문서 관리
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회사 자료를 폴더로 정리하고 버전을 관리하는 곳입니다. 컴퓨터의 탐색기를 생각하시면 됩니다 — 폴더가 있고, 그 안에 파일이 있고, 파일을 고쳐 올리면 이전 내용이 버전으로 남습니다.
💡 이렇게 하면 편합니다게시판과 무엇이 다른가요? 게시판은 글이 주인공이고 파일은 그 글에 붙는 첨부입니다. 문서 관리는 파일 자체가 주인공이라 글을 쓰지 않고도 자료를 모아 둘 수 있습니다. 양식·규정집·매뉴얼·사진처럼 글보다 파일이 본체인 것이 여기 옵니다.
문서 하나 = 파일 하나
★한 문서에는 파일이 하나입니다. 탐색기에 "파일 안의 파일"이 없는 것과 같습니다.
- 파일을 여러 개 골라 올리면 문서가 그만큼 생깁니다(탐색기에 여러 개를 끌어다 놓는 것과 같습니다)
- 계약서 본문과 별지처럼 여러 장이 한 묶음이라면, 각각 문서로 올린 뒤 참조로 이어 둡니다
| 문서 이름 | 목록에 보이는 이름입니다. 처음에는 파일 이름이 들어가고, 나중에 바꿀 수 있습니다 |
| 파일 이름 | 실제로 받았을 때의 이름입니다. 문서 이름과 달라도 됩니다 |
💡 이렇게 하면 편합니다이름을 따로 두는 이유가 있습니다. 파일이
견적_v3_최종_진짜최종.xlsx여도 목록에는 "2026 표준 견적 양식" 으로 보이게 할 수 있습니다.
★버전 관리 — 이 화면의 핵심
문서를 열고 [새 버전 올리기] 로 파일을 바꾸면, 지금 내용이 지워지지 않고 이전 버전으로 보관됩니다.
| 하고 싶은 것 | 어떻게 |
|---|---|
| 파일 바꾸기 | 문서를 열고 [새 버전 올리기] |
| 예전 내용 보기 | 버전 이력에서 그 줄의 [내려받기] |
| 예전 내용으로 되돌리기 | 그 줄의 [이 버전으로 복원] |
💡 이렇게 하면 편합니다"복원"을 눌러도 아무것도 사라지지 않습니다. 지금 버전은 그대로 남고, 고른 버전의 내용이 새 버전으로 하나 더 쌓입니다. 그래서 복원을 다시 되돌릴 수도 있습니다.
⚠️ 버전도 저장 용량을 씁니다. 10MB 파일을 열 번 고치면 실제로 110MB를 쓰고 있는 것입니다. 회사 저장 용량 화면에 "이 중 얼마가 옛 버전" 인지 함께 나옵니다.
폴더 두 가지
| 종류 | 뜻 |
|---|---|
| 🔒 나만 보는 폴더 | 개인 문서함. 나 말고는 아무도 못 봅니다 — 관리자도 못 봅니다 |
| 📁 공유 폴더 | 지정한 사람·부서에게 보이는 폴더 |
⚠️ 주의만든 직후에는 공유 폴더도 나만 보입니다. 폴더를 만들었다고 저절로 공개되지 않습니다 — [공유] 를 눌러 대상을 지정해야 동료에게 보입니다. 이것이 가장 흔한 문의입니다.
화면 보는 법
폴더는 왼쪽 메뉴에 있고, 고른 폴더의 내용이 오른쪽에 나옵니다. 다른 업무(게시판·인맥)와 같은 구조입니다.
