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전자결재

지출결의서·품의서·휴가신청서 같은 문서를 만들어 결재를 받는 곳입니다. 상단 전자결재 탭으로 들어갑니다(회사가 이 업무를 켜 두었을 때만 보입니다).

문서 만들기

[+ 새 문서] 를 누르고 결재 종류를 고릅니다. 이 버튼은 좌측 메뉴와 결재 홈 화면 위쪽 양쪽에 있습니다.

★ 꼭 알아 둘 것
종류 이름 뒤에 "(양식 있음)" 이 붙어 있으면, 고르는 순간 본문과 결재선이 자동으로 채워집니다. 그대로 고쳐 써도 됩니다.

★ 양식을 고르는 칸은 따로 없습니다. 어떤 양식을 쓸지는 결재 종류가 정합니다. 직원 입장에서는 어떤 양식이 있는지, 그 양식이 어떤 결재선을 갖는지 알 수 없기 때문에 고르게 하지 않는 것입니다.

채우는 것

제목·본문·금액을 채웁니다. 종류에 따라 금액 입력이 강제될 수 있습니다. ★종류에 따라 기간(시작일~종료일) 칸이 나오고, 그때는 비워 두면 상신되지 않습니다.
증빙(영수증·세금계산서·견적서)은 첨부파일로 올립니다.
결재선을 지정합니다(아래).
[상신] 하면 문서가 결재 흐름에 들어갑니다.

⚠️ 주의
상신 후에는 결재선을 바꿀 수 없습니다. 결재자가 본 것과 달라지면 안 되기 때문입니다.

💡 증빙은 반드시 첨부하세요. 결재자가 금액만 보고 승인하는 것과 영수증을 보고 승인하는 것은 다른 일입니다. 나중에 세무 자료로 꺼내 쓸 때도 여기 있는 편이 낫습니다.

본문이 엑셀 표로 열리는 종류가 있습니다

지출결의서·경비정산서처럼 표와 계산이 중심인 문서는 관리자가 양식을 엑셀로 만들어 둘 수 있습니다. 그런 종류를 고르면 본문 자리가 글 편집기가 아니라 엑셀 에디터로 바뀌고, 관리자가 만들어 둔 표가 그대로 열립니다. 셀을 채우면 됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것
형식을 고르는 칸은 없습니다. 글로 쓸지 엑셀로 쓸지는 결재 종류(양식)가 정합니다 — 양식을 고르는 칸이 없는 것과 같은 이유입니다.

엑셀 에디터 위에는 버튼이 둘 있습니다.

버튼	하는 일
엑셀 가져오기	내 컴퓨터의 `.xlsx` 파일을 읽어 지금 내용을 통째로 바꿉니다
엑셀 내보내기	지금 화면의 표를 `.xlsx` 파일로 내려받습니다

⚠️ 주의
가져오기는 덧붙이기가 아니라 교체입니다. 관리자가 만들어 둔 양식이 지워지고 가져온 파일로 바뀝니다. 이미 정해진 서식으로 결재를 올려야 한다면 가져오지 말고 셀만 채우세요.

💡 밖에서 정리한 표를 그대로 올려야 할 때만 가져오기를 쓰고, 그 밖에는 원본 엑셀을 첨부파일로 함께 올리는 편이 안전합니다.

★ 상신한 뒤에는 표를 고칠 수 없습니다. 본문과 같은 규칙입니다 — 결재자가 본 것과 달라지면 안 되기 때문입니다. 결재 화면에서는 표가 읽기 전용으로 보이고, 엑셀 내보내기만 할 수 있습니다.

★휴가를 결재로 올리면 — 연차가 함께 차감됩니다

관리자가 그 결재 종류에 근태 연동을 켜 두었다면, 상신하는 순간 그 기간의 근태 신청이 함께 만들어집니다.

결재	출결에서 따라 일어나는 일
상신	근태 신청이 대기로 생깁니다
승인	출결에 기록되고 연차가 차감됩니다
반려	신청도 반려됩니다
회수	신청도 취소됩니다

★ 꼭 알아 둘 것
[출결관리 > 근태 신청]으로 올린 것과 같습니다. 입구만 다를 뿐이라 이중으로 차감되지 않습니다.

⚠️ 같은 기간에 이미 신청이 있으면 상신이 막힙니다 — "같은 기간에 이미 신청이 있습니다". 출결에서 이미 올려 두었는지 확인하세요.

💡 어느 쪽으로 올릴지는 회사가 정합니다. 결재 종류 목록에 휴가가 없다면 회사가 [출결관리 > 근태 신청]을 입구로 쓰고 있는 것입니다.

