유통·도소매·이커머스

물건이 들어오고 나가고, 거래처가 많고, 돈이 제때 안 들어오는 회사를 떠올리며 썼습니다. 식자재 도매, 부품 유통, 온라인 판매, 총판·대리점 어느 쪽이든 대체로 맞습니다.

이 업종에서 그룹웨어에 기대하는 것은 대개 이 셋입니다.

• 거래처 정보가 담당자 휴대폰에만 있다 — 담당이 그만두면 통째로 사라집니다.
• 미수가 얼마인지 아무도 정확히 모른다 — 매출은 잡혔는데 통장에 없습니다.
• 재고를 여러 곳에서 센다 — 엑셀, 창고 장부, 쇼핑몰 관리자. 서로 안 맞습니다.

⚠️ 주의

전제 하나. SynapseWorks는 ERP나 WMS가 아닙니다. 판매·구매 전표, 로트 추적, 입출고 자동화, 쇼핑몰 연동 같은 것은 하지 않습니다. 이 시스템이 잘하는 것은 거래처 정보, 돈이 오간 기록(원장), 결재, 사내 소통, 사무 비품 쪽입니다. 창고 재고를 여기서 관리하려 들면 반드시 실망하게 됩니다 — 아래 "재고" 절에서 어디까지가 현실적인지 정리했습니다.

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이 회사의 하루

오전 9시. 영업팀 한지훈 님이 홈을 봅니다. 어제 올린 지출결의서가 아직 결재 중입니다. 오늘 방문할 거래처 세 곳이 일정에 있습니다.

오전 10시. 신규 거래처 방문. 명함을 받아 휴대폰으로 인맥 관리 > 거래처 분류에 등록합니다. 회사명·부서·직책·휴대폰. 다음에 누가 그 거래처를 맡아도 정보가 남습니다.

오후 2시. 경리 담당자가 은행 거래내역을 받았습니다. 자금 원장의 [엑셀 붙여넣기] 에 표를 그대로 붙이고 [읽어 들이기] → [검사] → [등록]. 40줄이 한 번에 들어갑니다.

오후 3시. 어제 나간 매출 중 하나가 미수입니다. 정산 수단을 "미수"로 두었기 때문에 승인이 끝나도 완료가 아니라 미정산으로 남아 있습니다.

오후 5시. 사무용품이 떨어졌습니다. 총무가 자산 관리 > 소모품에서 신청합니다. 재고가 모자라면 신청 단계에서 바로 막힙니다.

월말. 재무 부서장이 자금 마감을 돌립니다. 미리보기에서 무엇이 잠기는지, 어떤 통화의 환율이 필요한지 확인합니다. 수입 거래가 있어 USD 환율을 넣고 마감합니다.

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무엇을 켜고 무엇을 미룰까

업무 영역	권장	이유
자금 관리	반드시	원장·미수·마감. 이 유형의 핵심
인맥 관리	반드시	거래처가 회사 자산이 되게
전자결재	반드시	지출·구매·단가 승인
게시판	반드시	공지, 단가표, 거래처 응대 지침
자산 관리	권장	사무 비품·차량·장비(창고 재고는 아래 참고)
일정 관리	권장	방문 일정, 결제일, 정기 발주
출결 관리	권장	외근이 잦아 출장 신청이 유용합니다
메신저	권장	영업-물류-경리 삼각 소통
회의 관리	정기 회의가 있다면
PMS	대개 불필요	신규 유통망 구축 같은 프로젝트가 있을 때만

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자금 관리 — 이 문서의 절반

준비 순서 (관리자 → 재무 부서장)

준비가 안 되어 있으면 자금 화면 위에 무엇이 빠졌는지 안내가 뜹니다. 순서대로 채웁니다.

순서	무엇을	어디서
1	회사에 자금 관리 업무를 켠다	업무 영역 설정(담당자에게 요청)
2	부서를 만들고 "재무팀" 옵션을 켠다	관리자 메뉴 > 조직 · 직원 > 부서 관리
3	그 부서에 직원을 배정한다	조직 · 직원 > 직원 관리
4	그 부서의 부서장(또는 대리인)을 지정한다	부서 관리 > 부서장
5	계정과목을 손본다(표준 11종이 이미 들어 있습니다)	자금 관리 > 계정과목 관리
6	결재를 태우는 계정이 있다면 등록자에게 그 결재 종류의 쓰기 권한	전자결재 관리

⚠️ 주의

2와 4는 둘 다 있어야 합니다. 부서만 만들고 부서장을 안 정하면 등록은 되는데 승인도 마감도 아무도 못 합니다.