| 하위 폴더가 함께 보입니다 | 목록 맨 위에 하위 폴더와 ⬆ 상위 폴더로 가 나옵니다 — 탐색기처럼 눌러서 들어갑니다 |
| 자세히 / 아이콘 | 표 오른쪽 위에서 고릅니다. 고른 보기는 다음에도 그대로 열립니다 |
| 정렬 | 이름 · 올린 날짜 · 크기 · 형식. 화살표로 오름/내림을 바꿉니다 |
하는 일
| 하고 싶은 것 | 어떻게 |
|---|---|
| 폴더 만들기 | 오른쪽 위 [새 폴더]. 지금 고른 폴더 아래에 만들지 고를 수 있습니다 |
| 파일 올리기 | 폴더를 고르고 목록 위에서 파일을 고른 뒤 [올리기] |
| 문서 이름 바꾸기 | 문서를 열고 이름을 고친 뒤 [저장] |
| 문서 옮기기 · 복사 | 그 줄의 [옮기기] / [복사] → 폴더를 고릅니다 |
| 문서 지우기 | 그 줄의 [삭제] → 휴지통으로 갑니다(되살릴 수 있습니다) |
| 폴더 옮기기 | 폴더를 고르고 위쪽 [폴더 옮기기] — 안에 든 문서와 하위 폴더가 함께 갑니다 |
| 폴더 이름 바꾸기 · 삭제 | 폴더를 고르고 위쪽 [이름 바꾸기] / [삭제] |
| 이름으로 찾기 | 폴더 안에서는 검색창, 전체에서는 상단 통합 검색 |
💡 이렇게 하면 편합니다[복사]는 진짜 사본입니다. 한쪽에서 파일을 바꿔도 다른 쪽은 그대로이고, 저장 용량도 그만큼 더 씁니다. 같은 파일을 여러 곳에서 보게 하고 싶은 것이라면 복사 대신 폴더 공유를 쓰세요.
휴지통
왼쪽 메뉴 맨 아래 휴지통에 지운 문서가 남습니다. [되살리기] 로 원래 폴더로 돌아갑니다.
⚠️ 주의완전히 없애는 것은 관리자만 할 수 있습니다(관리자 메뉴 > 파일 관리). 휴지통에 있는 동안에는 저장 용량을 그대로 차지합니다.
공유
폴더를 고르고 [공유] 를 누르면 직원 · 부서 · 직급 · 직책 · 회사 전체 중에서 대상을 지정할 수 있습니다. 게시판 분류 권한과 같은 화면입니다.
| 권한 | 할 수 있는 일 |
|---|---|
| 읽기 | 폴더가 보이고 문서를 받을 수 있습니다 |
| 쓰기 | 올리기 · 새 버전 · 옮기기 · 삭제를 할 수 있습니다 |
| 삭제 | 폴더를 지울 수 있습니다 |
💡 이렇게 하면 편합니다하위 폴더는 따로 정하지 않으면 물려받습니다. 상위 폴더에 "회사 전체 읽기 · 하위 포함"을 한 번 주면 그 아래가 전부 열립니다.
⚠️ 공유를 바꿀 수 있는 사람은 폴더 담당자 · 개인 폴더의 주인 · 그 폴더를 지울 수 있는 사람입니다. 그 밖에는 [공유] 버튼 자체가 보이지 않습니다. 아무도 공유를 못 하는 상태가 되면 관리자가 열어 줄 수 있습니다(아래 참고).
보관 설정
폴더마다 보관주기 · 중요도를 켤 수 있습니다([보관 설정]). 켜면 그 폴더의 문서에 만료일이 붙고 문서 생애주기(폐기·재검토) 대상이 됩니다.
⚠️ 주의기본은 꺼져 있습니다. 모르고 켜 두면 문서가 만료·폐기 대상이 되므로, 회사 규정이 정해진 폴더에만 켜세요.
자주 막히는 것
| 증상 | 원인과 해결 |
|---|---|
| 만들었는데 동료가 못 본다 | 공유를 안 했습니다. 가장 흔한 경우입니다 |
| 파일을 바꿨는데 예전 것이 필요하다 | 지워지지 않았습니다. 문서를 열고 버전 이력에서 받거나 복원하세요 |
| 파일 여러 개를 올렸더니 문서가 여러 개 생겼다 | 그것이 정상입니다. 문서 하나에 파일 하나입니다 |
| 문서를 열었는데 [새 버전 올리기] 가 없다 | 그 폴더에 쓰기 권한이 없습니다 |
| 폴더가 안 지워진다 | 안에 문서나 하위 폴더가 남아 있습니다(휴지통 포함). 먼저 비우세요 |
| 폴더를 옮길 수 없다 | 자기 하위 폴더 안으로는 옮길 수 없습니다. 양쪽 폴더에 쓰기 권한도 필요합니다 |
| 파일을 못 올린다 | 그 폴더에 쓰기 권한이 없거나, 회사의 저장 용량 상한을 넘었습니다 |
| 상단 메뉴에 문서 관리가 없다 | 회사가 그 업무를 켜지 않았습니다(관리자 메뉴 > 회사 설정) |
함께 볼 문서
- 게시판 — 글에 붙는 첨부는 그쪽입니다
- 문서 관리(관리자) — 회사 전체 폴더와 문서, 잠긴 폴더 열기
- 파일 관리(관리자) — 회사 전체 파일과 저장 용량