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병원·의원 등 의료기관

의원·한의원·치과·검진센터·요양병원처럼 환자를 맞이하는 공간이 있고, 교대로 사람이 돌아가며, 소모품이 계속 나가는 조직을 떠올리며 썼습니다.

시작하기 전에 가장 중요한 전제 하나를 분명히 하겠습니다.

⚠️ 주의

SynapseWorks는 EMR(전자의무기록)이 아닙니다. 환자의 진료 기록·처방·검사 결과는 이 시스템에 넣지 마세요. 이 시스템은 직원들이 쓰는 그룹웨어입니다 — 근무표, 내부 공지, 소모품, 장비, 결재, 근태를 다룹니다. 뒤에 나오는 "상담" 기능도 진료 기록이 아니라 상담·문의 응대 관리를 위한 것입니다.

⚖️ 진료기록부는 의료법 제22조·제23조와 시행규칙 제15조에 따라 종류별로 정해진 기간 (진료기록부 10년, 처방전 2년 등) 보존해야 하고, 의료기관 안에서 관리해야 합니다. 진료 정보를 그룹웨어에 옮겨 적는 순간 그 규정과 개인정보 보호법의 민감정보 처리 규정이 함께 걸립니다. 하지 마세요. 이 문서의 어떤 내용도 그렇게 하라는 뜻이 아닙니다.

이 선만 지키면, 의료기관에서 그룹웨어가 해결해 주는 문제는 꽤 많습니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

체험 회사로 직접 보기 — 병원을 그대로 옮긴 체험 회사는 아직 없습니다. 대신 이 문서에서 권하는 화면 둘은 다른 체험 회사에서 실제 데이터로 보실 수 있습니다. 베드·진료실 같은 자리 현황은 좌석마다 사용 중·곧 시작·빈자리가 색으로 보이는 하루틈 스터디라운지가 가깝고, 조직 용어와 메뉴 묶기(업종에 맞게 부르는 말과 묶음 메뉴)는 하모니피아노학원에서 볼 수 있습니다. 아이디와 비밀번호는 체험 페이지에 있습니다. 하루틈 스터디라운지 둘러보기 · 하모니피아노학원 둘러보기


이 병원의 하루

오전 8시 30분. 간호사들이 출근을 찍습니다. 오늘 누가 주간조이고 누가 오후조인지는 수간호사가 근무 캘린더에 이번 달치를 짜 두었습니다 — 직원은 내 출결의 내 교대 일정에서 앞으로 2주 차례를 봅니다. 원무·행정 직원은 평소대로 기본 근무 시각을 따릅니다.

오전 9시. 수간호사가 홈에서 부서 출결 현황을 봅니다. 오늘 근무 예정 인원 중 한 명이 미출근입니다. 어제 올라온 휴가 신청이 승인돼 있는지 확인합니다.

오전 10시. 처치실 간호사가 자리 현황의 도면에서 비어 있는 3번 베드를 누르고 [사용 시작] 을 누릅니다. 데스크에서는 도면만 보고 어느 베드·진료실이 비었는지 압니다. 끝나고 [사용 끝]을 잊어도 정해진 시간이 지나면 저절로 빈자리로 돌아옵니다.

오전 11시. 처치실에서 소독 소모품이 떨어져 갑니다. 담당 간호사가 재고 관리 > 사내 사용 신청에서 [신청하기]를 누르고 품목과 수량을 적습니다. 창고 담당자인 수간호사가 물건을 내주며 [처리]를 누르면 재고에서 빠지고, 재고 현황에 남은 양이 보입니다.

오후 2시. 원장이 게시판 "원내 공지"에 이번 주 진료 일정 변경을 올리고 [필독으로 지정] 합니다. 다음 날 보니 확인 17/20 — 야간 근무라 아직 못 본 세 명의 이름이 앞에 있습니다. 그 셋에게만 따로 알립니다.

오후 4시. 검진 문의 전화가 옵니다. 상담 담당자가 고객 상담 분류에 카드를 만들고 방문 경로(홈페이지/소개/전화)를 고른 뒤 상담 내용을 적습니다.

