유통·도소매·이커머스

물건이 들어오고 나가고, 거래처가 많고, 돈이 제때 안 들어오는 회사를 떠올리며 썼습니다. 식자재 도매, 부품 유통, 수출입 무역, 온라인 판매, 총판·대리점, 장비 임대 어느 쪽이든 대체로 맞습니다.

이 업종에서 그룹웨어에 기대하는 것은 대개 이 셋입니다.

• 거래처 정보가 담당자 휴대폰에만 있다 — 담당이 그만두면 통째로 사라집니다.
• 미수가 얼마인지 아무도 정확히 모른다 — 매출은 잡혔는데 통장에 없습니다.
• 재고를 여러 곳에서 센다 — 엑셀, 창고 장부, 쇼핑몰 관리자. 서로 안 맞습니다.

이 셋은 사실 한 줄로 이어져 있습니다. 거래처 카드에 견적을 내고, 수주한 물건을 납품하면 재고에서 빠지고, 청구하면 자금 원장에 미수로 잡히고, 돈이 들어오면 수금 완료가 됩니다. 예전에는 이 시스템이 그중 원장과 거래처 명함 정도만 맡았지만, 지금은 판매 관리 · 재고 관리 · 거래처 관리가 생겨 이 줄 전체가 한 곳에 있습니다. 그래서 이 문서는 그 줄을 따라갑니다.

⚠️ 주의

전제 하나. SynapseWorks는 쇼핑몰 관리자나 회계 프로그램을 대신하지 않습니다. 오픈마켓·쇼핑몰의 주문 연동, 국세청 전자세금계산서 전송, 재고를 원가로 평가하는 원가 회계는 하지 않습니다. 대신 견적 → 수주 → 납품(재고 출고) → 청구(원장) → 수금, 구매 입고 · 창고 · 로트 · 실사, 거래처 회사 카드와 사업자 정보는 여기서 됩니다. 주문이 쇼핑몰에서 자동으로 들어오는 회사라면 아래 "재고" 절에서 어디를 정본으로 둘지 먼저 정하세요.

💡 체험 회사로 직접 보기 — 홈페이지 체험 페이지의 두 회사가 이 문서의 모습을 실제 데이터로 보여 줍니다. 한빛글로벌무역은 K-뷰티 수출 무역 회사입니다 — 수출 오더 · 국내 B2B 도매 판매 문서(견적부터 반품까지), 인천 물류센터 · 부산 보세창고 · 불량·반품 창고, 로트로 관리하는 홍삼·선크림, USD 외화 원장이 있습니다. 한결오피스렌탈은 복합기 임대 회사입니다 — 거래처 카드 84곳(사업자 정보가 있는 회사 카드), 재고에서 장비로 넘긴 복합기 550대 중 500대가 임대 고객사에 배정돼 있고, 창고 도면에서 랙마다 부품·토너 재고와 부족이 보입니다(이 회사는 메뉴 이름을 「장비 관리」 · 「창고 도면」처럼 자기 말로 바꿔 두었습니다). 계정과 비밀번호는 체험 페이지에 있습니다 — 체험 회사로 둘러보기.

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이 회사의 하루

오전 9시. 영업팀 한지훈 님이 홈을 봅니다. 판매 관리의 오늘 할 일에 🔴 납기 2일 지남 · 미출고 한 건과 🟡 납기 1일 남음 두 건이 있습니다. 어제 올린 지출결의서는 아직 결재 중입니다.

오전 10시. 신규 거래처 방문. 명함을 받아 휴대폰으로 인맥 관리의 [명함으로 채우기] 를 누르고 사진을 찍습니다. 이름·회사·직책·휴대전화가 채워지고, 노란 칸만 확인해 저장합니다. 이어 그 회사를 거래처 카드로 만들어 사업자등록번호·대표자·업태·종목·계산서 메일을 넣고, 방금 만든 명함을 담당자로 [거래처에 잇기] 합니다. 다음에 누가 그 거래처를 맡아도 회사 정보와 담당자가 함께 남습니다.

