디자인·광고·콘텐츠 에이전시

클라이언트 일이 여러 건 동시에 돌아가고, 건마다 사람과 시간과 돈이 다르게 들어가는 회사를 떠올리며 썼습니다. 디자인 스튜디오, 광고 대행사, 영상 제작사, 마케팅 에이전시, 개발 외주사, 컨설팅 펌 — 이름은 달라도 일하는 모양은 비슷합니다.

이런 회사의 고민은 보통 이렇게 생깁니다.

"이번 달 매출은 괜찮은데 왜 남는 게 없지?"

일이 잘 돌아가도 건별로 얼마를 벌고 얼마를 썼는지를 모르면 답이 안 나옵니다. 그걸 알려면 세 가지가 이어져야 합니다 — 일을 건 단위로 쪼개 두는 것(PMS 트리), 비용이 그 건에 붙게 하는 것(PMS 자금), 그리고 견적과 청구가 그 건에 붙게 하는 것(판매 관리). 셋이 이어지면 프로젝트마다 매출 · 원가 · 이익률이 한 화면에 나옵니다.

또 하나. 에이전시는 산출물에 대한 피드백이 업무의 절반입니다. 시안 3안, 수정 2차, 최종. 그 왕복이 카카오톡과 메일과 드라이브에 흩어지면 "최종_최종_진짜최종.psd"가 됩니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

체험 회사로 먼저 감을 잡으세요. 에이전시 체험 데이터는 아직 없습니다. 대신 체험 회사 코어소프트가 고객사 건을 프로젝트로 쪼개 돌리면서 판매 문서를 프로젝트에 연결해 수익성(매출 · 원가 · 이익률)을 보는 모습, 프로젝트에 걸린 계약서(전자문서)와 계약 품의, 종료된 프로젝트의 완료보고서와 다면평가를 실제 데이터로 보여 줍니다. 업종은 다르지만 "건별 손익"을 보는 방식은 같습니다. 계정과 둘러보는 순서는 코어소프트, 체험 회사 전체는 체험 회사로 둘러보기에 있습니다.

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이 회사의 한 주

월요일 오전. AE 윤소미 님이 PMS 트리를 봅니다. 진행 중인 클라이언트 프로젝트가 일곱 건. 각 건 아래에 기획·디자인·개발·검수가 하위로 붙어 있습니다. A브랜드 리뉴얼의 상세 맨 위 지표가 계획보다 뒤처져 있다고 알려 줍니다.

월요일 오후. 신규 클라이언트 킥오프. 회의 관리로 등록하고 회의록을 씁니다. 회의 중에 나온 요구사항은 그대로 본문에 적히고, 그 회의가 프로젝트에 연결됩니다. 클라이언트 담당자에게 받은 명함은 인맥 등록 화면의 [명함으로 채우기] 로 찍어 두고, 그 사람을 클라이언트 거래처 카드에 잇습니다.

화요일. 킥오프에서 정한 범위로 판매 관리에서 견적서를 만들어 인쇄(PDF로 저장)해 보냅니다. 계약서는 전자문서로 보내고, 클라이언트가 로그인 없이 링크에서 서명합니다.

수요일. 디자이너가 시안 1차를 게시판 "산출물" 분류에 올립니다. 첨부파일로 올리고, AE가 댓글로 클라이언트 피드백을 정리해 답니다. 시안 이미지와 PDF는 파일 이름을 누르면 내려받지 않고 바로 크게 보입니다. 2차 수정본은 같은 파일의 새 버전으로 올립니다.

목요일. 외주 촬영 비용 청구가 들어옵니다. AE가 그 프로젝트의 자금 > 집행에 등록하고 결재를 태웁니다. 승인되면 확정됩니다. 디자인팀장은 제작팀에 "촬영 소품 리스트 정리"를 업무요청으로 보냅니다.

