수업 관리
학원의 반 편성 · 시간표 · 원생 출석부 · 강사료 개산 · 수강료를 다룹니다.
⚠️ 주의이 메뉴는 기본으로 꺼져 있습니다. 회사 관리자가 관리자 메뉴 > 회사 설정 > 업무 영역 에서 「수업 관리」를 켜야 보입니다. 켜도 수업 관리자와 담당 강사에게만 탭이 보입니다 — 원생 명부가 있다는 사실 자체가 알려질 필요 없는 정보이기 때문입니다.
시작하기 전에 — 딱 한 가지를 먼저
관리자 메뉴 > 일정과 업무 > 수업 관리 설정에서 「수업 일정 분류」를 먼저 고르세요.
수업 회차는 일정 관리의 일정으로 만들어집니다. 그래야 강의실 예약이 한 곳에서만 잡히고 겹침이 자동으로 걸러집니다. 그래서 이 분류를 고르기 전에는 회차를 만들 수 없습니다.
💡 이렇게 하면 편합니다이 분류의 읽기 권한을 강사와 데스크로 좁혀 두세요. 안 그러면 다른 직원의 달력이 수업으로 뒤덮입니다.
같은 화면에서 수업 관리 담당 부서(예: 행정실)를 고르면 그 부서 사람들이 반·원생·설정을 관리할 수 있습니다. 회사 관리자는 언제나 관리할 수 있습니다.
반과 시간표
수업 관리 > 반 · 시간표에서 [반 만들기].
반 이름과 과목을 적고, 시간표 규칙을 줄로 넣습니다.
⚠️ 주의요일마다 한 줄입니다. "월·수·금 4시" 수업이면 줄이 셋입니다. 한 줄에 여러 요일을 담을 수 없습니다.
저장하면 이번 달 말까지의 회차가 자동으로 생깁니다. 그 뒤로는 시스템이 늘 한 달 반쯤 앞까지 채워 둡니다(설정에서 기간을 바꿀 수 있습니다).
- [회차 채우기] 를 직접 눌러도 됩니다. 강의실이 이미 찬 날은 건너뛰고 그 날짜를 알려 줍니다 — 조용히 빠뜨리지 않습니다.
- 시간표 탭에서 요일별 격자를 봅니다. 회차가 아직 없어도 규칙만 있으면 보입니다.
원생 명부
수업 관리 > 원생 명부에서 [원생 등록].
⚖️ 법으로 정해진 것주민등록번호와 생년월일은 받지 않습니다. 칸 자체가 없습니다 — 안 받으면 새지 않습니다. 학년이 있으면 대개 충분합니다.
⚠️ 보호자 연락처는 이 화면에 없습니다. 보호자는 인맥 관리의 상담 카드가 계속 가지고 있고, 명부에는 이름만 싣고 카드로 이어 줍니다. 연락처를 볼 수 있는 사람은 그 상담 카드를 열 수 있는 사람입니다.
- 형제는 한 상담 카드를 함께 씁니다.
- 강사는 자기 반 원생만 봅니다(담당 반과 대강한 반).
- [반 배정] 으로 반에 넣습니다. 반을 옮기면 이전 수강이 끝나고 새 줄이 생깁니다 — 이력이 남습니다.
여러 명을 한 번에 — 일괄 등록
원생이 많으면 [일괄 등록] 으로 엑셀 파일을 올리십시오.
- [예시 양식 내려받기] 로 받은 파일에 채웁니다.
- 머리글(
이름 · 학교 · 학년 · 출생연도 · 연락처 · 반 · 보호자 · 메모)은 바꾸지 마십시오. - 이름만 있으면 등록됩니다. 나머지는 비워도 됩니다.
- 파일을 고르고 [올리기].
💡 이렇게 하면 편합니다같은 파일을 두 번 올려도 늘어나지 않습니다. 이름·학교·학년이 모두 같은 재원생이 이미 있으면 그 줄은 건너뜁니다. 결과에 "건너뜀 N건"으로 알려 드립니다.