오전 11시. 사무실로 돌아와 그 거래처에 견적서를 만듭니다. 품목을 고르면 단가가 그 시점 값으로 채워지고, 금액은 저장할 때 서버가 계산합니다. [견적서 인쇄] 로 공급자·공급받는자 두 칸 머리표가 찍힌 견적서를 보냅니다.

오후 1시. 지난주 견적이 수주로 바뀌었습니다. [수주] 를 누르자 그 거래처의 딜 단계가 "계약"으로 올라갑니다. 창고 담당자는 상세 화면 아래 납품하면 빠질 재고 표에서 가용 재고를 확인합니다.

오후 2시. 물건이 나갑니다. [납품] 을 누르는 순간 품목이 재고에서 빠집니다 — 로트 품목은 유효기한이 빠른 것부터. 따로 출고를 적지 않습니다.

오후 3시. 어제 납품한 건을 [청구] 합니다. 한 번 더 묻고, 자금 원장에 매출 한 줄이 미수로 생깁니다. 그 순간 거래처의 사업자 정보가 이 청구에 굳습니다.

오후 4시. 경리 담당자가 은행 거래내역을 받았습니다. 자금 원장의 [엑셀 붙여넣기] 에 표를 그대로 붙이고 [읽어 들이기] → [검사] → [등록]. 40줄이 한 번에 들어갑니다. 택시 영수증은 [영수증으로 채우기] 로 사진을 찍어 넣습니다.

오후 5시. 공급처에서 물건이 들어왔습니다. 창고 담당자가 재고 관리 > 구매 입고에 "3 박스"라고 받은 그대로 적습니다. 재고에는 개수로 바뀌어 들어가고, 회사 설정대로 구매 결재와 원장 지출이 함께 생깁니다.

월말. 재무 부서장이 자금 마감을 돌립니다. 미리보기에서 무엇이 잠기는지, 어떤 통화의 환율이 필요한지 확인합니다. 수출 거래가 있어 USD 환율을 넣고 마감합니다.

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무엇을 켜고 무엇을 미룰까

★ 꼭 알아 둘 것

판매 · 재고 · 거래처 관리는 기본으로 꺼져 있습니다. 회사 설정 > 업무 영역에서 켭니다. 그리고 자금 관리와 판매 관리는 켜도 권한이 있는 사람에게만 탭이 보입니다 — 단가와 할인율, 장부가 있다는 사실 자체가 정보이기 때문입니다. 판매는 판매 카테고리 권한, 자금은 재무팀 소속이 기준입니다.

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거래처 — 담당자 휴대폰에서 회사 카드로

담당자 명함에 회사 이름을 적어 두는 것만으로는 두 가지가 안 됩니다. 같은 회사가 여러 벌로 갈리고(「(주)가나상사」·「가나상사」·「가나상사(주)」), 담당자가 이직하면 과거 거래가 그 사람을 따라갑니다. 거래는 회사와 한 것인데 문서가 사람을 가리키고 있기 때문입니다.

그래서 거래처 관리는 카드의 주인공이 회사입니다. 판매 문서·자금 원장·구매 입고가 이 회사 카드를 가리키고, 담당자는 사람 카드로 따로 두어 소속만 잇습니다.

거래처 카드 만들기

관리자가 인맥 분류 하나의 성격을 「거래처」로 정해 두면(예: 매출처, 매입처), 그 분류가 거래처 목록이 됩니다. 거래처 폼에는 사람 칸 대신 사업자 정보가 있습니다. 업종 기본 세팅 「유통」을 쓰면 매입처 · 매출처 분류가 처음부터 성격 「거래처」로 만들어집니다. ★같은 이름의 분류가 이미 있던 회사라면 세팅이 그 분류를 건너뛰니, 성격이 「거래처」인지 한 번 확인하세요.

⚠️ 주의

이 시스템은 국세청에 전송하지 않습니다. 계산서 발행은 홈택스 등 밖에서 하고, 여기서는 항목을 정확히 보관하고 · 견적서·거래명세서에 싣고 · 청구 시점에 굳히고 · 반출합니다.

💡 우리 회사 정보도 채워 두세요. 관리자 메뉴 > 회사 정보의 업태·종목까지 채워야 견적서 머리표의 공급자 칸이 완성됩니다.