금요일. 대표가 프로젝트별 수익성을 봅니다. A브랜드 리뉴얼이 계약가의 82%를 이미 썼는데 공정은 60%입니다 — 자금 대비 일정 카드가 "예산이 앞섬"으로 알려 줍니다. 지금 알아야 할 신호입니다.

프로젝트 종료 후. PM이 상태를 완료로 바꾸고 완료보고서에 한 줄을 남깁니다. 이어서 다면평가 세션을 엽니다. 인사고과가 아니라 회고용으로, "이번 건에서 뭐가 잘 됐고 뭐가 안 됐나"를 남깁니다.

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무엇을 켜고 무엇을 미룰까

💡 이렇게 하면 편합니다

회사를 새로 만든다면 업종 기본 세팅에서 디자인 · 광고 · 에이전시 업종을 고를 수 있습니다. 그 업종에 맞는 업무 영역·직급·직책·게시판 분류·직무 매뉴얼이 한 번에 만들어지고, 상단 메뉴는 PMS · 회의 관리 · 자금 관리 · 인맥 관리 · 게시판 · 일정 관리만 켜진 채 시작합니다 — 그대로 쓰라는 것이 아니라 출발점입니다(회사 유형별 추천 설정). 판매 · 전자문서 · 문서 관리는 꺼져 있으니 필요해지면 담당자에게 켜 달라고 하세요.

★ 자금 관리와 판매 관리는 회사가 켜기만 해서는 전 직원에게 보이지 않습니다. 권한이 있는 사람에게만 탭이 보입니다 — 메뉴가 있다는 것 자체가 단가·할인율 같은 정보라서입니다. AE에게 판매 분류 권한을, 재무 담당에게 재무팀 소속을 주세요.

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프로젝트 트리 = 클라이언트 건

2026년 진행 프로젝트                    (최상위)
 ├─ A브랜드 리뉴얼 (2026.03~06)
 │   ├─ 기획·리서치
 │   ├─ 아이덴티티 디자인
 │   ├─ 웹 제작
 │   └─ 가이드 문서
 ├─ B사 캠페인 영상 (2026.04~05)
 │   ├─ 프리 프로덕션
 │   ├─ 촬영
 │   └─ 편집·납품
 └─ C사 월간 운영 (2026.01~12)
     ├─ 1분기
     └─ 2분기

세 가지 팁

① 최상위는 연도나 사업부로. 클라이언트 건을 최상위로 만들면 새 건마다 관리자에게 요청해야 합니다. 2026년 진행 프로젝트 하나를 최상위로 두고 그 아래에 계약 건을 만드세요. 끝난 건은 완료로 바꾸면 트리에서 빠져 종료된 프로젝트 목록으로 가므로, 연도 최상위 하나에 계속 쌓아도 트리가 지저분해지지 않습니다.

② 리테이너(월 운영) 건은 기간으로 쪼개세요. 1년짜리 운영 계약을 프로젝트 하나로 두면 공정율이 아무 의미가 없습니다. 분기나 월로 하위를 만들면 진척이 보입니다.

③ 이름에 기간을 넣으세요. A브랜드 리뉴얼 (2026.03~06)처럼요. 같은 클라이언트와 매년 일하는 경우 트리에서 구분이 안 됩니다.

참여 인원에 이해관계자를 활용하세요

★ 꼭 알아 둘 것

역할 이름은 맡은 몫을 알아보게 하는 표시입니다. 권한이 다른 것은 PM과 검토자입니다 — 검토자가 있으면 PM이 바꾼 공정율은 검토자가 의견과 함께 승인해야 반영됩니다(CD가 「시안 확정」을 확인하고 승인). 검토자·이해관계자도 팀원처럼 글을 연결하고 지출을 등록할 수 있습니다. "보기만" 하게 막는 설정은 없습니다.

★ 같은 사람이 겹치는 기간에 여러 프로젝트에 배정되면, 멤버 목록에 "동시 진행 프로젝트 수" 경고 배지가 뜹니다. 에이전시에서 이 배지는 꽤 쓸모가 있습니다 — 한 디자이너에게 다섯 건이 겹쳐 있으면 그게 곧 다음 달 사고의 예고입니다.