월말. 수간호사가 부서원 출결부를 확인하고 승인합니다. 야간·연장 시간이 따로 집계돼 있어 그대로 급여 담당에게 넘깁니다. 같은 날 원무팀장은 재고 현황 맨 위의 유효기한 임박 목록을 보고 다음 달 발주할 진료 재료를 정합니다.


무엇을 켜고 무엇을 미룰까

업무 영역 권장 이유
출결 관리 반드시 교대·야간·연장. 이 유형의 핵심
게시판 반드시 원내 공지, 감염관리 지침, 교육 기록
재고 관리 반드시 처치·소독 소모품, 진료 재료(로트·유효기한), 사무 비품
자산 관리 반드시 의료기기·비품·상담실, 그리고 자리 현황(베드·진료실 도면)
전자결재 권장 휴가·구매·비품 신청
일정 관리 권장 진료 일정 변경, 장비 점검, 교육, 당직표
메신저 권장 원내 빠른 연락. 자리에 PC가 없는 간호 인력은 휴대폰 앱으로
업무요청 권장(기본으로 켜져 있습니다) "장비 점검 좀 불러 주세요" 같은 부서 간 부탁
인사 관리 자격·교육 관리가 많다면 자격증 만료 알림, 증명서 발급. 기본 꺼짐 · 권한 있는 사람에게만 보임
문서 관리 권장 매뉴얼·서식·인증평가 자료 같은 파일을 폴더와 버전으로
인맥 관리 + 고객 상담 검진·미용·상담이 많다면 아래 절 참고
회의 관리 정기 회의가 있다면 감염관리위원회, 의료질 향상 회의
전자문서 직원 계약을 서명으로 받는다면 근로계약서·서약서. ★환자 동의서 용도가 아닙니다(아래 주의)
자금 관리 나중에 회계 프로그램이 있다면 굳이
PMS 대개 불필요 개원·증축 같은 프로젝트가 있을 때만
💡 이렇게 하면 편합니다

「업종 기본 세팅」에 "병원 · 의원 등 의료기관"이 있습니다. 회사를 만들 때(또는 나중에 회사 관리 화면에서) 고르면 출결 · 자산 · 재고 · 인맥 · 게시판 · 일정만 켜진 채 시작하고 (회의 · 전자결재 같은 나머지는 꺼져 있을 뿐입니다), 부서(원무행정 · 간호부), 직급(사원 · 주임 · 실장 · 원장), 직책(팀원 · 파트장 · 수간호사 · 원장), 게시판 분류(원내 공지 · 감염관리·안전 지침 · 교육 기록 · 인수인계)와 당직표 캘린더, "부서"를 "진료과" 로 부르는 조직 용어까지 한 번에 만들어 줍니다. 상단 메뉴에는 「진료 운영」(예약 현황 · 장비·진료실 · 베드 배치 · 환자 카드)과 「자재·비품」(재고 현황 · 사내 사용 신청 · 구매 입고) 두 묶음이 생깁니다. [미리보기]로 무엇이 생기는지 먼저 보고, 만들어진 뒤로는 병원 것이니 이름과 묶음을 자유롭게 고치세요. 분류 권한과 부서장 지정은 여전히 사람이 해야 합니다 (회사 유형별 추천 설정 · 메뉴 묶기).

⚠️ 묶음의 「환자 카드」는 인맥 관리의 카드 목록에 병원식 이름을 붙인 것입니다. 이름이 그렇다고 진료 정보를 적는 자리가 되는 것은 아닙니다 — 아래 「상담」 절의 선을 그대로 지키세요. 이름이 오해를 부를 것 같으면 메뉴 묶기에서 "상담 카드"로 바꾸시면 됩니다.


출결 — 교대 근무를 근무 그룹으로

의료기관은 근무 형태가 직군마다 다릅니다. 근무 그룹이 그 축입니다.

그룹 근무제 근무요일 시간
원무·행정(기본 근무) 고정근로 월~금 + 토 오전 09:00~18:00
간호 A조 고정근로 월~토 08:30~17:30
간호 B조 고정근로 월~토 13:00~22:00
야간 당직 고정근로 지정 22:00~08:00
근무 그룹 화면
📷근무 그룹 화면

네 가지만 기억하세요.