★ 자금 관리 탭은 권한이 있는 사람에게만 보입니다. 업무 영역 중 유일합니다 — 메뉴가 있다는 사실만으로도 "이 회사가 장부를 쓴다"는 정보가 새기 때문입니다.

🎬 영상 v-admin-finance-setup — 재무팀 지정부터 계정과목까지

계정과목 — 유통업이라면 이렇게

표준 11종(매출·기타수입·인건비·외주비·자재비·임차료·지급수수료·여비교통비·복리후생비· 세금과공과·기타)이 회사 생성 시 들어가 있습니다. 유통업이라면 몇 개를 더 만드세요.

계정	구분	결재 필요	경영지표 연결
상품매출	수입	✕	매출
상품매입	지출	○(금액 큼)	—
운송비·물류비	지출	✕	—
판매수수료	지출	✕	—
광고선전비	지출	○	—
창고 임차료	지출	✕	—

⚠️ 주의

코드와 구분(수입/지출)은 만든 뒤에 바꿀 수 없습니다. 과거 원장이 그 뜻으로 쌓여 있기 때문입니다. 방향이 다른 계정이 필요하면 새로 만들고 옛 것은 "사용"을 끄세요. 지우지 말고 끄는 것이 원칙입니다.

원장 적기 — 가계부처럼

표 맨 아래 입력 줄에 적고 Enter를 누르면 저장되고 다음 줄로 넘어갑니다. 날짜· 계정과목·통화·정산 수단은 그대로 남으므로 같은 조건으로 여러 건 적을 때 편합니다.

같은 내용을 또 적을 때는 그 줄의 복제 아이콘을 누르면 오늘 날짜로 채워집니다.

은행 내역은 붙여 넣으세요

이 업종에서 가장 시간을 아껴 주는 기능입니다. 오른쪽 위 [엑셀 붙여넣기] 에 표를 그대로 붙입니다. 열 순서는 날짜 · 계정과목 · 적요 · 거래처 · 금액이고 뒤에 통화·정산 수단을 더 붙여도 됩니다.

1. 붙여 넣고 [읽어 들이기] — 표가 줄 단위로 펼쳐집니다.
2. 이름이 달라 못 맞춘 계정과목은 그 줄에서 직접 고릅니다(빨간 글씨로 표시됩니다).
3. [검사] — 줄마다 "등록 가능"인지, 아니면 왜 안 되는지가 나옵니다.
4. 문제가 없으면 [N건 등록].

★ 꼭 알아 둘 것

전부 등록되거나, 하나도 등록되지 않습니다. 문제가 있는 줄이 하나라도 있으면 등록 버튼이 열리지 않습니다 — 절반만 들어간 장부는 다시 적는 것보다 고치기 어렵기 때문입니다.

⚠️ 결재가 필요한 계정은 붙여넣기로 등록하지 않습니다. 한 번에 결재 문서 수십 건이 만들어지면 무엇이 올라갔는지 아무도 알 수 없습니다. 그런 줄은 원장에서 한 줄씩 적어 결재를 태웁니다.

🎬 영상 v-finance-ledger — 원장 적기와 엑셀 붙여넣기

거래처를 인맥과 연결하세요

거래처 칸에 글자를 치면 두 가지가 함께 뜹니다.

• 최근 사용 — 이 회사 원장에 지금까지 적힌 거래처. "지난번에 뭐라고 적었더라"를 해결합니다.
• 인맥 — 인맥 관리에 등록된 사람/회사. 고르면 인맥 카드와 연결되고 🔗 표시가 붙습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

한 번 적힌 이름은 나중에 바뀌지 않습니다. 인맥 카드에서 상호를 고쳐도 과거 원장에는 그때 적은 문구가 그대로 남습니다 — 그래야 그 시점의 세금계산서·영수증과 맞춰 볼 수 있습니다. 거래처 이름을 손으로 고치면 연결은 끊깁니다.

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미수·어음 — 이 업종의 진짜 문제

유통업에서 "매출은 늘었는데 돈이 없다"는 대부분 미수 때문입니다. 시스템은 이걸 정산 수단으로 다룹니다.

정산 수단	언제 완료되나
현금 · 계좌이체 · 카드	그 자리에서 완료
수표 · 어음 · 미수	돈이 들어와야 완료

즉 미수로 적은 매출은 승인이 끝나도 "미정산" 으로 남습니다. 실제로 입금된 날 정산 확정을 찍어야 "완료"가 됩니다.