담당자는 사람 카드로, 이직은 한 번에

담당자 명함은 지금까지처럼 사람 카드로 만들고 [거래처에 잇기] 로 소속만 잇습니다. 명함은 [명함으로 채우기] 로 사진을 찍으면 이름·회사·직책·연락처를 읽어 빈 칸만 채워 줍니다 — 사진은 회사 서버 안에서만 읽고, 저장은 직접 누릅니다. 명함 여러 장은 [엑셀 대량등록] 으로 한 번에 올립니다.

담당자가 이직하면 사람 카드의 [거래처 변경] 한 번이면 됩니다. 카드를 새로 만들지 마세요 — 상담 기록과 명함이 옛 카드에 남습니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

과거 거래 기록은 옛 거래처에 그대로 남습니다. 옮겨지는 것은 이 사람의 소속뿐이고, 소속 이력 (언제부터 언제까지 어디에)이 쌓입니다.

💡 이미 명함에 글자로 적어 둔 회사명이 많다면 좌측 거래처 잇기에서 같은 이름끼리 묶어 한꺼번에 잇습니다. ★비슷한 이름은 기계가 합치지 않습니다 — 같은 회사인지는 사람만 압니다.

⚖️ 거래처 담당자 정보도 개인정보입니다. 명함으로 받은 것을 업무 목적으로 보관하는 것은 일반적으로 문제가 없지만, 보유 기간과 파기 기준은 정해 두어야 합니다(개인정보 보호법 제21조). 거래 종료 후에도 무기한 남겨 두지 마세요 — 분류에 보관주기를 걸어 두는 것이 가장 간단합니다. 여기 적은 법 기준은 일반적인 안내이고 법률 자문이 아닙니다.

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판매 — 견적에서 수금까지

판매 관리의 문서 한 장이 거래 하나입니다. 상태가 견적 → 수주 → 납품 → 청구 → 수금 완료로 움직이고, 상세 화면에는 지금 갈 수 있는 다음 한 칸의 버튼만 보입니다.

★ 꼭 알아 둘 것

재고에서 빠지는 품목이 있으면 납품을 건너뛸 수 없습니다. 수주에서 바로 청구로 가면 재고가 영영 안 빠지기 때문입니다. 용역만 있는 문서는 바로 청구할 수 있습니다.

★ 재고보다 많이 나가도 납품은 막지 않고 노랗게 알려만 줍니다. 실물이 먼저 나가는 현장이 흔해서입니다. 다만 단위를 재고 단위로 바꿀 수 없는 줄(환산 없음)은 막힙니다 — 얼마가 빠졌는지 모르는 기록은 맞출 방법이 없어서입니다.

⚠️ 품목을 고르지 않고 이름만 적은 줄은 납품해도 재고에서 빠지지 않습니다. 운송비·설치비처럼 원래 품목이 없는 줄이면 괜찮지만, 상품이라면 꼭 품목을 고르세요. 작성 화면에 노란 경고가 뜹니다.

돌아온 물건은 반품 문서로. 원래 판매 문서는 고치지 않고, 상세의 [반품 만들기] 로 반품 문서를 만들어 확정합니다. 재고로 다시 들어오고(불량이면 가용이 아닌 창고로), 청구된 뒤라면 반품 금액만큼 매출이 되돌려집니다.

미수는 따로 세지 않습니다. 판매 관리의 미수금은 자금 원장을 그대로 비춘 목록이라, 경리가 원장에서 수금 처리를 하면 여기서도 빠집니다. 오늘 할 일의 🔴 청구 후 O일 미수도 같은 근거로 셉니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

판매 현황은 통화가 여럿이면 통화별로 나눠 보여 줍니다 — 원화와 달러를 한 숫자로 더하지 않습니다. 참고 마진은 납품 때 굳힌 참고 원가(최근 입고 단가)로 계산한 가늠값이고, 장부에는 적히지 않습니다.

💡 금액이 큰 판매 문서에 결재를 태우거나(판매 설정의 기준), 공급계약에 전자서명을 받거나, 메신저에서 바로 견적을 만드는 것도 됩니다 — 자세한 것은 판매 관리.