결재선 — 세 가지 방식

결재선은 순서가 곧 단계입니다. 위에서 아래로 내려갑니다. 각 자리는 세 가지 중 하나로 지정합니다.

방식	누가 결재하나	언제 쓰나
사람	지정한 그 사람	결재자가 확실히 정해져 있을 때
그룹(부서·직급·직책)	그 그룹에 속한 누구나 한 명	담당자가 바뀌어도 안 끊기게
계산 자리(부서장·기안자 기준)	상황에 따라 정해짐	아래 참고

그룹 결재선 — 사람이 아니라 자리를 지정합니다

"김대리"가 아니라 "개발팀(부서)"을 넣습니다. 그 그룹에 속한 누구든 한 명이 결재하면 다음 단계로 넘어갑니다.

승인하면 결재선에는 "개발팀(부서)의 누구나 · OOO님이 서명" 처럼 그룹 표시와 실제 서명자가 함께 남습니다. 누가 승인했는지가 흐려지지 않습니다.

💡 이렇게 하면 편합니다
왜 이게 나은가. 사람을 콕 집어 두면 그 사람이 휴가·퇴사·부서이동을 할 때마다 결재선을 고쳐야 합니다. 그룹으로 두면 지금 그 자리에 있는 사람이 결재합니다.

계산 자리 — 사람마다 결재자가 달라집니다

양식에 미리 들어 있는 경우가 많아 직접 만질 일은 적지만, 문서에 이렇게 표시되면 뜻을 아셔야 합니다.

표시	뜻
기안자의 부서장	문서를 올린 사람이 속한 부서의 장. 사람마다 결재자가 달라집니다
기안자 부서의 ○○(직급)	기안자와 같은 부서이면서 그 직급인 사람
○○팀 부서장	지정된 그 부서의 장(예: 재무팀장). 기안자가 누구든 같습니다

세 가지 규칙이 있습니다.

후보가 여러 명이면 그중 누구든 한 명이 결재하면 넘어갑니다.
기안자 본인은 그 자리에 서지 않습니다 — 자기 문서를 자기가 결재할 수 없으니까요. 그래서 부서장이 직접 기안하면 그 자리는 본부장이 대신 채웁니다.
문서 상세의 결재선에는 지금 그 자리에 설 수 있는 사람 이름이 함께 표시됩니다. 내 결재가 누구에게 가는지 안 보이면 결재선을 믿을 수 없으니까요.

상신이 막힐 때

메시지	원인
"결재할 사람이 없는 그룹 결재선이 있습니다"	그 부서·직급·직책에 속한 사람이 하나도 없습니다
"결재선의 '기안자 기준' 자리를 채울 사람이 없습니다"	부서장이 없거나, 부서장 본인이 기안했는데 본부장도 없습니다

★ 꼭 알아 둘 것
빈 결재선으로 올리면 문서가 영영 대기하게 됩니다. 그래서 올리기 전에 막습니다. 조용히 통과시키고 나중에 멈추는 것보다, 지금 이유를 말해 주는 편이 낫습니다. 조직에 사람을 배정하거나 결재선을 고쳐야 합니다.

결재하기

내 차례인 문서는 결재함(진행할 결재) 에 뜹니다. 그룹 결재선이면 그 그룹의 모두에게 뜨고, 한 명이 처리하면 나머지 화면에서 사라집니다.

동작	결과
승인	다음 단계로. 내 도장이 찍힙니다
반려	기안자에게 돌아갑니다
전결	남은 단계를 건너뛰고 그 자리에서 확정합니다
대결(위임)	자리를 비울 때 다른 사람에게 넘깁니다(사람 결재선만)

💡 이렇게 하면 편합니다
그룹 결재선에는 위임이 필요 없습니다. 애초에 여러 사람이 설 수 있는 자리니까요.

처리한 문서는 완료함, 참조로 걸린 문서는 참조함에서 봅니다.

★결재판 읽는 법

문서 상세의 제목 바로 아래에 종이 결재란과 같은 표가 있습니다. 줄은 셋입니다.

결재선 │ 기안 · 김영이 과장 │ 1차 · 정세미 부장 │ 2차 · 최척호 대표
       │ 마케팅팀           │ 기업운영팀        │ 관리부
서명   │ (도장)             │ (도장)            │ (대기)
일시   │ 2024.04.11         │ 2024.04.11        │ —

결재선 줄에는 차례 · 이름 · 직급이 있고, 그 아래 작은 글씨가 소속부서입니다.
서명 줄에는 도장이 찍힙니다. 아직 차례가 오지 않은 칸은 점선 원 「대기」, 반려한 칸은 빨간 원 「반려」로 표시됩니다.
맨 앞은 기안 칸입니다. 상신하는 순간 기안자의 기본 도장이 함께 찍히고, 일시에는 상신일자가 들어갑니다.
참조자는 아래 별도 표로 나옵니다(결재는 차례가 있고 참조는 없습니다).
숨은참조는 결재판에 나오지 않습니다 — 숨은 것을 적으면 숨은 것이 아니니까요.