  • 한 사람은 한 그룹에만 속합니다. 조가 날마다 바뀌는 사람은 그룹을 옮기지 말고 아래 근무 캘린더로 날짜마다 조를 붙입니다.
  • 부서 통째로 배정할 수 있습니다. 간호부를 한 번에 그룹에 넣고, 예외인 사람만 따로 배정하면 됩니다(사람 배정이 부서 배정을 이깁니다).
  • 어느 그룹에도 배정하지 않은 직원은 기본 근무를 따릅니다.
  • 근무요일이 곧 연차 차감 기준입니다. 토요일이 근무일인 그룹은 토요일 휴가도 차감됩니다.
⚖️ 법으로 정해진 것

야간근로는 밤 10시~오전 6시이고 통상임금의 50% 이상 가산이 붙습니다(근로기준법 제56조). 또 임신 중이거나 산후 1년이 지나지 않은 근로자, 18세 미만자의 야간·휴일 근로는 원칙적으로 금지되고 예외적으로 본인 동의와 고용노동부 인가가 필요합니다(제70조). 시스템은 이 제한을 자동으로 막지 않습니다 — 근무표를 짤 때 사람이 확인해야 합니다.

⚖️ 휴게시간은 4시간에 30분, 8시간에 1시간 이상을 근로시간 도중에 주어야 합니다 (제54조). 근무 그룹의 휴게 칸을 비워 두면 실근로에서 빼지 않아 근무시간이 부풀려 집니다. 반드시 채워 두세요.

교대와 야간 당직 — 근무 캘린더

근무 캘린더. 위는 교대조 목록, 아래는 사람 × 날짜 편성표
📷근무 캘린더. 위는 교대조 목록, 아래는 사람 × 날짜 편성표

주간조·오후조·야간 당직처럼 날마다 근무 시각이 바뀌는 사람은 근무 그룹을 옮겨 다니게 하지 않습니다. 관리자 메뉴 > 출결 관리 > 근무 캘린더에서 교대조를 만들고 날짜에 붙입니다.

  1. [교대조 추가] — 주간 08:30~17:30 · 오후 13:00~22:00 · 야간 당직 22:00~08:00 처럼 이름 · 시작 · 종료 · 휴게를 적습니다. 종료가 시작보다 이르면 자정을 넘긴 것으로 읽습니다. 쉬는 날은 휴무조로 편성해 두어야 "편성 안 함"과 구분됩니다.
  2. 직원과 교대조를 고르고 [편성] 을 누르면 그 사람의 이번 달이 그 조로 채워집니다. 하루씩은 표의 날짜 칸을 눌러 붙입니다.
★ 꼭 알아 둘 것

편성한 날은 근무 그룹 설정보다 편성이 우선합니다. 그래서 지각·근무시간 판정이 그날의 조를 따라 맞게 나옵니다. 지난 날의 편성을 고쳤다면 근태 집계의 [근무시간 다시 계산]으로 그 구간을 다시 세세요.

모두가 보는 당직표는 여전히 공용 캘린더가 편합니다. 근무 캘린더는 관리자 화면이고 직원은 자기 차례만 봅니다. 당직표 캘린더(업종 기본 세팅을 쓰면 이미 만들어져 있습니다)에 그달 당직을 일정으로 넣어 두면 전 직원이 달력에서 봅니다 — 판정은 근무 캘린더, 공지는 당직표 캘린더로 나누면 됩니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

당직표 일정에는 제목에 이름을 넣으세요(8/14 당직 — 김OO). 달력에서 한눈에 보입니다.

부서장 지정이 곧 승인 권한입니다

수간호사·실장·팀장을 부서장으로 지정하면, 관리자 계정 없이도 이런 것들이 열립니다.

  • 부서원의 휴가·연장근로 신청 승인
  • 부서 출결부 일/주/월 보기와 월말 승인
  • 홈 화면의 부서 출결 현황 위젯

소모품과 장비 — 소모품이 가장 큰 값입니다

의료기관에서 관리가 안 되는 대표적인 것이 소모품입니다. "있는 줄 알았는데 없다"가 진료 중에 발생합니다.

소모품은 재고 관리의 품목입니다

쓰고 끝나는 물건은 자산이 아니라 재고 관리에서 셉니다.