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재고 — 한 곳만 정본으로

솔직하게 정리하겠습니다. 재고 관리는 구매 입고 → 창고별 수량 → 판매 납품 출고를 한 원장으로 이어 주고, 입고 단가·거래처도 남깁니다. 로트와 유효기한, 실사, 창고 간 이동까지 됩니다. 없는 것은 쇼핑몰·오픈마켓 주문 연동입니다.

★ 꼭 알아 둘 것

같은 물건의 수량이 두 곳에 적히면 반드시 어긋납니다. 이건 시스템의 문제가 아니라 구조의 문제입니다. 주문이 쇼핑몰에서 자동으로 들어오는 회사라면 그쪽을 정본으로 두고, 여기서는 부자재·판촉물·비품만 세는 것이 안전합니다. 어긋난 순간 둘 다 못 믿게 됩니다.

창고와 단위

• 창고는 실제 장소대로(본사 물류센터 · 보세창고 · 반품 창고) 만들고, 반품·불량·검수 대기처럼 팔면 안 되는 곳은 "가용"을 꺼 둡니다. 창고를 옮길 때는 창고 이동으로 적어 누가 언제 옮겼는지 남깁니다.
• 받은 단위 그대로 적습니다. 박스로 받으면 "3 박스", 드럼으로 받으면 "2 드럼" — 관리자가 품목별 환산을 적어 두면 재고 단위로 바뀌어 들어갑니다. ★적는 순간 그 환산으로 굳습니다.
• 안전재고를 품목마다 넣어 두면 그 밑으로 떨어진 품목이 재고 현황 맨 위에 모입니다. 발주 목록이 따로 필요 없습니다.

실사와 되돌리기

재고 관리 > 실사에서 창고를 골라 세면, 세는 동안 오간 양은 따로 빠져 출고를 멈추지 않아도 됩니다. 확정하면 차이만 조정으로 적힙니다. 잘못 적은 입출고는 지우지 않고 [되돌리기] 로 반대 기록을 남깁니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

박스·테이프 같은 부자재와 판촉물은 대부분의 회사가 아무 데서도 안 세고 있습니다. 그래서 갑자기 박스가 떨어집니다. 이건 재고 관리로 세는 것이 딱 맞습니다.

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장비를 빌려주는 회사라면 — 임대 장비를 거래처에 배정

복합기·정수기·POS처럼 장비를 고객사에 내보내고 매달 임대료를 받는 회사는 "지금 어느 고객사에 어느 장비가 몇 대 있나"가 가장 중요한 질문입니다. 이 질문은 재고가 아니라 자산 관리가 답합니다 — 한 대마다 일련번호·설치 위치·수리 이력이 따로 있기 때문입니다.

1. 장비도 재고 관리 > 구매 입고로 사서 들어옵니다(구매는 언제나 입고를 거칩니다).
2. 자산 관리 > [+ 새 자산] 에서 재고에서 꺼내 등록 › 한 대씩 나눠 등록을 켜고 일련번호를 한 줄에 하나씩 붙여 넣습니다. 줄 수만큼 자산이 한 대씩 생기고 재고에서 빠집니다(한 번에 500대까지, 전부 되거나 전부 안 됩니다).
3. 설치하면 자산 상세의 [지급] 에서 거래처를 고르고, 설치 위치(예: 「3층 복사실」)를 자리 칸에 적습니다.

• 자산 목록의 보유자 칸에 거래처 이름이 보이고 상태는 거래처에 나가 있음 — 사내 대여가 막힙니다.
• 거래처 카드 아래 나가 있는 자산에 그 고객사의 장비가 모입니다. 회수하면 저절로 빠집니다.
• 목록 검색에 거래처 이름을 넣으면 그 고객사에 있는 장비만 찾습니다.
• 토너·부품처럼 개수로 세는 것은 끝까지 재고입니다. 정비에 쓴 부품은 사내 사용으로 뺍니다.

★ 꼭 알아 둘 것

사람 명함은 고를 수 없습니다. 담당자가 이직하면 장비가 그 사람을 따라가면 안 되기 때문입니다.