프로젝트로 만들 일과 업무요청으로 보낼 일

"이 배너 사이즈만 바꿔 주세요", "지난 시안 원본 파일 좀 찾아 주세요" 같은 부탁까지 프로젝트 하위로 만들면 트리가 금방 못 볼 상태가 됩니다. 여러 사람이 여러 날 매달리는 일은 프로젝트, 한 사람이 한 번에 끝내고 사라지는 부탁은 업무요청입니다.

업무요청은 담당자를 한 명만 고르고, 담당자가 [완료]를 눌러도 요청한 사람이 [확인]해야 끝납니다. "했는데요?" — "그건 제가 부탁한 게 아닌데요"가 그 자리에서 드러납니다. 급하지 않은 부탁은 기한을 「여유」 로 두면 30일마다 "아직 필요한 일인가요?"를 물어봐 줍니다.

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산출물과 피드백 — 파일 버전을 시스템에 맡기기

에이전시에서 가장 아까운 시간이 "최종본 어느 거였죠?" 입니다.

시안은 게시판 글에, 수정본은 새 버전으로

게시판 "산출물" 분류에 시안 글을 하나 만들고, 파일을 첨부합니다. 수정본이 나오면 새 글을 쓰지 말고 그 파일의 [새 버전 업로드] 를 쓰세요.

• 파일마다 버전 이력이 남습니다 — 누가 언제 어느 버전을 올렸는지.
• 다운로드 이력도 남습니다(누가 언제 어디서 받아갔는지). 관리자 화면에서 봅니다.
• 글 자체의 수정 이력도 따로 쌓입니다. 두 버전을 골라 본문 차이를 나란히 볼 수 있습니다.
• 그림과 PDF는 파일 이름을 누르면 내려받지 않고 그 자리에서 크게 보입니다. 시안 검토 회의에서 파일을 하나씩 받아 열 필요가 없습니다.

피드백은 댓글로 모으세요

클라이언트 피드백을 AE가 정리해 댓글로 답니다. 그러면 시안·피드백·수정 이력이 한 화면에 남습니다. 카카오톡·메일·구두 지시가 섞이는 것보다 훨씬 낫습니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

"이건 클라이언트가 말한 것, 이건 내부 의견"을 구분하고 싶다면 댓글 앞에 [CL], [내부]를 붙이는 규칙 하나만 정하면 됩니다. 시스템이 나눠 주지는 않습니다.

클라이언트에게 시안 글 하나를 보여 주기 — 외부 공유

클라이언트는 우리 그룹웨어 계정이 없습니다. 시안 글 상세의 [외부 공유 신청] 에 이유를 적으면 회사 관리자가 승인한 뒤 공개 링크가 만들어지고, 클라이언트는 로그인 없이 그 글을 봅니다.

• 밖에서 보이는 것은 제목 · 등록일 · 본문 · 첨부파일 넷뿐입니다. 댓글은 보이지 않으므로 [내부] 의견이 새지 않습니다.
• 누가 봤는지는 "비로그인 사용자"로 IP·시각과 함께 남습니다.
• 확정되면 관리자가 [공유 회수] — 이미 보낸 링크가 즉시 닫힙니다.

⚠️ 주의

본문과 첨부는 그대로 나갑니다. 단가·내부 메모·다른 클라이언트 이름이 섞여 있지 않은지 신청 전에 반드시 확인하세요. 분류 권한으로 막아 두었던 것도 이 링크 앞에서는 소용이 없습니다.

파일이 본체인 것은 문서 관리로

브랜드 가이드 PDF, 로고 원본(AI·SVG), 폰트 라이선스, 최종 납품 패키지처럼 글이 필요 없고 파일 자체가 자산인 것은 문서 관리가 맞습니다. 탐색기처럼 폴더가 있고, 문서를 열어 [새 버전 올리기] 로 바꾸면 옛 파일이 버전으로 남으며 [이 버전으로 복원] 으로 되돌립니다.

