리스크를 미리 보고, 감사에 답한다

목표 — 프로젝트가 어긋나는 것을 터지기 전에 알아채고, 심사·감사에서 "그때 무슨 일이 있었나"에 자료로 답합니다.

등장 인물 — PM · 글을 쓰는 직원 · 회사 관리자(문서 관리 책임자) · 재무 담당

이 문서는 흩어져 있는 여러 화면을 하나의 흐름으로 묶어 설명합니다. 화면 하나씩 따로 보면 "이건 뭐 하는 화면이지?"가 되기 쉬운데, 사실은 한 가지 질문의 앞뒤입니다.

일이 어긋나고 있는가? → 이상 신호 · 자금 대비 일정 · 주간 요약 끝낼 때 무엇을 남기는가? → 완료보고서 · 강제 종결 기록 · 완료 잠금 어긋났을 때 답할 수 있는가? → 감사 로그 · 컴플라이언스 결함 · 문서 기간 마감 · ISO 9001 대응표

신호가 실제로 쌓인 모습을 먼저 보면 이 글이 훨씬 빨리 읽힙니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

체험 회사로 직접 보기 — IT 회사 「코어소프트」 는 이상 신호 기준을 회사에 맞게 저장해 두었고, 주간 리스크 요약을 켜 두어 지난 두 주치 초안이 PM에게 가 있습니다. 일정이 밀린 프로젝트와 예산이 앞선 프로젝트가 하나씩 있어 자금 대비 일정의 두 판정을 모두 볼 수 있고, 끝난 프로젝트의 완료보고서와 PM이 사유를 남기고 접어 둔 신호도 있습니다. 개발팀장 계정 (seodonguk@coresoft.kr)이나 관리자 계정으로 들어가 보세요(비밀번호는 홈페이지 체험 페이지에 있습니다). 둘러보는 순서는 코어소프트 둘러보기이고, 같은 구성을 SaaS 회사에서 보려면 널리지테크 둘러보기.

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0단계 — 왜 이런 화면들이 생겼나

프로젝트가 실패하는 방식은 대개 둘입니다.

그리고 심사·감사에서 지적받는 방식도 대개 둘입니다.

★공통점은 "기록이 없어서"가 아니라 "기록이 흩어져 있어서"입니다. 그래서 새로 쌓기보다 이미 쌓이던 것을 한 자리에서 보게 만드는 쪽으로 갔습니다.

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1단계 — 먼저 켜야 할 스위치 두 개 (관리자)

★대부분의 신호는 기본이 꺼짐입니다. 켜기 전에는 한 건도 뜨지 않습니다. 일부러 그렇게 만들었습니다 — 도입 첫날부터 경고가 쏟아지면 사람들은 그 화면을 통째로 안 보게 됩니다.

① 후속 조치가 필요한 분류 정하기

관리자 메뉴 > (업무) 분류 관리 > 분류 편집 > "후속 조치 필요"

회의록·보고서처럼 뒤에 반드시 일이 따라야 하는 분류만 켭니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

처음에는 한 개만 켜세요. "임원 회의록" 하나만 켜고 2주를 보시면 됩니다. 신호가 몇 건이나 뜨는지, 그게 실제로 챙겨야 할 일인지 감이 잡힌 뒤에 늘리는 편이 안전합니다.

⚠️ 공지·잡담 분류에 켜면 모든 글이 신호가 됩니다. 후속이 필요 없는 글이 대부분이니까요.

② 승인이 필요한 분류 정하기

같은 화면의 "승인 필요"

품질매뉴얼·절차서처럼 결재를 거쳐야 게시되는 문서 분류에서만 켭니다. 켜면 그 분류의 글 중 승인된 결재가 없는 것이 컴플라이언스 결함으로 잡힙니다.

(선택) 기준 숫자 손보기

관리자 메뉴 > PMS 관리 > 이상 신호 기준

맨 위의 [개발·SI] [광고·디자인 에이전시] [건설·엔지니어링] [제조 현장] [일반 사무] 중 비슷한 것을 누르면 숫자가 한 번에 채워집니다(누른다고 저장되지는 않습니다 — [저장] 을 눌러야 합니다). 화면 아래에는 직원들이 신호를 접어 둘 때 고른 사유가 "문제 아님" / "이미 처리" 로 모입니다.

★ 꼭 알아 둘 것

"문제 아님"이 많으면 기준을 느슨하게, "이미 처리"가 많으면 빡빡하게 입니다. 둘을 합쳐 "무시율"로 읽으면 제대로 맞히던 경고까지 끄게 됩니다. 자세한 것은 PMS 관리의 「이상 신호 기준」.