💡 창고를 구역 단위(A랙 · 부품, B랙 · 토너, 불량 부품 · 반납 대기)로 만들어 두면 자산 관리의 자리 현황 도면에 재고 칸으로 올릴 수 있습니다. 랙마다 많이 있는 품목과 수량, 안전재고 미달(빨강)이 한눈에 보입니다 (자산 관리 설정 › 창고 도면).

⚠️ 매달 임대료 청구를 자동으로 만들어 주는 기능은 없습니다. 임대 계약서·월 청구는 판매 문서나 자금 원장에 사람이 적습니다. 장비가 "어디에 몇 대"인지는 자산이, "얼마를 받았나"는 원장이 맡습니다.

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자금 관리 — 돈의 정본

준비 순서 (관리자 → 재무 부서장)

준비가 안 되어 있으면 자금 화면 위에 무엇이 빠졌는지 안내가 뜹니다. 순서대로 채웁니다.

⚠️ 주의

2와 4는 둘 다 있어야 합니다. 부서만 만들고 부서장을 안 정하면 등록은 되는데 승인도 마감도 아무도 못 합니다.

⚠️ 7을 비워 두면 판매 문서를 청구할 때 "매출 계정과목을 정할 수 없습니다" 로 막힙니다. 아무 계정에나 적으면 경영 지표가 틀린 줄 모르게 틀리기 때문에 일부러 막아 둔 것입니다. 구매 지출 계정을 비우면 구매 입고는 재고에만 들어가고 원장에는 적히지 않습니다.

★ 자금 관리 탭은 권한이 있는 사람에게만 보입니다 — 메뉴가 있다는 사실만으로도 "이 회사가 장부를 쓴다"는 정보가 새기 때문입니다.

계정과목 — 유통업이라면 이렇게

표준 11종(매출·기타수입·인건비·외주비·자재비·임차료·지급수수료·여비교통비·복리후생비· 세금과공과·기타)이 회사 생성 시 들어가 있습니다. 유통업이라면 몇 개를 더 만드세요.

⚠️ 주의

코드와 구분(수입/지출)은 만든 뒤에 바꿀 수 없습니다. 과거 원장이 그 뜻으로 쌓여 있기 때문입니다. 방향이 다른 계정이 필요하면 새로 만들고 옛 것은 "사용"을 끄세요. 지우지 말고 끄는 것이 원칙입니다.

원장 적기 — 가계부처럼

판매 문서의 매출과 구매 입고의 지출은 저절로 적힙니다. 원장에 손으로 적는 것은 그 밖의 돈 — 운송비·수수료·임차료·경비입니다.

표 맨 아래 입력 줄에 적고 Enter를 누르면 저장되고 다음 줄로 넘어갑니다. 날짜· 계정과목·통화·정산 수단은 그대로 남으므로 같은 조건으로 여러 건 적을 때 편합니다.

같은 내용을 또 적을 때는 그 줄의 복제 아이콘을 누르면 오늘 날짜로 채워집니다.

영수증은 사진으로. 입력 카드의 [영수증으로 채우기] 로 영수증을 찍으면 날짜·금액·거래처·통화·정산 수단을 읽어 채우고(계정과목은 직접 고릅니다), 사진이 그 줄의 증빙으로 붙습니다. 공급가액+부가세가 합계와 다르거나 같은 영수증이 이미 등록됐을 수 있으면 알려 줍니다 — 나눠 결제한 경우도 있어 막지는 않습니다.

은행 내역은 붙여 넣으세요

이 업종에서 가장 시간을 아껴 주는 기능입니다. 오른쪽 위 [엑셀 붙여넣기] 에 표를 그대로 붙입니다. 열 순서는 날짜 · 계정과목 · 적요 · 거래처 · 금액이고 뒤에 통화·정산 수단을 더 붙여도 됩니다.

1. 붙여 넣고 [읽어 들이기] — 표가 줄 단위로 펼쳐집니다.
2. 이름이 달라 못 맞춘 계정과목은 그 줄에서 직접 고릅니다(빨간 글씨로 표시됩니다).
3. [검사] — 줄마다 "등록 가능"인지, 아니면 왜 안 되는지가 나옵니다.
4. 문제가 없으면 [N건 등록].