월 합계 읽는 법

카드	뜻
수입 / 지출	승인 + 정산이 모두 끝난 금액
잔액	수입 − 지출
미정산	승인은 났지만 아직 안 들어온 돈
확정 전	승인 자체가 안 끝난 것

★ 꼭 알아 둘 것

경영지표에는 정산까지 끝난 것만 들어갑니다. 미수 매출을 실적으로 세면 "장부상 흑자, 통장은 비어 있음"이 됩니다. 이 시스템은 그렇게 세지 않습니다.

자금 마감 화면 아래의 미수·어음 현황에는 경과일수가 함께 나옵니다. 90일 넘은 미수가 목록에 있으면 그게 곧 회수 우선순위입니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

물품 대금 채권의 소멸시효는 3년입니다(민법 제163조). 오래된 미수를 방치하면 청구권 자체가 사라집니다. 경과일수 목록을 정기적으로 보는 습관이 곧 회수율입니다. (시효 중단·연장은 별도 법률 검토가 필요합니다.)

외화가 있다면

수입·수출이 있으면 통화를 그대로 적습니다. 적은 통화 그대로 저장되고, 원화 환산은 마감할 때 붙습니다.

• 그 달에 두 가지 이상 통화를 썼다면 합계 위에 전체 / KRW / USD … 탭이 생깁니다.
• 외화는 마감 전까지 합계에 들어가지 않습니다("환산 전 N건"으로 따로 알려 줍니다) — 달러와 원을 같은 자리에서 더할 수 없으니까요.
• 마감할 때 그날 기준 환율을 넣으면 원화 환산액이 박힙니다. 나중에 환율이 움직여도 이미 마감한 숫자는 변하지 않습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

환율이 빠진 통화가 있으면 마감이 거부됩니다. 환산하지 않은 채 잠그면 그 기간의 외화가 지표에서 영영 빠지기 때문입니다.

🎬 영상 v-admin-finance-close — 자금 마감과 환율 넣기

마감과 취소

마감하면 그 기간은 등록·수정·삭제가 모두 잠깁니다(부서장 포함). 잘못된 내역을 바로잡으려면 취소(마이너스 등록) 를 씁니다 — 반대 방향·같은 금액의 내역을 만들어 상쇄합니다. 세금계산서 수정발행과 같은 방식입니다.

• 원본은 지워지지 않고 그대로 남습니다.
• 취소 내역의 날짜는 오늘입니다 — 지난달 보고 숫자를 소급해 흔들지 않습니다.
• 결재가 필요한 건이면 취소도 같은 결재 종류로 올라갑니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

상업장부와 영업에 관한 중요서류는 10년(상법 제33조), 세무 관련 장부·증빙은 5년(국세기본법 제85조의3) 보존해야 합니다. 취소를 삭제가 아니라 마이너스 등록으로 처리하는 방식이 이 요건과 맞습니다. 원본을 지우지 마세요.

⚖️ 세금계산서 발행·수정발행은 이 시스템의 기능이 아닙니다. 홈택스나 별도 시스템에서 처리하고, 그 결과를 원장에 반영하는 순서로 쓰세요.

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재고 — 어디까지가 현실적인가

솔직하게 정리하겠습니다.

대상	시스템으로 관리	방법
판매용 상품 재고	✕ 권하지 않습니다	ERP·WMS·쇼핑몰 관리자에 두세요
사무 비품·소모품	○	소모형 자산
판촉물·샘플·사은품	○	소모형 자산
배송 부자재(박스·테이프·완충재)	○	소모형 자산
노트북·바코드 스캐너·PDA	○	대여형 또는 지급·배정
배송 차량·지게차	○	예약형

판매용 상품을 여기서 관리하지 말라는 이유는 명확합니다. 자산 관리는 수량만 셉니다 — 로트, 유통기한, 입고 단가, 매입처별 재고, 창고별 구분, 반품 처리가 없습니다. 판매 시스템과 따로 세면 반드시 어긋나고, 어긋난 순간 둘 다 못 믿게 됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것

같은 물건의 수량이 두 곳에 적히면 반드시 어긋납니다. 이건 시스템의 문제가 아니라 구조의 문제입니다. 재고의 정본은 한 곳에만 두세요.

반대로 부자재와 판촉물은 대부분의 회사가 아무 데서도 안 세고 있습니다. 그래서 갑자기 박스가 떨어집니다. 이건 자산 관리로 세는 것이 딱 맞습니다.

