 설 수 있는 자리).

★[전결]이 안 보일 때

전결은 남은 결재선을 없애는 일이라, 회사가 "어떤 문서를 얼마까지 누가 전결할 수 있는가" 를 정해 둘 수 있습니다(위임전결규정). 그 규정을 쓰는 회사에서는 규정에 적힌 자리에 있는 사람에게만 [전결]이 보이고, 그렇지 않으면 단추 대신 이런 안내가 나옵니다.

이 문서의 전결권자가 아니어서 [전결]은 할 수 없습니다. 승인하면 다음 결재자에게 넘어갑니다.

고장이 아닙니다. 그대로 [승인]을 누르시면 다음 결재자에게 넘어가고, 그 문서는 결재선을 끝까지 돌게 됩니다. 내가 전결할 수 있어야 하는 문서인데 단추가 없다면 관리자에게 전결 규정을 확인해 달라고 하세요.

📌 메모

회사가 이 규정을 쓰지 않으면 [전결]은 늘 보입니다(기본값).

처리한 문서는 완료함, 참조로 걸린 문서는 참조함에서 봅니다.

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문서 머리 — 긴급 · 상태 · 문서번호

문서를 열면 제목 위 한 줄에 이 문서가 어떤 상태인지가 모여 있습니다.

• 긴급도는 기안자가 기안 중에만 바꿀 수 있습니다 — 문서 상세 오른쪽 위 선택 칸(일반 · 긴급 · 정기). 상신한 뒤에는 고정됩니다. 결재선에 있는 사람이 "일반인 줄 알고 미뤘는데 어느새 긴급"이 되면 안 되니까요.
• 결재함 목록에서도 긴급 표시와 문서번호가 제목 옆에 보입니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

문서번호로 부르세요. "지난주 올린 출장비 결재"보다 "결재-2026-0142"가 정확합니다. 감사나 ISO 심사에서 문서를 지칭할 때도 이 번호를 씁니다.

★결재판 읽는 법

문서 상세의 제목 바로 아래에 종이 결재란과 같은 표가 있습니다. 줄은 셋입니다.

결재선 │ 기안 · 김영이 과장 │ 1차 · 정세미 부장 │ 2차 · 최척호 대표
       │ 마케팅팀           │ 기업운영팀        │ 관리부
서명   │ (도장)             │ (도장)            │ (대기)
일시   │ 2024.04.11         │ 2024.04.11        │ —

• 결재선 줄에는 차례 · 이름 · 직급이 있고, 그 아래 작은 글씨가 소속부서입니다.
• 서명 줄에는 도장이 찍힙니다. 아직 차례가 오지 않은 칸은 점선 원 「대기」, 반려한 칸은 빨간 원 「반려」로 표시됩니다.
• 맨 앞은 기안 칸입니다. 상신하는 순간 기안자의 기본 도장이 함께 찍히고, 일시에는 상신일자가 들어갑니다.
• 참조자는 아래 별도 표로 나옵니다(결재는 차례가 있고 참조는 없습니다).
• 숨은참조는 결재판에 나오지 않습니다 — 숨은 것을 적으면 숨은 것이 아니니까요.

★ 꼭 알아 둘 것

결재선 칸의 이름은 "실제로 결재할 사람"입니다. 부서로 지정한 결재선이라도 그 자리에 설 수 있는 사람들의 이름이 보이고, 이미 처리했다면 실제로 찍은 사람의 이름이 나옵니다(대결이면 대신 찍은 사람). 그 자리가 어떤 자리인지는 이름 밑에 작게 적힙니다.

⚖️ 소속부서·직위는 "그때의 값"입니다. 결재하던 시점의 소속이 결재판에 박히므로, 그 사람이 나중에 승진하거나 부서를 옮겨도 지나간 결재판은 바뀌지 않습니다. 아직 결재하지 않은 칸만 현재 소속을 보여 줍니다.

★★ 소속부서는 "결재를 진행한 부서"입니다. 두 부서에 속한 사람이 부 부서 자격으로 결재했다면 그 부 부서가 찍힙니다. 결재선이 "영업2팀"으로 지정돼 있고 그 사람이 영업2팀 소속이라 결재했다면, 주 부서가 무엇이든 영업2팀이 맞기 때문입니다. 사람을 콕 집어 지정한 결재선처럼 부서가 근거가 아닌 경우에만 주 부서가 쓰입니다.

💡 서명 칸이 비어 있는데 일시가 적혀 있으면 그 사람이 도장을 등록하지 않은 것입니다. 결재는 정상적으로 처리된 상태입니다. 도장을 만들려면 도장 만들기를 보세요.