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2단계 — 직원이 매일 보는 것 (5분)

홈의 "나 때문에 기다리는 일"

홈 화면 위젯 하나입니다. 내 차례인 결재, 확인 안 한 자산, 내가 PM인데 공정율이 0인 프로젝트, 후속이 끊긴 내 회의록이 한 줄씩 뜹니다.

★ 꼭 알아 둘 것

★ 오직 자기 것만 보입니다. 관리자도 남의 목록을 볼 수 없습니다. 같은 자료라도 관리자가 보는 목록이면 감시로 읽히고, 본인이 보는 목록이면 스스로 챙기는 일이 되기 때문입니다. 이 원칙은 이 문서에 나오는 신호 화면 전부에 적용됩니다.

PMS > 이상 신호

내가 쓴 글과 내가 PM인 프로젝트의 글 중 손이 필요한 것만 모입니다.

할 수 있는 일은 셋입니다.

1. 실제로 후속을 만든다 — 그 글을 프로젝트에 연결하거나, 후속 글에서 참조합니다. 그러면 목록에서 자연히 사라집니다. 이게 정상적인 해결입니다.
2. [확인] — "봤다"는 표시입니다. ★신호가 사라지지는 않습니다.
3. [7·30·90일 뒤 다시] — 그 기간만 접어 둡니다. ★영구 무시는 없습니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

영구 무시 버튼을 일부러 만들지 않았습니다. 한 번 누르면 영영 안 보이는 버튼은 결국 "모든 신호를 끄는 데" 쓰이고, 그러면 이 기능은 있으나 마나가 됩니다. 대신 접어 둘 때 사유를 물어봅니다(비워도 됩니다) — 그 사유가 쌓이면 "기준이 너무 빡빡한 건 아닌가"를 감이 아니라 자료로 판단할 수 있습니다.

💡 알림은 아침 7시에 하루 한 통입니다. 건건이 보내지 않고 "N건"으로 묶으며, 같은 신호는 7일에 한 번만 다시 알립니다. 매일 같은 알림이 오면 사람은 알림을 통째로 끄니까요.

메신저에서 바로 처리하기

분리형 메신저(설치형 · 모바일 앱)를 쓰면 아침 알림이 PMS 알림 방에 옵니다. 알림의 [이상 신호 N건 처리하기] 를 누르면 목록이 펼쳐지고, 그룹웨어로 나가지 않고 [확인] 이나 [7·30·90일 뒤 다시] 를 그 자리에서 누릅니다.

알림의 건수와 펼친 목록의 건수가 다를 수 있습니다 — 알림은 보낼 때의 값이고, 목록은 그 사이 후속을 연결해 해결된 것이 빠진 지금의 값입니다. 여기에도 신호를 "없애는" 단추는 없습니다.

신경망 연관 뷰에서도 내 이상 신호가 붙은 글과 프로젝트에 빨간 고리가 깜빡입니다. 목록으로는 "몇 건"만 보이지만, 그래프에서는 그 글이 어디와 끊겨 있는지가 함께 보입니다.

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3단계 — PM이 주에 한 번 보는 것 (10분)

프로젝트 상세의 "자금 대비 일정"

예산을 쓴 속도와 일이 진행된 속도를 위아래 막대로 나란히 놓습니다. 이 둘은 원래 다른 화면에 있어서, "돈은 다 썼는데 일은 절반"이라는 사실을 한 번에 본 사람이 없었습니다.

⚠️ 주의

"일정이 앞섬"을 좋은 신호로 읽지 마세요. 열에 아홉은 전표를 아직 안 올린 것이고, 그렇게 밀린 비용은 결산 때 한꺼번에 드러납니다. 그때는 이미 손쓸 시기가 지납니다.

★★ 회색 물음표는 "괜찮다"가 아니라 "판정 못 했다"입니다. 예산이 없거나, 공정율 입력이 부족하거나, 통화가 섞였을 때 나옵니다. 초록(정상)과 일부러 다른 색을 씁니다 — 판정하지 못한 것을 초록으로 보여 주면 사람은 근거 없이 안심하게 되니까요.

💡 공정율을 채우는 것이 이 화면을 살립니다. 말단 프로젝트의 공정율 입력이 절반에 못 미치면 판정을 일부러 보류합니다. 공정율이 0인 채로 판정하면 예산을 쓴 프로젝트가 전부 "예산 초과"로 뜨는데, 그건 사실이 아니라 입력이 안 된 것이기 때문입니다.

간트차트의 지연 위험 표

일정만 보면 "늦지는 않았는데 돈이 다 떨어진" 경우를 놓칩니다. 그래서 지연 위험 표에 격차 배지를 함께 답니다.