분류 설계

계약서·견적서는 이제 게시판 분류가 아니라 판매 관리(견적서)와 전자문서(계약서)가 자리입니다. 게시판에 "계약·견적" 분류를 따로 두던 회사라면, 새 건부터는 그쪽으로 옮기세요.

★ 꼭 알아 둘 것

산출물 분류를 클라이언트별로 나누지 마세요. 클라이언트가 스무 곳이면 분류가 스무 개가 되고, 권한 관리가 지옥이 됩니다. 프로젝트 연결로 구분하면 충분합니다.

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건별 수익성 — 이 업종에서 가장 값이 큰 부분

견적부터 청구까지는 판매 관리에서

클라이언트에게 내는 견적서는 판매 관리에서 만듭니다. 품목(디자인 용역·촬영·운영 대행 월 단가 등)을 줄로 적으면 공급가액·부가세·합계는 저장할 때 계산되고, [인쇄] 로 견적서 서식이 나옵니다(PDF가 필요하면 인쇄 창에서 "PDF로 저장").

견적 → 수주 → 납품 → 청구 → 수금 완료
                       └ 여기서 자금 원장에 매출이 잡힙니다

수주가 확정되면 판매 문서를 수정해 아래쪽 프로젝트 칸에서 그 건을 고르세요. 견적 단계에는 프로젝트가 없는 게 보통이라, 수주 뒤에 잇는 것이 실제 순서입니다. 청구로 넘기는 순간 그 금액이 프로젝트의 매출이 됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것

판매 문서의 거래처 칸에는 클라이언트 회사 카드를 고르세요(아래 인맥 절). 담당자가 이직해도 과거 거래가 그 사람을 따라가지 않습니다.

예산은 계약가로 넣으세요

프로젝트 상세의 [자금] 에서 예산을 배정합니다. 에이전시에서는 이 값을 계약 금액으로 두는 게 가장 실용적입니다. 그러면 집행률이 곧 원가율이 되고, 공정율 바로 아래의 자금 대비 일정 카드가 "예산이 앞섬 / 일정이 앞섬"을 판정해 줍니다.

집행에는 유형이 있습니다

인건비 / 재료비 / 외주 / 기타. 에이전시라면 대략 이렇게 씁니다.

⚠️ 주의

내부 인건비는 자동으로 잡히지 않습니다. 시스템에는 급여 데이터가 없기 때문입니다. 굳이 넣고 싶다면 월 1회 "인건비 배부"를 사람이 계산해 집행 한 줄로 넣는 방식이 됩니다. 그게 부담스러우면 외부로 나간 돈(외주·재료·기타)만 넣어도 충분히 쓸모가 있습니다 — "이 건에서 밖으로 얼마가 나갔나"만 알아도 판단이 크게 달라집니다. 다만 그때 수익성 카드의 이익률은 내부 인건비를 뺀 숫자라는 것을 대표와 AE가 같이 알고 있어야 합니다.

수익성 카드 읽기

판매 문서가 연결된 프로젝트의 자금 화면에는 매출 · 원가 · 이익 · 이익률 카드가 생깁니다.

★ 꼭 알아 둘 것

아직 청구하지 않았으면 이익률이 "아직 매출이 없습니다"로 나옵니다. 0%가 아닙니다 — 안 판 것과 팔았는데 못 남긴 것은 다르기 때문입니다. 승인 대기 중인 지출도 원가에 넣지 않고 따로 알려 줍니다.

회사 전체로는 자금 원장에서 봅니다

프로젝트 집행과 판매 청구는 회사의 자금 원장에 함께 쌓입니다. 원장에서는 그 줄 앞에 프로젝트명 · 작성자 배지가 붙습니다. 즉 대표는 원장 하나만 보면 되고, AE는 자기 프로젝트만 보면 됩니다. 끝난 건들의 매출·이익은 종료된 프로젝트 목록에 한 줄씩 모입니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

외주비·구매 결재가 많아지면 관리자가 전결 규정(예: 외주비 300만 원 미만은 팀장 전결)을 옮겨 적어 두세요. 한도 안의 사람에게만 [전결] 단추가 나옵니다 (전결 규정).