★ 꼭 알아 둘 것
결재선 칸의 이름은 "실제로 결재할 사람"입니다. 부서로 지정한 결재선이라도 그 자리에 설 수 있는 사람들의 이름이 보이고, 이미 처리했다면 실제로 찍은 사람의 이름이 나옵니다(대결이면 대신 찍은 사람). 그 자리가 어떤 자리인지는 이름 밑에 작게 적힙니다.

⚖️ 소속부서·직위는 "그때의 값"입니다. 결재하던 시점의 소속이 결재판에 박히므로, 그 사람이 나중에 승진하거나 부서를 옮겨도 지나간 결재판은 바뀌지 않습니다. 아직 결재하지 않은 칸만 현재 소속을 보여 줍니다.

★★ 소속부서는 "결재를 진행한 부서"입니다. 두 부서에 속한 사람이 부 부서 자격으로 결재했다면 그 부 부서가 찍힙니다. 결재선이 "영업2팀"으로 지정돼 있고 그 사람이 영업2팀 소속이라 결재했다면, 주 부서가 무엇이든 영업2팀이 맞기 때문입니다. 사람을 콕 집어 지정한 결재선처럼 부서가 근거가 아닌 경우에만 주 부서가 쓰입니다.

💡 서명 칸이 비어 있는데 일시가 적혀 있으면 그 사람이 도장을 등록하지 않은 것입니다. 결재는 정상적으로 처리된 상태입니다. 도장을 만들려면 도장 만들기를 보세요.

⚠️ "반려"는 빈 칸으로 두지 않고 빨간 원으로 표시합니다. 반려한 사람도 처리는 한 것이라, 비워 두면 "아직 안 봤다"로 잘못 읽힙니다.

결재판 아래에는 참조 현황(참조자 중 몇 명이 읽었는지) · 옵션 칩(금액·원 문서 등 이 문서에 켜진 것) · 항목 상자(결재 종류 · 금액 · 결재 방식 · 상신일 · 완료일 · 원 문서)가 차례로 옵니다.

도장 만들기

도장은 직원이 각자 만듭니다(전자결재 > 도장/서명). 관리자가 만들어 주지 않습니다.

만드는 방법	설명
이름으로 만들기	이름을 넣으면 인감 모양(원형/사각, 색 선택)으로 그려 줍니다. 배경이 투명해 문서 위에 그대로 찍힙니다
이미지 올리기	이미 갖고 있는 도장·서명 이미지
직접 그리기	마우스·터치로

도장과 서명은 이름표 구분일 뿐 쓰이는 방식이 같습니다.
여러 개 만들 수 있고, 그중 [기본] 으로 지정한 하나가 결재할 때 자동으로 찍힙니다.
★ 기본이 없으면 도장 없이 결재됩니다. "결재했는데 도장이 안 찍혔다"의 원인은 대부분 이겁니다.
★ 이미 찍힌 도장은 바뀌지 않습니다. 도장을 바꾸거나 지워도 과거 문서의 도장은 그대로 남습니다(문서에 이미지가 박제됩니다).
찍힌 도장은 그 문서를 볼 수 있는 사람에게 모두 보입니다.

🎬영상 촬영 예정약 3분

도장 만들고 결재에 찍기

이름으로 만들기·이미지 올리기·직접 그리기
기본 도장 지정
이미 찍힌 도장은 왜 바뀌지 않는지

v-approval-stamp

다른 업무에서 자동으로 올라오는 결재

출결·자산·자금에서 신청을 하면 결재 문서가 자동으로 만들어져 상신됩니다.

업무	무엇이 올라오나
출결	휴가·출장·재택·연장근로·근태 정정 신청(출결 관리)
자산	예약·대여 신청(자산 관리)
자금 · PMS	지출 집행(자금 관리, PMS)

그 화면에는 결재선을 고르는 자리가 없습니다. 결재 종류에 걸린 기본 양식의 결재선을 그대로 세웁니다.
문서 제목·본문은 신청 내용으로 채워지고, 승인되는 순간 그 업무에 반영됩니다 (휴가라면 그때 근태 기록이 생깁니다).

⚠️ 주의
자동 결재가 "기안"에 멈춰 있다면 원인은 둘 중 하나입니다 — ① 그 결재 종류에 기본 양식이 지정되지 않았거나 ② 그 양식에 결재선이 없습니다. 관리자에게 문의하세요.