(켰다면) 월요일 아침의 주간 요약 초안

관리자가 켜 두면, 월요일 아침에 프로젝트마다 요약 글이 임시저장(초안) 으로 만들어지고 PM에게 알림이 갑니다.

★ 꼭 알아 둘 것

★ 자동으로 게시되지 않습니다. PM이 확인하고 다듬어서 게시합니다 — 사람이 쓰지 않은 글이 매주 게시판에 올라오면 게시판을 아무도 안 읽게 됩니다.

★★ 보고할 것이 없는 주에는 만들어지지 않습니다. 매주 "이상 없음" 글이 쌓이면 정작 문제가 있는 주의 글도 함께 묻히기 때문입니다.

★ 완료보고서를 쓰지 않은 하위 프로젝트도 보고할 것으로 셉니다. 초안에 그 목록이 들어가고, PM에게는 따로 한 통 알림이 갑니다. 조용히 두고 싶은 프로젝트는 그 프로젝트만 요약을 끌 수 있습니다.

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끝낼 때 — 무엇이 남는가 (PM · 관리자)

감사에서 가장 자주 나오는 질문 중 하나가 "이 프로젝트는 왜 이렇게 끝났습니까" 입니다. 끝난 뒤에 되짚으려면 끝내는 순간에 남겨 두어야 합니다. PMS는 세 가지를 남깁니다.

완료보고서 — 적을 것은 한 줄부터

프로젝트를 완료로 바꿀 때 완료보고서를 함께 씁니다. 예산 · 집행 · 매출 · 이익 · 미결 항목은 시스템이 채워서 보여 주고, 사람이 쓰는 것은 한 줄 정리부터입니다. 필수 항목은 없고, 쓰지 않아도 완료는 됩니다 — 대신 종료 목록에 "미작성" 이 계속 뜹니다.

★막지 않고 강하게 유도하는 이유는, 막으면 사람들이 완료 자체를 누르지 않기 때문입니다. 완료되지 않은 프로젝트가 트리에 계속 열려 있는 쪽이 보고서가 빈 것보다 더 나쁩니다.

강제 종결 — 안 끝난 이유를 그 순간에 굳힙니다

기본 규칙은 "하위가 모두 끝나야 상위를 완료할 수 있다" 입니다. 하위를 정리하지 못한 채 닫아야 할 때를 위해 문이 둘 있습니다 — 관리자가 최상위를 만들 때 [하위 강제 종결 허용]을 켜 두고, 완료를 누를 때 확인창에서 한 번 더 [함께 종결]을 눌러야 합니다.

강제 종결하면 하위의 이름 · 그때 상태 · 그때 공정율 · 남아 있던 항목이 완료보고서에 기록됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것

★ 닫힌 뒤에 다시 조회하면 나오지 않는 정보라서 그 순간에 굳힙니다. 강제 종결한 하위는 전부 "완료"가 되므로 1초만 지나도 "다 끝났습니다"가 나옵니다. 완료보고서를 쓰지 않아도 이 기록은 남습니다.

완료하면 잠깁니다

완료된 프로젝트와 그 하위 전체는 이름 · 기간 · 예산 · 진행률 · 지출 · 연결을 고칠 수 없고, 연결된 게시물의 수정 · 삭제도 막힙니다. 보기 · 첨부 내려받기 · 댓글은 됩니다. 되돌려야 하면 상세 화면의 [완료 되돌리기] 로 상태만 바꿉니다.

완료된 프로젝트는 좌측 트리에서 빠지고 종료된 프로젝트 목록으로 갑니다. 심사 때 "작년에 끝난 프로젝트" 를 찾는 곳이 여기입니다.

자세한 것은 PMS의 「완료로 바꾸면 잠깁니다」 이후.

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4단계 — 관리자가 분기에 한 번 보는 것 (30분)

컴플라이언스 결함

심사에서 지적받을 만한 문서를 네 가지 기준으로 모읍니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

"승인됨"을 문서 상태로 만들지 않았습니다. 승인은 전자결재가 하는 일이고, 이 화면은 결재 연결을 보고 판단합니다. 게시판 잡담 글에까지 "승인" 상태를 강제로 얹지 않기 위해서입니다.

감사 로그

"이 사람이 그날 무엇을 했나"를 시간순으로 가로질러 봅니다. 축이 열두 개입니다.