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계약서는 전자문서로

견적이 수주가 되면 계약서가 필요합니다. 전자문서로 보내면 클라이언트 담당자는 받은 링크를 눌러 로그인 없이 서명하고, 연 시각과 IP가 기록됩니다. 전원이 서명하면 문서가 봉인되어 만든 사람도 관리자도 고칠 수 없습니다.

• 관리자가 자주 쓰는 용역 계약서·NDA를 양식으로 만들어 두면(워드·한글에서 붙여넣기) 값이 들어갈 자리와 도장 자리가 정해진 채 매번 불러 씁니다.
• 견적서·주문서 자체에 서명을 받고 싶다면 판매 문서 상세 아래의 전자서명 상자에서 바로 요청할 수 있습니다 — 서명하는 화면은 똑같이 전자문서 쪽입니다.
• 범위가 바뀌면 봉인된 계약서를 고치는 게 아니라 변경 계약서를 새로 만들어 서명받습니다.
• 봉인된 계약서를 그 프로젝트에 연결해 두세요. "원래 범위가 어디까지였죠?"가 나올 때 바로 꺼냅니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

시스템은 서명·봉인의 기록을 정확히 남길 뿐 법적 효력을 보장하지 않습니다. 효력은 다툼이 생겼을 때 판단됩니다. (일반적인 기준을 적은 것이고 법률 자문이 아닙니다.)

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클라이언트와 프리랜서는 인맥 관리로

에이전시는 사람이 자산입니다. 그런데 그 정보가 대개 담당자 휴대폰에 있습니다.

클라이언트는 회사 카드(거래처)로

관리자가 인맥 관리에 성격이 「거래처」 인 분류(예: 클라이언트)를 만들면, 클라이언트를 회사 카드로 만들 수 있습니다. 사업자등록번호·대표자·업태/종목·계산서 메일·결제 조건을 담고, 담당자는 사람 카드로 만들어 소속만 잇습니다.

• 클라이언트 쪽 담당자가 바뀌는 일이 이 업종에선 흔합니다. 옮긴 사람의 카드에서 [거래처 변경] 한 번이면 되고, 과거 거래는 옛 클라이언트에 그대로 남습니다. 옮겨 간 회사가 새 클라이언트가 될 수도 있으니 카드는 지우지 마세요.
• 거래처 상세의 거래 칸에서 그 클라이언트와의 판매 문서가 한눈에 보입니다.

프리랜서·외주처는 사람 카드로

• 공용 분류 프리랜서·외주처를 만들고 회사 전체 읽기 권한을 줍니다.
• 태그를 활용하세요 — 영상편집, 모션, 일러스트, 카피처럼 태그를 달아 두면 다음 프로젝트 때 찾기가 쉽습니다.
• 명함은 [명함으로 채우기] 로 사진을 찍어 채우고(사진은 회사 서버 안에서만 읽습니다), 쌓여 있는 명함 더미는 엑셀 대량등록으로 한 번에 올립니다.

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출결 — 야근이 잦다면 오히려 켜세요

에이전시는 "우리는 자유로운 분위기라 출퇴근 체크는 좀…"이라며 미루는 경우가 많습니다. 그런데 야근이 많은 회사일수록 기록이 회사를 지킵니다.

• 근무제를 선택근로 로 두면 지각을 판정하지 않습니다. 대신 주 근무시간 합계가 집계됩니다.
• 주 52시간에 가까워지면 화면에 경고가 뜹니다. 그걸 보고 인력을 붙이거나 일정을 조정할 수 있습니다.
• ⚠️ 퇴근을 안 찍으면 퇴근 체크 허용 시간이 지난 뒤 정상 근무 종료 시각으로 자동 등록됩니다. 마감 야근을 하고 안 찍으면 초과근무가 기록에서 사라지므로, 그런 날은 근태 정정으로 바로잡게 안내하세요.