품목 묶음 어디서 비고
처치·소독 소모품 재고 관리 사내 사용 신청 → 창고 담당자가 처리
진료 재료 재고 관리 로트별로 관리를 켜면 유효기한까지(아래)
사무 비품 재고 관리

산 물건은 재고 관리 > 구매 입고에 적습니다. 적는 순간 재고에 들어오고, 회사 설정에 따라 결재와 자금 원장까지 이어집니다.

직원은 재고 관리 > 사내 사용 신청에서 신청하고, 창고 담당자나 관리자가 물건을 내주며 [처리] 하면 그때 재고에서 빠집니다.

★ 꼭 알아 둘 것

처리하는 사람이 한 명뿐이면 아무도 안 씁니다. 그 사람이 수술 보조에 들어가 있거나 쉬는 날이면 신청이 쌓이고, 사람들은 그냥 가져갑니다. 그러면 재고가 안 맞고 도입한 의미가 사라집니다. 창고 담당자를 여럿(수간호사·자재 담당·조별 책임 간호사) 지정해 누구든 바로 처리할 수 있게 하세요(재고 관리 설정).

신청 단계에서는 막지 않습니다

사내 사용 신청은 재고가 모자라도 신청은 받습니다. 처리할 때 회사가 음수 재고를 막아 두었으면 그때 막힙니다. 모자라는 품목은 재고 현황 맨 위에 음수·안전재고 미달로 모이므로, 자재 담당이 아침마다 거기부터 보면 됩니다.

유효기한이 있는 재료 — 로트

입출고 입력의 로트 칸과 재고 현황의 유효기한 임박 목록
📷입출고 입력의 로트 칸과 재고 현황의 유효기한 임박 목록

주사기·소독제·진료 재료처럼 유효기한이 있는 품목은 품목 관리에서 로트별로 관리를 켭니다. 그러면 들어올 때마다 로트 번호와 유효기한이 함께 남고,

  • 나갈 때 자동 — 유효기한 빠른 순으로 두면 먼저 끝나는 로트부터 빠집니다(선입선출을 사람이 기억하지 않아도 됩니다).
  • 유효기한이 지난 로트는 자동으로 고르지 않습니다. 폐기로 적을 때만 직접 고릅니다.
  • 재고 현황 맨 위 유효기한 임박·경과에 30일 안에 끝나거나 이미 지난 로트가 모입니다.
⚠️ 주의

시스템의 로트는 장부입니다. 선반에서 오래된 것을 앞으로 빼 두는 일, 실제 폐기는 여전히 사람이 합니다. 구매 입고처럼 로트 칸이 없는 화면으로 들어온 것은 자동 로트가 붙으니, 품목 관리 > 로트 목록에서 실제 번호와 유효기한을 채워 주세요(재고 관리).

장비·공간은 자산 관리로

분류 종류 승인 방식 비고
의료기기 대여형 또는 지급 담당자 승인 이동식 장비
상담실·회의실 예약형 자동 승인
병원 차량 예약형 담당자 승인

QR을 붙이세요

[QR 라벨] 로 A4 라벨을 인쇄해 장비에 붙입니다. 휴대폰 기본 카메라로 찍으면 그 자산 화면이 열리고, 지금 할 수 있는 버튼 하나가 크게 뜹니다.

QR 라벨 인쇄 화면
📷QR 라벨 인쇄 화면

베드·진료실 — 자리 현황

자리 현황(왼쪽 공간 목록 · 가운데 도면 · 상태 범례)
📷자리 현황(왼쪽 공간 목록 · 가운데 도면 · 상태 범례)

수액실 베드, 물리치료 베드, 진료실·상담실처럼 자리마다 비었는지가 중요한 곳은 자산 관리의 자리 현황에 평면도처럼 그려 둡니다. 데스크에서 도면만 보고 어디가 비었는지 압니다.