★ 꼭 알아 둘 것

전부 등록되거나, 하나도 등록되지 않습니다. 문제가 있는 줄이 하나라도 있으면 등록 버튼이 열리지 않습니다 — 절반만 들어간 장부는 다시 적는 것보다 고치기 어렵기 때문입니다.

⚠️ 결재가 필요한 계정은 붙여넣기로 등록하지 않습니다. 한 번에 결재 문서 수십 건이 만들어지면 무엇이 올라갔는지 아무도 알 수 없습니다. 그런 줄은 원장에서 한 줄씩 적어 결재를 태웁니다.

거래처를 거래처 카드와 연결하세요

거래처 칸에 글자를 치면 거래처 카드가 맨 위 묶음으로 뜨고(사업자번호·대표자가 함께 보여 "어느 가나상사인지" 그 자리에서 가립니다), 그 아래 최근 사용(이 회사 원장에 지금까지 적힌 이름)과 인맥이 나옵니다. 고르면 🔗 표시가 붙습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

한 번 적힌 이름은 나중에 바뀌지 않습니다. 거래처 카드에서 상호를 고쳐도 과거 원장에는 그때 적은 문구가 그대로 남습니다 — 그래야 그 시점의 세금계산서·영수증과 맞춰 볼 수 있습니다. 거래처 이름을 손으로 고치면 연결은 끊깁니다.

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미수·어음 — 이 업종의 진짜 문제

유통업에서 "매출은 늘었는데 돈이 없다"는 대부분 미수 때문입니다. 시스템은 이걸 정산 수단으로 다룹니다.

즉 미수로 적은 매출은 승인이 끝나도 "미정산" 으로 남습니다. 실제로 입금된 날 정산 확정을 찍어야 "완료"가 됩니다. 판매 문서의 청구는 처음부터 미수로 적히므로, 판매 문서에서 [수금 완료] 를 누르거나 원장에서 정산 확정을 찍습니다 — 어느 쪽이든 같은 원장 줄입니다.

월 합계 읽는 법

★ 꼭 알아 둘 것

경영지표에는 정산까지 끝난 것만 들어갑니다. 미수 매출을 실적으로 세면 "장부상 흑자, 통장은 비어 있음"이 됩니다. 이 시스템은 그렇게 세지 않습니다.

자금 마감 화면 아래의 미수·어음 현황에는 경과일수가 함께 나옵니다. 90일 넘은 미수가 목록에 있으면 그게 곧 회수 우선순위입니다. 거래처 목록의 미수금 칸도 같은 원장을 통화별로 보여 줍니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

물품 대금 채권의 소멸시효는 3년입니다(민법 제163조). 오래된 미수를 방치하면 청구권 자체가 사라집니다. 경과일수 목록을 정기적으로 보는 습관이 곧 회수율입니다. (시효 중단·연장은 별도 법률 검토가 필요합니다.)

외화가 있다면

수입·수출이 있으면 통화를 그대로 적습니다. 적은 통화 그대로 저장되고, 원화 환산은 마감할 때 붙습니다. 달러로 낸 견적·청구도 원장에 달러로 적힙니다.

• 그 달에 두 가지 이상 통화를 썼다면 합계 위에 전체 / KRW / USD … 탭이 생깁니다.
• 외화는 마감 전까지 합계에 들어가지 않습니다("환산 전 N건"으로 따로 알려 줍니다) — 달러와 원을 같은 자리에서 더할 수 없으니까요.
• 마감할 때 그날 기준 환율을 넣으면 원화 환산액이 박힙니다. 나중에 환율이 움직여도 이미 마감한 숫자는 변하지 않습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

환율이 빠진 통화가 있으면 마감이 거부됩니다. 환산하지 않은 채 잠그면 그 기간의 외화가 지표에서 영영 빠지기 때문입니다.

📌 판매 현황의 참고 마진은 원화 문서에만 계산합니다. 입고 단가가 원화라 달러 문서와 빼면 통화가 섞이기 때문입니다.