⚠️ 보호자는 이름이 정확히 같은 상담 카드에만 이어집니다. 없거나 같은 이름이 여럿이면 원생만 등록하고 알려 드립니다 — 카드를 새로 만들지 않습니다(형제가 한 카드를 쓰므로, 만들기 시작하면 형제마다 카드가 생깁니다). 반도 같습니다. 알려 드린 줄은 나중에 명부에서 손으로 이어 주십시오.
⚖️ 양식에 주민등록번호 칸이 없습니다. 열을 직접 더해도 읽지 않습니다. 생년월일도 받지 않고 출생연도 네 자리만 받습니다.
- 이름이 빈 줄은 실패로 돌려 드립니다. 출석부는 사람을 특정해야 성립합니다.
- 한 줄이 잘못돼도 나머지는 그대로 들어갑니다. 실패한 줄만 모아서 보여 드립니다.
출석부 — 예외만 누르고 마감
수업 관리 > 오늘 수업에서 수업을 고르면 출석부가 열립니다.
기본값이 출석입니다. 결석·지각한 아이만 누르고 [마감] 하세요.
⚠️ 주의마감이 이 업무의 중심입니다. 마감이 곧 "수업을 했다" 는 사실이고, 강사료 정산의 근거가 됩니다. 마감하면 누르지 않은 원생이 「출석」으로 채워지고, 그 회차는 일정 관리에서도 지우거나 옮길 수 없게 됩니다.
- 아직 안 적은 칸과 결석은 다릅니다. 안 적은 칸은 아무 상태도 칠해지지 않습니다.
- 마감 전 회차는 출석률 계산에서 빠지고, 미마감 회차는 탭에 빨간 숫자로 보입니다.
- 고쳐야 하면 [마감 취소] — 사유를 반드시 적어야 합니다.
출석 단말 — 원생이 직접 찍기 (선택)
태블릿 한 대만 있으면 됩니다. 전용 기기를 사지 않아도 시작할 수 있습니다.
- 관리자 메뉴 > 일정과 업무 > 출석 단말에서 [단말 등록].
- 나온 주소를 태블릿에 열어 두고 씁니다.
- 원생 명부에서 원생마다 출석 코드를 발급합니다.
원생은 QR을 보여 주거나 번호를 누릅니다.
⚖️ 법으로 정해진 것찍힌 것은 출석이 아니라 "찍었다는 사실"입니다. 출석부를 미리 칠해 줄 뿐 확정하지 않습니다. 찍고 안 들어온 아이도, 안 찍고 들어온 아이도 실제로 있기 때문입니다. 최종 사실은 강사의 마감입니다.
⚠️ 본인 확인을 보장하지 않습니다. 단말 기록이 증명하는 것은 "그 코드가 그 시각 그 단말에서 찍혔다" 는 사실이고 그 이상이 아닙니다. 친구가 대신 찍는 것은 막지 못합니다 (지문·얼굴은 민감정보이고 미성년자에게서 받지 않기로 했습니다).
막을 수 있는 것과 없는 것:
| 집에서 찍기 | ★막습니다 — 단말 등록 때 허용 IP 대역을 넣으면 학원 회선 밖은 거절됩니다 |
| 주소 유출 | ★막습니다 — 언제든 [회수] 하고 새로 등록합니다 |
| 잃어버린 카드 | ★막습니다 — 코드를 다시 발급하면 옛 코드가 바로 죽습니다 |
| 카드 QR 사진 재사용 | 인쇄한 QR이면 못 막습니다 |
| 친구가 대신 찍기 | ★못 막습니다 |
💡 이렇게 하면 편합니다QR 값은 발급하는 그 순간 한 번만 보입니다. 저장하지 않으므로 다시 볼 수 없고, 잃어버리면 재발급하세요.
수업이 둘 겹치는 시간이면 단말이 "어느 수업인가요?" 라고 묻습니다 — 추측해서 붙이지 않습니다.
수강료
수업 관리 > 수강료.
- 수강료 규칙을 만듭니다(월 정액 또는 회차당). 반별로 다르게 둘 수 있습니다.