색 뜻
빈자리(흰색) 지금 아무도 안 씁니다. [사용 시작] 으로 바로 씁니다
사용 중(빨강) 누가 쓰고 있고 끝나는 시각이 보입니다
곧 시작(주황) 30분 안에 예약이 잡혀 있습니다
못 씀(회색) 수리 중 등으로 쓸 수 없습니다
  • 베드 한 대 · 진료실 한 칸이 자산 한 건이고, 예약형으로 등록해야 [사용 시작]이 생깁니다.
  • [사용 끝]을 잊어도 정해진 시간(기본 50분, 관리자가 바꿉니다)이 지나면 저절로 빈자리로 돌아옵니다. "사용 중"은 켜고 끄는 스위치가 아니라 예약에서 계산되는 값이라, 끄는 걸 잊은 베드가 종일 빨갛게 남지 않습니다.
  • 층 안에 수액실·처치실처럼 하위 공간을 두면 층 도면에서 방까지 한 번에 보입니다.
  • 도면을 그리는 것(공간 추가 · 자산 놓기)은 회사 관리자의 일입니다 (자산 관리 › 자리 현황 만들기).
⚠️ 주의

자리에 보이는 이름은 [사용 시작]을 누른 직원입니다. 환자 이름을 적는 칸이 아닙니다 — 어느 환자가 어느 베드에 있는지는 EMR이나 병원의 기존 방식으로 관리하세요.

장비는 지급·배정으로

이동식 장비나 개인 지급 물품(태블릿, 개인 도구)은 [지급] 으로 사람·부서·자리를 지정합니다. 받는 사람이 [수령 확인] 을 누릅니다(대신 눌러 줄 수 없습니다).

1년에 한두 번 전수조사를 돌리면 장부와 실물이 맞춰집니다. [전수조사 시작] 버튼 하나로 2주짜리 회차가 열리고, 자산을 가진 직원에게 알림이 한 번 갑니다.


게시판 — 원내 공지가 실제로 읽히게

분류 켤 것 권한
원내 공지 상단 고정, 댓글 끄기 읽기 전체 / 쓰기 원무팀장·원장
감염관리·안전 지침 보관주기, 중요도 필수, 버전 기록 읽기 전체 / 쓰기 감염관리 담당
교육 기록 보관주기 길게, 중요도 높게 읽기 전체 / 쓰기 교육 담당
인수인계 댓글, 보관주기 짧게 읽기·쓰기 해당 부서
원무·행정 자료 본문 템플릿 읽기·쓰기 원무팀
필독 글의 상세. 확인 17/20과 아직 안 읽은 사람이 앞에 오는 이름 칩
📷필독 글의 상세. 확인 17/20과 아직 안 읽은 사람이 앞에 오는 이름 칩

꼭 읽혀야 하는 공지는 필독으로. 글 상세의 [필독으로 지정] 을 누르면 쓴 사람과 관리자에게 확인 17/20처럼 몇 명이 읽었는지와 아직 안 읽은 사람의 이름이 보입니다. 교대 근무라 공지를 놓치는 사람이 꼭 생기는 병원에서 특히 쓸모 있습니다 — 댓글로 "확인했습니다"를 받을 필요가 없습니다. 감염관리 지침이 바뀐 날이라면 팝업 공지에 끝나는 날짜를 넣어, 로그인하는 사람마다 화면 가운데에 뜨게 할 수도 있습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

필독은 글을 열었는지만 셉니다. 지침을 이해했는지까지 확인해야 한다면 교육 기록으로 남기세요.

필독이 아닌 글도 목록의 조회수 N명 · M회에서 앞이 읽은 사람 수입니다. 자주 다시 찾는 지침은 각자 북마크해 두면 게시판 좌측 「북마크한 글」 에 모입니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

매뉴얼·서식·인증평가 자료가 "파일"이라면 문서 관리가 맞습니다. 폴더에 두고 개정판은 [새 버전 올리기]로 바꾸면 지난 판이 버전 이력에 남고, 필요하면 되돌릴 수 있습니다 (문서 관리).

인수인계 분류의 본문 템플릿은 이 업종에서 특히 값이 큽니다.

■ 근무 조 / 일시 /
■ 인계자 → 인수자 /
■ 특이 사항 /
■ 확인 필요한 것 /
■ 물품·장비 상태 /
⚖️ 법으로 정해진 것

감염관리·의료질 향상 관련 기록과 직원 교육 기록은 의료기관 인증평가와 관련 법령에서 요구하는 항목이 많습니다. 해당 분류는 중요도를 높여 자동 폐기에서 빼 두세요. 보존 기간은 항목마다 다르므로, 애매하면 길게 잡는 편이 안전합니다.