마감과 취소

마감하면 그 기간은 등록·수정·삭제가 모두 잠깁니다(부서장 포함). 잘못된 내역을 바로잡으려면 취소(마이너스 등록) 를 씁니다 — 반대 방향·같은 금액의 내역을 만들어 상쇄합니다. 세금계산서 수정발행과 같은 방식입니다. 판매 문서를 청구한 뒤 취소하는 것도 같은 방식입니다.

• 원본은 지워지지 않고 그대로 남습니다.
• 취소 내역의 날짜는 오늘입니다 — 지난달 보고 숫자를 소급해 흔들지 않습니다.
• 결재가 필요한 건이면 취소도 같은 결재 종류로 올라갑니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

상업장부와 영업에 관한 중요서류는 10년(상법 제33조), 세무 관련 장부·증빙은 5년(국세기본법 제85조의3) 보존해야 합니다. 취소를 삭제가 아니라 마이너스 등록으로 처리하는 방식이 이 요건과 맞습니다. 원본을 지우지 마세요. 여기 적은 법 기준은 일반적인 안내이고 법률 자문이 아닙니다.

⚖️ 세금계산서 발행·수정발행은 이 시스템의 기능이 아닙니다. 홈택스나 별도 시스템에서 처리하고, 그 결과를 원장에 반영하는 순서로 쓰세요.

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결재 — 유통업에서 꼭 만들 것

계정과목에 "결재 필요"를 걸어 두면 그 계정으로 원장을 적는 순간 기안 문서가 만들어지고 그 화면으로 이동합니다. 결재 종류는 계정과목이 정한 것이 미리 선택돼 있습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

결재가 끝나야 확정됩니다. 원장 상태는 결재 문서를 그대로 따라가므로, 승인되는 순간 그 내역이 "완료"로 바뀝니다.

자금 설정의 결재 임계 금액을 정해 두면, 계정과 무관하게 그 금액 이상은 결재를 탑니다. 구매 입고는 재고 설정의 구매 결재 임계 금액 · 구매 결재 종류가 따로 정합니다 — 둘 다 채워야 결재가 올라갑니다.

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이 업종에서 자주 하는 실수

판매 재고를 자산 관리로 세려 한다. 반드시 어긋납니다. 개수로 세는 상품은 재고 관리, 한 대씩 따로 관리하는 장비만 자산입니다.

판매 문서에 품목을 안 고르고 이름만 적는다. 납품해도 재고가 안 빠지고, 품목별 매출도 따로 놉니다.

거래처 칸에 사람 명함을 고른다. 그 사람이 이직하면 과거 거래가 새 회사로 따라가 보입니다. 거래처 칸에는 회사 카드를 고르고 담당자는 아래 칸에 따로 적으세요.

미수를 "완료"로 적는다. 정산 수단을 현금/계좌이체로 적어 버리면 미정산 집계가 안 됩니다. 받기 전까지는 미수로 적으세요.

거래처를 담당자 휴대폰에만 둔다. 담당이 바뀌면 관계가 통째로 끊깁니다.

같은 물건을 쇼핑몰과 여기서 따로 센다. 정본을 한 곳으로 정하세요.

은행 내역을 한 줄씩 손으로 친다. 붙여넣기 기능이 있습니다.

계정과목을 지운다. 과거 원장이 깨집니다. "사용"을 끄세요.

마감을 안 한다. 마감하지 않으면 지난달 숫자가 계속 바뀔 수 있습니다. 월 단위로 정하고 돌리세요.

외화 마감에서 환율을 안 넣고 넘어가려 한다. 마감 자체가 거부됩니다.

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첫 2주 계획

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함께 볼 문서

• 화면별 사용법: 판매 관리 · 재고 관리 · 자금 관리 · 인맥 관리 · 거래처 · 전자결재 · 자산 관리
• 관리자 설정: 자금 관리 · 재고 관리 설정 · 전자결재 관리 · 자산 관리
• 프로세스: 지출을 결재로 올린다
• 체험 회사: 체험 회사로 둘러보기 · 한빛글로벌무역 — 수출 판매 · 창고 · 한결오피스렌탈 — 임대 장비 · 창고 도면

📌 메모

이 문서는 2026-09-27 기준 기능으로 다시 확인했습니다.