- 매달 [청구서 만들기] — 그달 수강 중인 원생의 초안이 생깁니다. 다시 눌러도 늘어나지 않습니다.
- 초안을 확인하고 [발행].
- 돈이 들어오면 [수납 확인].
⚠️ 주의발행이 돈이 되는 지점입니다. 초안은 아직 아무 데도 기록되지 않아 마음껏 고칠 수 있고, 발행하면 그때 자금 원장에 미수로 한 줄 적힙니다.
다개월 선납은 청구를 여러 달 함께 골라 발행하면 됩니다.
💡 이렇게 하면 편합니다세 달을 함께 발행하면 원장에는 한 줄이 되고, 입금 확인 한 번으로 세 달이 한꺼번에 "냈음" 이 됩니다. 할인은 달마다 나누어 적히므로, 중도 퇴원해도 남은 달만 무르면 됩니다.
- 면제(장학) 는 0원 청구를 만들지 않고 상태 한 줄로 남습니다 — 얼마를 면제했는지가 기록에 남습니다.
- 미납은 따로 관리하는 것이 아니라 「미납만」 체크 하나입니다.
⚠️ 주의독촉 문자는 자동으로 나가지 않습니다. 이 시스템은 서버에서 문자를 보내지 않습니다. 보호자 카드로 이어 가서 직접 보내야 합니다.
⚠️ 발행한 청구를 무효화하려면 자금 등록 권한이 필요합니다. 원장에 반대 방향 줄을 새로 만드는 일이기 때문입니다. 초안 무효화는 수업 관리자만으로 됩니다.
강사료 개산
수업 관리 > 강사 정산. 달을 고르면 강사 목록이 나옵니다.
먼저 단가를 등록합니다 — 수업 시간당 / 회차당 / 출근 시간당 중에서 고릅니다. 단가는 기간이 있는 값이라, 9월 15일에 시급이 오르면 앞뒤를 나눠 계산합니다.
단가마다 신분(근로자 / 사업소득 3.3%)을 적으실 수 있습니다.
⚖️ 법으로 정해진 것시스템은 신분을 판단하지 않습니다. 회사가 적는 값입니다. 비워 두시면 지금처럼 세전 금액만 보여 드립니다. 한 학원 안에 근로자와 사업소득자가 섞여 있어도 되도록 강사가 아니라 단가에 붙였습니다.
| 적으신 신분 | 화면이 하는 일 |
|---|---|
| 사업소득(3.3%) | 예상 원천징수 3.3%와 실지급 예상액을 함께 보여 드립니다 |
| 근로자 | 계산하지 않습니다 — 근로소득 간이세액표는 부양가족 수처럼 이 시스템이 받은 적 없는 값을 요구합니다 |
| 비워 둠 | 세전 금액만 |
⚖️ 법으로 정해진 것3.3%는 "예상"입니다. 실제 신고액은 절사 방식과 지급 시점에 따라 달라질 수 있어 세무 대리인이 정합니다. 4대보험·퇴직금은 계산하지 않습니다 — 이 화면은 여전히 급여대장이 아니라 개산입니다.
⚖️ 주휴수당 금액도 계산하지 않습니다. 대신 "주 15시간을 넘은 주가 몇 번인지" 를 보여 줍니다. 요건이 계약마다 달라 잘못 계산하면 곧 임금 체불이 됩니다. 경계를 넘는 사람을 보이게 하는 것까지가 시스템의 몫입니다.
⚠️ 사업소득으로 처리하시는 분이 주 15시간을 넘으면 뜻이 달라집니다. 사업소득자는 주휴수당 대상이 아니지만, 시간·장소가 구속된다면 근로자로 볼 여지가 있습니다. 그래서 그 경우에는 화면 문구가 「근로자로 볼 여지가 있습니다 — 세무·노무 상담을 권합니다」로 바뀝니다. 신분은 계약서 이름이 아니라 실질로 판단되고, 출근을 찍게 하는 것 자체가 그 정황이 될 수 있습니다.
화면에서 함께 보이는 것:
- 출결과 어긋난 날 — "수업은 했는데 출근 기록이 없는 날", "출근은 했는데 마감된 수업이 없는 날". 알려 줄 뿐 금액을 고치지 않습니다.