상담 — 검진·미용·상담이 많은 곳이라면

인맥 관리의 하위 기능인 고객 상담을 켜면, 그 분류의 카드가 명함이 아니라 상담 기록이 됩니다. 검진센터, 피부과·성형외과, 치과 임플란트 상담, 한의원 첩약 상담처럼 문의부터 방문·결정까지 시간이 걸리는 곳에 맞습니다.

⚠️ 주의

다시 한 번 — 여기 적는 것은 진료 내용이 아닙니다. "언제 어떤 경로로 문의가 왔고, 어떤 안내를 했고, 다음에 언제 연락하기로 했는가"입니다. 증상·진단·처방은 EMR에 적으세요.

무엇이 달라지나

명함 분류 고객 상담 분류
등록 화면 회사·부서·직책·명함 이미지 상담일 · 성별 · 방문 인원 · 단계 · 금액 · 담당자 · 회사가 만든 선택지
상세 화면 연락처 카드 위 항목 + 상담 내용 · 지급 사은품 · 이력
상담 내용 입력과 날짜 고르기
📷상담 내용 입력과 날짜 고르기

선택지를 미리 만들어 두세요

방문 경로·관심 항목 같은 값을 직접 타이핑하게 두지 마세요. "인터넷" / "인터넷 검색" / "온라인"이 섞이면 통계가 통째로 무의미해집니다. 관리자가 인맥 카테고리 관리에서 그 분류를 고르고 그룹과 항목을 만듭니다.

병·의원이라면 대략 이런 그룹입니다.

그룹 용도 항목 예
방문 경로 유입 경로 홈페이지 · 검색 · 소개 · 간판 · 전화 · 블로그
관심 항목 분류 (진료과·시술 종류처럼 그 병원의 언어로)
연령대 분류 10대·20대·30대…
지역 분류 동/구 단위
★ 꼭 알아 둘 것

유입 경로 그룹은 회사에 하나만 둘 수 있습니다. 전환율 통계의 기준이 되기 때문에, 둘이면 "어느 쪽으로 셀 것인가"를 사람이 매번 판단해야 합니다.

⚠️ 선택지를 지우는 버튼은 없습니다. [내림]만 있습니다. 이미 쓰인 선택지를 지우면 과거 카드가 빈칸이 되기 때문입니다. 내리면 새로 고를 때만 목록에서 빠지고 기존 값은 그대로 보입니다.

상담 내용은 덧붙여 쌓입니다

  • 날짜 칸에서 상담한 날·시각을 고를 수 있습니다. 비워 두면 지금 시각으로 들어갑니다 (전날 상담을 다음 날 적는 일이 흔합니다).
  • 저장하면 이번에 쓴 내용만 지난 기록 위에 붙습니다. 지난 기록은 그대로 남습니다.
  • 그래서 같은 고객을 두 사람이 동시에 열어 두어도 서로의 기록을 지우지 않습니다.
  • 지난 기록을 고쳐야 하면 그 줄의 연필을 누릅니다(내가 적은 것이거나 관리자일 때).

단계와 금액

신규 → 가망 → 보류 → 잠재 → 계약 다섯 단계입니다. 금액 칸은 하나이고 뜻은 단계가 정합니다 — 계약이면 확정 금액, 그 앞이면 예상 금액입니다.

단계 이름은 병원의 말로 바꿀 수 있습니다. 관리자가 인맥 카테고리 관리에서 상담 분류를 고르면 계약 단계 칸이 나옵니다. 「신규 → 상담 완료 → 보류 → 재문의 → 예약 확정」처럼 이름을 바꾸고, 순서를 옮기고, 안 쓰는 단계는 숨길 수 있습니다. 다섯 단계를 새로 만들거나 지울 수는 없고, 원래 「계약」인 단계는 이름을 바꿔도 숨길 수 없습니다 — 전환율이 그 단계를 계약으로 세기 때문입니다.