⚠️ "반려"는 빈 칸으로 두지 않고 빨간 원으로 표시합니다. 반려한 사람도 처리는 한 것이라, 비워 두면 "아직 안 봤다"로 잘못 읽힙니다.

결재판 아래에는 참조 현황(참조자 중 몇 명이 읽었는지) · 옵션 칩(금액·원 문서 등 이 문서에 켜진 것) · 항목 상자(결재 종류 · 금액 · 결재 방식 · 상신일 · 완료일 · 원 문서)가 차례로 옵니다.

참조 현황 — 참조자 중 누가 읽었나

참조자가 있는 문서는 결재판 바로 아래에 참조 2/5처럼 한 줄이 붙습니다. 뒤에 참조자 이름이 칩으로 늘어서는데 아직 안 읽은 사람이 앞에 오고, 읽은 사람에게는 ✓가 붙습니다(게시판의 필독 확인현황과 같은 모양입니다). 참조자가 없는 문서에는 이 줄이 없습니다.

옵션 칩

이 문서에 켜져 있는 것만 가로 한 줄로 보여 줍니다 — 원 문서 N건 · 업무 연동(휴가처럼 다른 업무와 이어진 문서) · 금액 · 기간. 꺼진 옵션은 보이지 않습니다. 옵션은 결재 종류가 정하는 것이라 여기서 켜고 끄지 않습니다.

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원 문서 잇기 — "이 돈은 무슨 근거로 나갔나"

지출결의는 대개 앞선 품의에서 나옵니다. 그 품의를 원 문서로 이어 두면, 나중에 누가 지출결의를 열어도 근거가 된 문서로 바로 갈 수 있습니다.

1. 문서 상세 아래쪽 관련 게시물 칸을 펼칩니다.
2. [관련 게시물 추가] 로 근거가 된 문서를 찾아 고릅니다(결재 문서만이 아니라 게시판 글 · 회의록도 됩니다).
3. 이어진 문서는 옵션 줄의 원 문서 N건과 항목 상자의 원 문서 줄에 나타나고, 누르면 그 문서로 갑니다.

★ 꼭 알아 둘 것

기안자와 회사 관리자가 이을 수 있습니다. 결재가 끝난 뒤에도 이을 수 있어, 빠뜨린 근거를 나중에 채울 수 있습니다.

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끝난 결재를 복사해서 다시 올리기

매달 같은 교통비 · 같은 정기 구매처럼 지난번과 거의 같은 문서는 처음부터 쓰지 않아도 됩니다. 승인된 문서 상세 오른쪽 위 [복사해서 새로 기안] 을 누르면 새 기안 화면이 열리고 제목 · 본문 · 첨부 · 결재선이 채워져 있습니다. 고칠 곳만 고쳐 저장하고 상신하세요.

• 문서번호 · 도장 · 결재 이력은 따라오지 않습니다 — 새 문서는 새 번호를 받습니다.
• 기안자만이 아니라 그 문서를 볼 수 있는 사람에게 단추가 보입니다. 다만 그 결재 종류에 기안 권한이 없으면 종류 칸이 비워진 채 열리니, 기안할 수 있는 종류를 다시 고르세요.

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보관함 — 내가 다시 찾을 문서 모아 두기

좌측 메뉴 보관함에서 「2026 출장」, 「거래처 계약」처럼 나만의 보관함을 만듭니다. 문서 상세 아래쪽의 보관함에 담기 줄에서 보관함 이름을 누르면 그 문서가 담깁니다.

• 보관함은 나에게만 보입니다. 담는다고 다른 사람에게 열람 권한이 생기지 않습니다.
• 보관함을 지워도 담긴 문서는 지워지지 않습니다. 보관함에서 빼기만 합니다.

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대결 위임 — 자리를 비울 때

휴가 · 출장으로 자리를 비울 때는 좌측 메뉴 대결 위임에서 대신할 사람과 기간(시작 · 끝 날짜와 시각), 사유를 적고 [위임 등록] 을 누릅니다.

• 기간 동안 내 이름이 걸린 결재 자리에 그 사람도 결재할 수 있습니다. 그 사람이 처리하면 결재판에 대신 찍은 사람의 이름이 남고 목록에는 대결 표시가 붙습니다.
• 위임해도 본인은 계속 결재할 수 있습니다. 일찍 돌아오면 그냥 처리하면 됩니다.
• 목록의 상태가 진행 중이면 지금 적용 중, 기간 아님이면 아직 시작 전이거나 끝났습니다. 필요 없어지면 해제하세요.
• 그룹 결재선(부서 · 직급 자리)은 원래 여러 사람이 설 수 있어 위임이 필요 없습니다.