• 열람 5 — 로그인 · 파일 내려받기 · 경영지표 열람 · 게시물 열람 · 감사 로그 열람
• 변경 7 — 문서 수정 · 문서 폐기 · 첨부 변경 · 권한 변경 · 결재 처리 · 자금 변경 · 자산 이력

💡 이렇게 하면 편합니다

가장 많이 쓰게 되는 축은 "권한 변경"입니다. "이 문서를 누가 볼 수 있게 했습니까"는 심사에서 반드시 나오는 질문인데, 그전에는 답할 방법이 없었습니다(권한은 현재 상태만 남으니까요).

★ 감사 로그를 본 것도 기록됩니다. 특히 특정 직원을 지목해서 조회한 것이 남습니다. 남의 기록을 뒤지는 일 자체가 감사 대상이어야 앞뒤가 맞기 때문입니다.

⚖️ 보존 기간이 있습니다. 게시물 열람 6개월, 그 밖의 열람 12개월, 권한 변경 36개월이 지나면 자동으로 지워집니다. 무기한 보관은 회사를 지켜 주는 것이 아니라 위험을 쌓는 일입니다(근로자 감시 논란).

심사 자료 뽑기

[인쇄 · PDF] 와 [엑셀 내려받기] 로 지금 조건 그대로 뽑습니다. 두 형식 모두 머리에 생성 시각 · 범위 · 축 · 건수가 박힙니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

엑셀은 화면 한 페이지가 아니라 그 조건의 전체를 받습니다(최대 5,000건). 감사인이 원하는 것은 화면 한 장이 아니니까요.

문서 기간 마감 — 지난 기간을 굳히기

관리자 메뉴 > 문서 생애주기 > 문서 기간 마감

심사 · 감사를 앞두고 지난 기간의 기록을 굳힐 때 씁니다. 고른 기간에 작성된 글은 그때부터 수정 · 삭제가 막히고, 읽기 · 검색 · 다운로드 · 댓글은 그대로 됩니다.

• ★★ 관리자도 잠긴 글은 고칠 수 없습니다. 고쳐야 하면 해제하고 고치는데, 해제에는 사유가 반드시 필요하고 그 사유가 목록에 남습니다. 이 기능의 값어치는 "못 고친다"가 아니라 "고쳤다면 누가 왜 열었는지가 남는다" 에 있습니다.
• 오늘 이후는 잠글 수 없고, 이미 잠근 기간과 겹치게 잠글 수 없습니다.
• 자금 관리의 마감과는 별개입니다. 자금 마감은 재무 담당이 결산을 위해, 이 마감은 관리자가 심사를 위해 합니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

개인 메일은 마감에 걸리지 않습니다. 회사의 심사를 위해 직원 개인 통신까지 잠글 이유가 없어서입니다. 단 그 메일을 업무에 연결했다면 회사 자료가 되어 함께 잠깁니다.

ISO 9001 대응표 — "이 조항은 무엇으로 하고 있나"

관리자 메뉴 > 보안 · 감사 > ISO 9001 대응표는 ISO 9001:2015 §7.5(문서화된 정보)의 조항마다 이 시스템의 어떤 기능이 대응하는지, 그 증적을 어디서 보는지를 한 표로 보여 줍니다. 줄을 누르면 그 화면으로 갑니다. [인쇄하기] 로 한 장짜리 종이로 뽑아 심사 자리에 들고 갈 수 있습니다.

전결 규정도 심사 자료입니다

"누가 얼마까지 회사를 구속할 수 있는가" 는 내부통제 심사에서 가장 먼저 묻는 항목 중 하나입니다. 사규의 전결 한계표를 전자결재 관리 > 결재 설정 > "전결 규정" 탭에 옮겨 적고 켜 두면, 규정이 시스템에 들어가 있고 그대로 동작한다(권한 없는 사람에게는 [전결] 단추가 없고, 서버도 막는다)는 것을 그 자리에서 보여 줄 수 있습니다. 자세한 것은 전결 규정.

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한 장 요약 — 누가 언제 무엇을 보나

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자주 막히는 것

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함께 볼 문서

• 프로젝트를 착수부터 평가까지 돌린다 — 프로젝트 흐름 전체
• 지식이 흐르게 한다 — 글이 이어지게 만드는 법
• 체험 회사: 코어소프트 둘러보기 — 주간 리스크 요약 · 자금 대비 일정의 두 판정 · 완료보고서 · 널리지테크 둘러보기
• 관리자: PMS 관리(이상 신호 기준 · 주간 요약) · 문서 생애주기(컴플라이언스 결함 · 문서 기간 마감) · 보안과 감사(감사 로그 · ISO 9001 대응표) · 전결 규정
• 직원: PMS · 분리형 메신저(알림 방에서 신호 처리)

📌 메모

이 문서는 2026-09-27 기준 기능으로 다시 확인했습니다.