문서를 지우거나 회수하면 원래 신청도 따라갑니다

결재 문서를 삭제·회수하거나 반려하면, 그 문서로 올라왔던 신청도 함께 취소·반려 됩니다. 문서만 사라지고 출결에는 "결재 진행 중"이 남아 있는 일이 없습니다.

이미 승인된 건을 되돌릴 때 — 취소 결재

결재까지 끝난 근태를 되돌리려 하면 바로 취소되지 않습니다.

출결 화면에서 [승인 취소] 를 누릅니다.
"[취소] 근태 신청" 결재가 새로 상신됩니다.
그 결재가 승인돼야 휴가 기록이 지워집니다.

★ 꼭 알아 둘 것
원래 문서는 "승인" 상태로 그대로 남습니다. 그 승인은 실제로 있었던 일이라 지우지 않습니다 — 지우면 결재 이력이 사후에 조작되는 셈입니다. 대신 두 문서가 서로를 가리킵니다.

원래 문서: "이 결재로 승인된 근태는 취소되었습니다 → 문서 #번호"

취소 문서: "이 문서는 이미 승인된 근태를 취소하기 위한 결재입니다 → 원 문서 #번호"

취소 결재가 반려되면 원래 승인은 그대로 살아 있고, 다시 취소를 시도할 수 있습니다.

결재가 끝난 문서는 고칠 수 없습니다

상태	수정	결재선 변경	삭제	회수
기안 중	○	○	○	—
진행 중	✕	✕	✕	아무도 결재하지 않았을 때만 ○
완료·반려	✕	✕	✕	✕

★ 꼭 알아 둘 것
이건 제약이 아니라 목적입니다. 결재자가 본 내용과 나중 내용이 달라질 수 있다면 결재라는 절차 자체가 뜻을 잃습니다. 고칠 일이 있으면 새 문서를 올리세요.

⚖️ 지출 증빙은 세무 관련 장부·증빙으로 5년 보존해야 합니다(국세기본법 제85조의3). 결재 문서와 첨부한 영수증이 그 증빙의 일부가 될 수 있으므로, 문서를 지우지 않는 구조가 여기에 맞습니다. 다만 적격증빙(세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증)의 원본 관리는 별도로 챙기셔야 합니다 — 결재 첨부는 사본입니다.

권한이 없는 결재 종류 — 관리자에게 요청하기

기안 화면 위쪽의 "기안할 수 없는 결재 종류" 를 펼치면, 권한이 없어 못 쓰는 종류가 이름만 나옵니다. [권한 요청] 을 누르고 어떤 업무에 필요한지 적으면 관리자에게 알림이 갑니다(메신저 알림 방에도 함께 뜹니다).

상태	뜻
요청 중	관리자가 아직 처리하지 않았습니다. 같은 종류에 다시 요청할 수는 없습니다
반려됨	관리자가 사유와 함께 반려했습니다. 사유는 알림에서 볼 수 있고, 다시 요청할 수 있습니다
(목록에서 사라짐)	승인되어 이제 기안할 수 있습니다 — 결재 종류 목록에 나타납니다

자주 막히는 것

증상	원인과 해결
[+ 새 문서] 버튼이 없다	그 직원에게 결재 종류 쓰기 권한이 하나도 없습니다. "기안할 수 있는 결재 종류가 없습니다" 가 뜹니다
상신하니 "그룹 결재선이 비어 있다"	그 부서·직급·직책에 사람이 없습니다
부서장이 자기 휴가를 올렸는데 상신 거부	"기안자의 부서장" 자리를 채울 사람이 없습니다(본인은 제외되므로). 관리자가 맨 위 부서(본부)에 부서장을 지정하면 자동으로 채워집니다
결재했는데 도장이 안 찍혔다	도장 목록에 [기본] 으로 지정된 것이 없습니다
자동 결재가 "기안"에 멈춰 있다	종류에 기본 양식이 없거나, 양식에 결재선이 없습니다
상신 후 결재선을 못 바꾼다	정상입니다. 새 문서를 올리세요
완료된 문서를 못 지운다	정상입니다. 결재 이력은 지우지 않습니다
근태는 취소됐는데 문서는 "승인"이다	정상입니다. 취소 결재 문서가 따로 생기고 두 문서가 서로를 가리킵니다
내 문서가 어디까지 갔는지 모르겠다	문서 상세의 결재선에 지금 차례인 사람 이름이 표시됩니다

함께 볼 문서

지출을 결재로 올린다 — 전체 흐름을 순서대로
출결 관리 — 결재를 거치는 근태 신청
자금 관리 — 원장에서 자동으로 올라오는 결재
관리자용: 전자결재 관리