계약 단계의 이름 바꾸기 · 순서 · 숨기기
📷계약 단계의 이름 바꾸기 · 순서 · 숨기기

같은 자리의 「이 분류에서 부르는 이름」 에 「고객」 대신 「상담자」 나 「환자」 를 적으면 좌측 메뉴 · 현황판 · 홈 위젯의 말이 그렇게 바뀝니다(조사도 저절로 맞습니다).

💡 이렇게 하면 편합니다

여러 상담원이 한 고객을 나눠 맡는다면 분류의 [기록 알림] 을 켜 두세요. 남이 내 고객에 기록을 남기면 알림이 옵니다. 알림에는 상담 내용이 들어가지 않습니다 — 휴대폰 잠금화면에 뜨기 때문입니다(인맥 관리 설정).

좌측에서 상담 분류를 누르면 그 분류의 상담 현황판이 먼저 열립니다(분류마다 따로입니다).

상담 현황판(KPI·파이프라인·경로별) ⚠️ 여기 적는 금액은 회계상 매출이 아닙니다. 실제 수납은 다른 시스템에서 봅니다. 두 숫자가 다른 것이 정상입니다. ⚖️ 상담 카드에는 이름·연락처·방문 경로가 쌓입니다. 개인정보이므로 보유 기간이 끝나면 지체 없이 파기해야 합니다(개인정보 보호법 제21조). 상담 분류에는 반드시 보관주기를 지정하고, 수집·이용 목적과 보유 기간을 개인정보 처리방침에 반영하세요. 또 의료 광고성 문자는 정보통신망법의 광고성 정보 규정에 더해 의료법의 의료광고 규정까지 함께 적용됩니다 — 발송 전 반드시 검토받으세요.
📷상담 현황판(KPI·파이프라인·경로별)

⚠️ 여기 적는 금액은 회계상 매출이 아닙니다. 실제 수납은 다른 시스템에서 봅니다. 두 숫자가 다른 것이 정상입니다.

⚖️ 상담 카드에는 이름·연락처·방문 경로가 쌓입니다. 개인정보이므로 보유 기간이 끝나면 지체 없이 파기해야 합니다(개인정보 보호법 제21조). 상담 분류에는 반드시 보관주기를 지정하고, 수집·이용 목적과 보유 기간을 개인정보 처리방침에 반영하세요. 또 의료 광고성 문자는 정보통신망법의 광고성 정보 규정에 더해 의료법의 의료광고 규정까지 함께 적용됩니다 — 발송 전 반드시 검토받으세요.


면허·자격과 서류 — 인사 관리 · 전자문서

의료기관은 직원의 자격이 곧 업무의 조건입니다. 자격증 사본을 캐비닛에 두고 갱신 시기를 사람이 기억하는 방식은 누군가 한 명을 놓칩니다.

인사기록카드 위의 다가오는 만료·정년 목록
📷인사기록카드 위의 다가오는 만료·정년 목록

인사 관리를 켜면 직원마다 인사기록카드에 자격 · 교육 이수를 적어 둘 수 있고,

  • 유효기간이 있는 자격증은 만료 30일 · 7일 전에 본인과 인사 담당에게 알림이 갑니다. 갱신해서 만료일을 고치면 새 날짜로 다시 셉니다.
  • 직원이 새로 딴 자격증·교육은 마이페이지 > 내 인사기록에서 등록 요청하고, 인사 담당이 승인하면 카드에 들어갑니다.
  • 여러 직원이 함께 들은 원내 교육은 인사기록카드 화면의 [교육 · 자격 일괄 등록]에 엑셀 줄(사번 또는 이름 · 교육 이름 · 끝난 날 · 시간 · 점수)을 붙여 넣어 한 번에 넣습니다. 같은 사람 · 같은 교육 · 같은 날짜는 두 번 들어가지 않습니다(2026-10-19).
  • 재직·경력증명서는 증명서 발급에서 발급번호와 함께 냅니다.
🔒 보이는 범위

인사 관리 탭은 회사 관리자 · 인사 담당자 · 인사팀 소속에게만 보이고, 인사기록을 누가 열었는지는 감사 로그에 남습니다(인사 관리).