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도장 만들기

도장은 직원이 각자 만듭니다(전자결재 > 도장/서명). 관리자가 만들어 주지 않습니다.

• 도장과 서명은 이름표 구분일 뿐 쓰이는 방식이 같습니다.
• 여러 개 만들 수 있고, 그중 [기본] 으로 지정한 하나가 결재할 때 자동으로 찍힙니다.
• ★ 기본이 없으면 도장 없이 결재됩니다. "결재했는데 도장이 안 찍혔다"의 원인은 대부분 이겁니다.
• ★ 이미 찍힌 도장은 바뀌지 않습니다. 도장을 바꾸거나 지워도 과거 문서의 도장은 그대로 남습니다(문서에 이미지가 박제됩니다).
• 찍힌 도장은 그 문서를 볼 수 있는 사람에게 모두 보입니다.

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다른 업무에서 자동으로 올라오는 결재

출결·자산·자금에서 신청을 하면 결재 문서가 자동으로 만들어져 상신됩니다.

• 그 화면에는 결재선을 고르는 자리가 없습니다. 결재 종류에 걸린 기본 양식의 결재선을 그대로 세웁니다.
• 문서 제목·본문은 신청 내용으로 채워지고, 승인되는 순간 그 업무에 반영됩니다 (휴가라면 그때 근태 기록이 생깁니다).

⚠️ 주의

자동 결재가 "기안"에 멈춰 있다면 원인은 둘 중 하나입니다 — ① 그 결재 종류에 기본 양식이 지정되지 않았거나 ② 그 양식에 결재선이 없습니다. 관리자에게 문의하세요.

문서를 지우거나 회수하면 원래 신청도 따라갑니다

결재 문서를 삭제·회수하거나 반려하면, 그 문서로 올라왔던 신청도 함께 취소·반려 됩니다. 문서만 사라지고 출결에는 "결재 진행 중"이 남아 있는 일이 없습니다.

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이미 승인된 건을 되돌릴 때 — 취소 결재

결재까지 끝난 근태를 되돌리려 하면 바로 취소되지 않습니다.

1. 출결 화면에서 [승인 취소] 를 누릅니다.
2. "[취소] 근태 신청" 결재가 새로 상신됩니다.
3. 그 결재가 승인돼야 휴가 기록이 지워집니다.

★ 꼭 알아 둘 것

원래 문서는 "승인" 상태로 그대로 남습니다. 그 승인은 실제로 있었던 일이라 지우지 않습니다 — 지우면 결재 이력이 사후에 조작되는 셈입니다. 대신 두 문서가 서로를 가리킵니다.

• 원래 문서: "이 결재로 승인된 근태는 취소되었습니다 → 문서 #번호"
• 취소 문서: "이 문서는 이미 승인된 근태를 취소하기 위한 결재입니다 → 원 문서 #번호"

취소 결재가 반려되면 원래 승인은 그대로 살아 있고, 다시 취소를 시도할 수 있습니다.

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결재가 끝난 문서는 고칠 수 없습니다

★ 꼭 알아 둘 것

이건 제약이 아니라 목적입니다. 결재자가 본 내용과 나중 내용이 달라질 수 있다면 결재라는 절차 자체가 뜻을 잃습니다. 고칠 일이 있으면 새 문서를 올리세요.

⚖️ 지출 증빙은 세무 관련 장부·증빙으로 5년 보존해야 합니다(국세기본법 제85조의3). 결재 문서와 첨부한 영수증이 그 증빙의 일부가 될 수 있으므로, 문서를 지우지 않는 구조가 여기에 맞습니다. 다만 적격증빙(세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증)의 원본 관리는 별도로 챙기셔야 합니다 — 결재 첨부는 사본입니다.

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권한이 없는 결재 종류 — 관리자에게 요청하기

기안 화면 위쪽의 "기안할 수 없는 결재 종류" 를 펼치면, 권한이 없어 못 쓰는 종류가 이름만 나옵니다. [권한 요청] 을 누르고 어떤 업무에 필요한지 적으면 관리자에게 알림이 갑니다(메신저 알림 방에도 함께 뜹니다).

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자주 막히는 것

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함께 볼 문서

• 지출을 결재로 올린다 — 전체 흐름을 순서대로
• 출결 관리 — 결재를 거치는 근태 신청
• 자금 관리 — 원장에서 자동으로 올라오는 결재
• 관리자용: 전자결재 관리