⚖️ 법으로 정해진 것

근로시간·임금 관련 서류는 3년 보존 의무가 있고(근로기준법 제42조, 시행령 제22조), 분쟁이 생기면 기록이 없는 쪽이 불리합니다. "다들 알아서 일했다"는 증거가 되지 않습니다. 선택적 근로시간제를 실제로 운영하려면 근로자대표와 서면 합의가 필요하다는 점도 함께 확인하세요(근로기준법 제52조).

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프로젝트가 끝나면 — 완료보고서와 회고

에이전시는 같은 실수를 반복하기 쉽습니다. 사람이 바뀌고 클라이언트가 바뀌면 지난 건의 교훈이 사라지기 때문입니다.

① 완료로 바꾸고 완료보고서를 남기세요. 상태를 완료로 바꾸면 상세 화면에 완료보고서 상자가 열립니다. 계획 대비 기간, 예산·집행, 매출·이익·이익률까지 시스템이 채워 두고, 사람은 한 줄 정리만 써도 됩니다. 더 쓰고 싶으면 [더 적기]로 "주요 이슈와 대응", "교훈" 칸을 엽니다.

• 하위가 모두 끝나야 완료할 수 있습니다(최상위에서 강제 종결을 허용했다면 함께 닫을 수 있습니다).
• 완료한 프로젝트는 잠기고 트리에서 빠져 종료된 프로젝트 목록으로 갑니다. 그 목록에 건별 매출·이익이 나란히 보여 "어떤 종류의 건이 남는가"를 되짚기 좋습니다.

② 종료 회의를 회의 관리로 남기세요. 본문에 이 세 가지만 적어도 충분합니다.

■ 계약가 / 실제 집행 / 남은 것
■ 잘 된 것 (다음에도 할 것)
■ 안 된 것 (다음에 다르게 할 것)

③ 다면평가를 회고용으로 쓰세요. 완료보고서를 저장하면 뜨는 [다면평가 준비하기] 로 세션을 열 수 있습니다(자동으로 시작하지는 않습니다). PM이 가중치를 정한 뒤 개시하면 참여자가 서로를 평가하고, 게시물 축의 일부는 시스템이 자동 집계합니다(작성 글 수, 평균 CQI, 댓글·참조, 일정 준수율).

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이 업종에서 자주 하는 실수

클라이언트마다 게시판 분류를 만든다. 스무 개가 되면 권한 관리가 안 됩니다. 분류는 성격별로, 구분은 프로젝트 연결로.

리테이너 건을 프로젝트 하나로 둔다. 1년짜리 막대 하나가 공정율 50%에 멈춰 있습니다. 분기나 월로 쪼개세요.

자금만 넣고 판매는 안 넣는다. 비용은 보이는데 매출이 없어 이익률이 "아직 매출이 없습니다"로 남습니다. 견적서를 판매 관리에서 만들고 수주 뒤 프로젝트에 이으세요.

자금을 아예 안 넣는다. 이 업종에서 시스템 도입 효과의 절반이 여기 있는데, "귀찮아서" 안 넣습니다. 최소한 외부로 나간 돈만이라도 넣으세요.

시안을 새 글로 계속 올린다. "시안_2차", "시안_2차_수정", "시안_최종"이 목록에 쌓입니다. 같은 파일의 새 버전으로 올리세요.

외부 공유 전에 본문을 안 본다. 단가나 다른 클라이언트 이름이 섞인 채 링크가 나갑니다.

동시 진행 경고 배지를 무시한다. 한 사람에게 다섯 건이 겹쳐 있으면 다음 달에 사고가 납니다.

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첫 2주 계획

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• 관리자 설정: 자금 관리 · 판매 관리 · 게시판 관리 · 전결 규정
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📌 메모

이 문서는 2026-10-04 기준 기능으로 다시 확인했습니다.