- 강사가 지정되지 않은 마감 회차 — 이 숫자가 0이 아니면 그만큼의 강사료가 아무에게도 잡히지 않습니다. 반이나 회차에 강사를 지정해 주세요.
월말에 [확정] 을 누르면 금액과 산출 근거가 함께 굳습니다.
⚠️ 주의확정한 뒤에는 단가를 고쳐도 그 달 금액이 바뀌지 않습니다. 이미 지급한 금액이 화면에서 바뀌면 아무도 이 화면을 믿지 않기 때문입니다. 고쳐야 하면 [확정 취소](사유 필수) 후 다시 확정합니다. ★확정된 달의 회차는 마감 취소도 막힙니다.
[자금에 적기] 를 누르면 확정본이 인건비로 원장에 한 줄 적힙니다(두 번은 안 적힙니다).
💡 이렇게 하면 편합니다강사는 자기 확정본만 볼 수 있습니다. 분쟁이 생기면 이 화면이 대화의 출발점이 됩니다.
자리 현황 (피아노·연습실)
총무 > 자산 관리 > 자리 현황. 학원만의 기능이 아니라 자산 관리의 기능이라, 사무실 좌석이나 병원 베드도 같은 방식으로 씁니다.
- [공간 추가] — 건물 > 층 > 연습실처럼 깊이 제한 없이 나눌 수 있습니다.
- 공간에 자산(피아노 등)을 놓습니다.
- 자리를 눌러 [사용 시작] / [사용 끝].
💡 이렇게 하면 편합니다"사용 중"을 따로 켜고 끄는 값이 아닙니다. 예약에서 자동으로 나옵니다. 그래서 [사용 끝]을 누르는 것을 잊어도 정해진 시간이 지나면 저절로 풀립니다.
- 누가 이미 쓰는 자리는 [사용 시작]이 거절됩니다.
- 수리 중인 자산은 예약이 있어도 「못 씀」 으로 보입니다.
퇴원과 개인정보
[퇴원] 을 누르면 명부에서 빠집니다(「퇴원 포함」을 체크하면 다시 보입니다).
⚖️ 법으로 정해진 것보관 기간(기본 1년)이 지나면 퇴원한 원생의 이름·학교·연락처와 출석 코드를 자동으로 지웁니다(개인정보 보호법 제21조). 출석 기록과 강사료 정산 근거는 이름 없이 남습니다 — 정산 근거는 회차·시간·인원이지 원생 이름이 아니기 때문입니다. 수강료 원장 줄은 지우지 않습니다 — 회계 기록이라 다른 법이 다른 기간을 정합니다.
보관 기간은 수업 관리 설정에서 바꿀 수 있습니다.
하지 않는 것
| 왜 | |
|---|---|
| 성적·시험·진도 | 학원 관리 프로그램의 몫입니다. 이 시스템은 반·출결·수강료·강사료까지입니다 |
| 4대보험·퇴직금·급여대장 | 계산하지 않습니다. 강사료는 개산이고, 사업소득 3.3%만 예상액으로 보여 드립니다 |
| 학원 관리 프로그램과 연동 | 잇지 않습니다 — 어느 쪽이 맞는지 아무도 모르게 되기 때문입니다. 다만 엑셀 파일로 한 번에 옮기는 [일괄 등록] 은 있습니다(위 「원생 명부」 참고). 옮긴 뒤로는 이쪽이 정본입니다 |
| 결석 자동 문자 | ★서버가 문자를 보내지 않습니다. 문자 사업자 계약·발신번호 등록이 먼저입니다 |
| 부분 납부 | 1차에서 뺐습니다. 원장 줄을 쪼개는 방식을 자금 쪽에서 먼저 정해야 합니다 |
| 하교(퇴실) 체크 | 안전 귀가는 진짜 요구지만, 한 번 더 찍게 하면 안 찍는 사람이 늘어납니다 |
| 지문·얼굴 인증 | 민감정보이고, 미성년자에게서 받습니다 |