⚖️ 어떤 면허·교육이 법정 의무이고 주기가 얼마인지는 직종과 기관 종류마다 다릅니다. 이 시스템은 적어 둔 만료일을 알려 줄 뿐 무엇이 의무인지 판단하지 않습니다. 목록은 관련 법령과 인증평가 기준을 보고 병원이 정하세요(일반적인 안내이고 법률 자문이 아닙니다).

전자문서를 켜면 근로계약서·비밀유지서약서를 종이 없이 서명받을 수 있습니다. 서명이 끝난 문서는 봉인되어 아무도 고칠 수 없습니다(전자문서).

⚠️ 주의

전자문서로 환자 동의서를 받지 마세요. 수술·시술 동의서는 진료 기록과 함께 의료기관이 보존해야 하는 서류이고, 이 시스템에 두면 앞에서 말한 진료 정보의 선을 넘게 됩니다. 전자문서는 직원·거래처와의 계약에 씁니다.


이 업종에서 자주 하는 실수

진료 내용을 그룹웨어에 적는다. 하지 마세요. 법적 문제와 보안 문제가 동시에 생깁니다.

사내 사용 신청을 담당자 한 명에게만 맡긴다. 그 사람이 없으면 신청이 쌓이고 다들 그냥 가져갑니다. 창고 담당자를 여럿 지정하세요.

당직을 근무 그룹으로 만들려 한다. 한 사람은 한 그룹에만 속합니다. 날마다 바뀌는 조와 당직은 근무 캘린더에 편성하고, 모두가 볼 당직표는 공용 캘린더에 올리세요.

유효기한이 있는 재료를 로트 없이 등록한다. 합계는 맞아도 어느 것이 먼저 끝나는지 모릅니다. 진료 재료는 품목을 만들 때 로트별로 관리를 켜세요.

베드 도면을 자산 없이 그리려 한다. 자리 현황은 이미 등록된 자산을 도면에 올리는 화면입니다. 베드·진료실을 예약형 자산으로 먼저 등록하세요.

공지를 읽었는지 댓글로 받는다. 교대 근무에서는 댓글이 흩어집니다. 필독으로 지정하고 확인현황을 보세요.

휴게시간을 안 넣는다. 실근로가 부풀려집니다.

상담 선택지를 자유 입력으로 둔다. 6개월 뒤 통계를 보면 같은 경로가 다섯 가지 이름으로 쪼개져 있습니다.

상담 분류에 보관주기를 안 건다. 개인정보가 기한 없이 쌓입니다.


첫 2주 계획

날 할 일 누가
1일차 업무 영역 켜기(출결·게시판·자산·재고) — 업종 기본 세팅 "병원" 을 쓰면 한 번에 관리자
1일차 부서 등록(원무·간호·진료지원), 수간호사·실장을 부서장으로 관리자
2일차 직원 계정 등록, 입사일 정확히 관리자
2일차 근무 그룹 만들고 배정(휴게시간 반드시 입력, 부서 통째로 배정하면 빠릅니다) 관리자
2일차 교대가 있다면 근무 캘린더에 교대조를 만들고 이번 달 편성 관리자 · 수간호사
3일차 회사 휴일(개원기념일·명절 휴진) 연간 등록 관리자
3일차 법정 연차 부여 관리자
4일차 게시판 분류 5개와 권한, 인수인계 템플릿 관리자
4일차 (안내) 출퇴근 찍는 법, 휴가 신청, 공지 보는 곳 부서장 → 직원
2주차 자산 분류 만들고 담당자 배정, 장비 등록 자재 담당
2주차 재고 창고 담당자 여럿 지정, 소모품 품목과 기초 재고 등록(진료 재료는 로트 관리) 관리자 · 자재 담당
2주차 QR 라벨 인쇄해 장비에 부착 자재 담당
2주차 당직표 공용 캘린더에 이번 달 입력 수간호사
3주차 베드·진료실을 예약형 자산으로 등록하고 자리 현황 도면 그리기 관리자
3주차 (상담을 쓴다면) 고객 상담 켜고 선택지 · 단계 이름 정하기 관리자
4주차 첫 월말 출결 승인, 휴가 결재 얹기 부서장 · 관리자
2개월차 (자격 관리가 많다면) 인사 관리 켜고 자격증 만료일 입력 관리자 · 인사

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