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거래처 — 담당자 휴대폰에서 회사 자산으로

인맥 관리에 공용 분류를 만들고 회사 전체 읽기 권한을 줍니다.

매입처            (명함, 공용)
매출처·거래처     (명함, 공용)
운송·물류         (명함, 공용)

• 엑셀 대량등록으로 한 번에 올립니다. 목록 위의 [엑셀 대량등록] → 예시 파일 받기 → 채워서 업로드. 열 이름만 맞으면 순서는 달라도 되고, 필요 없는 열은 빼도 됩니다.
• 시스템이 알아서 고쳐 주는 것이 둘 있습니다 — 이름이 비면 모름으로 채우고(회사·연락처만 있는 줄도 버리지 않습니다), 휴대폰이 1234-5678처럼 010 없이 적혔거나 엑셀이 맨 앞 0을 지워 1012345678이 됐으면 되살려 줍니다.
• 태그를 활용하세요 — 주력, 월말결제, 직송, 클레임주의 같은 식으로요.

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결재 — 유통업에서 꼭 만들 것

결재 종류	금액	결재선 예시	언제
지출결의서	○ (지출)	기안자의 부서장 → 재무팀 부서장	일반 지출
상품 매입 품의	○ (지출)	기안자의 부서장 → 대표	금액이 큰 매입
단가·할인 승인	✕	기안자의 부서장 → 영업본부장	특가 판매
대손 처리 품의	○ (지출)	기안자의 부서장 → 재무팀 부서장 → 대표	회수 불가 미수
휴가신청서	✕	기안자의 부서장

계정과목에 "결재 필요"를 걸어 두면 그 계정으로 원장을 적는 순간 기안 문서가 만들어지고 그 화면으로 이동합니다. 결재 종류는 계정과목이 정한 것이 미리 선택돼 있습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

결재가 끝나야 확정됩니다. 원장 상태는 결재 문서를 그대로 따라가므로, 승인되는 순간 그 내역이 "완료"로 바뀝니다.

자금 설정의 결재 임계 금액을 정해 두면, 계정과 무관하게 그 금액 이상은 결재를 탑니다.

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이 업종에서 자주 하는 실수

판매 재고를 자산 관리로 세려 한다. 반드시 어긋납니다. 부자재·판촉물만 세세요.

미수를 "완료"로 적는다. 정산 수단을 현금/계좌이체로 적어 버리면 미정산 집계가 안 됩니다. 받기 전까지는 미수로 적으세요.

거래처를 담당자 휴대폰에만 둔다. 담당이 바뀌면 관계가 통째로 끊깁니다.

은행 내역을 한 줄씩 손으로 친다. 붙여넣기 기능이 있습니다.

계정과목을 지운다. 과거 원장이 깨집니다. "사용"을 끄세요.

마감을 안 한다. 마감하지 않으면 지난달 숫자가 계속 바뀔 수 있습니다. 월 단위로 정하고 돌리세요.

외화 마감에서 환율을 안 넣고 넘어가려 한다. 마감 자체가 거부됩니다.

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첫 2주 계획

날	할 일	누가
1일차	업무 영역 켜기(자금·인맥·전자결재·게시판)	관리자
1일차	부서 등록, 경리팀에 "재무팀" 옵션 켜기, 부서장 지정	관리자
2일차	직원 계정 등록	관리자
2일차	계정과목 손보기(유통용 계정 추가, 경영지표 연결)	재무 부서장
3일차	결재 종류 3~5개 만들고 쓰기 권한 부여, 양식·결재선 지정	관리자
3일차	계정과목에 "결재 필요"와 결재 종류 연결	재무 부서장
4일차	인맥 분류 3개 만들고 엑셀 대량등록으로 거래처 이관	영업지원
4일차	마감 주기 정하기(대개 월)	재무 부서장
5일차	이번 달 원장부터 적기 시작 — 붙여넣기 시험	경리
2주차	게시판 분류 만들고 단가표·응대 지침 올리기	관리자
2주차	자산 분류(사무 비품·부자재·차량) 등록	총무
2주차	출결 켜기(외근 잦으면 출장 신청 안내)	관리자
4주차	첫 월 마감 돌려 보기 — 미수 현황 확인	재무 부서장

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함께 볼 문서

• 화면별 사용법: 자금 관리 · 인맥 관리 · 전자결재 · 자산 관리
• 관리자 설정: 자금 관리 · 전자결재 관리
• 프로세스: 지출을 결재로 올린다