지출을 결재로 올린다

목표 — 출장비·구매비 같은 지출을 문서로 만들어 결재를 받습니다. 결재자를 특정 개인이 아니라 "그 자리에 있는 사람" 으로 지정해, 담당자가 바뀌거나 휴가를 가도 흐름이 끊기지 않게 만드는 것까지가 이 문서의 범위입니다.

등장 인물 — 지출한 직원(기안자) · 부서장 · 재무 담당 · 관리자

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먼저, 왜 이 흐름을 배워야 하나

종이 결재의 진짜 문제는 종이가 아닙니다. "지금 이 서류가 어디 있는지 아무도 모른다" 는 것입니다. 김 대리 책상 위에 있는지, 팀장님이 출장 가시면서 서랍에 넣고 가신 건지.

전자결재는 그걸 해결합니다. 그런데 여기서 흔히 하는 실수가 하나 있습니다 — 결재선에 사람 이름을 박아 두는 것입니다. 그러면 종이 시절과 똑같은 문제가 그대로 재현됩니다. 팀장이 바뀌면 양식을 다시 만들어야 하고, 휴가 가면 문서가 멈춥니다.

이 문서의 핵심은 그걸 피하는 방법입니다.

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준비 — 관리자가 먼저 해 둘 것

직원이 기안 버튼을 누를 수 있으려면 관리자가 아래를 끝내 두어야 합니다. 하나라도 빠지면 직원 화면에 기안 버튼이 아예 안 보이거나, 상신이 거부됩니다.

순서	무엇을	어디서	빠뜨리면
1	결재 종류 만들기(지출결의서)	결재 설정 > "결재 종류" 탭	고를 종류가 없습니다
2	그 종류에 쓰기 권한 주기	결재 설정 > "결재 종류" 탭 > 권한 부여	기안 버튼이 안 보입니다
3	양식에 본문과 결재선 저장	결재 설정 > "결재 양식" 탭	매번 결재선을 직접 세워야 합니다
4	그 양식을 종류의 기본 양식으로 지정	결재 설정 > "결재 종류" 탭	자동 결재가 "기안"에 멈춥니다
5	부서장이 지정돼 있는지 확인	조직 · 직원 > 부서	상신이 거부됩니다

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1단계 — 문서를 만듭니다

전자결재 탭 → [+ 새 문서] 를 누르고 결재 종류를 고릅니다. 이 버튼은 좌측 메뉴와 결재 홈 화면 위쪽 양쪽에 있습니다.

종류 이름 뒤에 "(양식 있음)" 이 붙어 있으면, 고르는 순간 본문과 결재선이 자동으로 채워집니다. 그대로 고쳐 써도 됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것

양식을 고르는 칸은 따로 없습니다. 어떤 양식을 쓸지는 결재 종류가 정합니다. 직원 입장에서는 어떤 양식이 있는지, 그 양식이 어떤 결재선을 갖는지 알 수 없기 때문에 고르게 하지 않는 것입니다.

채우는 것

칸	어떻게
제목	무엇을 위한 지출인지 한 줄로. "8/12 부산 출장비 정산"
본문	양식이 있으면 채워져 있습니다. 없으면 날짜·항목·금액·사유를 적습니다
금액	종류에 "금액 입력 필수"가 걸려 있으면 반드시 넣어야 합니다
첨부파일	영수증·세금계산서·견적서. 여러 개 올릴 수 있고 올린 뒤 뺄 수도 있습니다

💡 이렇게 하면 편합니다

증빙은 반드시 첨부하세요. 결재자가 금액만 보고 승인하는 것과 영수증을 보고 승인하는 것은 다른 일입니다. 나중에 세무 자료로 꺼내 쓸 때도 여기 있는 편이 훨씬 낫습니다.

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2단계 — 결재선. 여기가 핵심입니다

결재선은 순서가 곧 단계입니다. 위에서 아래로 내려갑니다. 각 자리는 세 가지 중 하나로 지정할 수 있습니다.

방식	누가 결재하나	언제 쓰나
사람	지정한 그 사람	결재자가 확실히 정해져 있을 때
그룹(부서·직급·직책)	그 그룹의 누구나 한 명	담당자가 바뀌어도 안 끊기게
계산 자리	상황에 따라 정해짐	아래 참고

그룹 결재선 — 사람이 아니라 자리를 지정합니다

"김대리"가 아니라 "개발팀(부서)"을 넣습니다. 그러면 개발팀에 속한 누구든 한 명이 결재하면 다음 단계로 넘어갑니다.

왜 이게 나은가. 사람을 콕 집어 두면 그 사람이 휴가·퇴사·부서이동을 할 때마다 결재선을 고쳐야 합니다. 그룹으로 두면 지금 그 자리에 있는 사람이 결재합니다.

승인하면 결재선에는 "개발팀(부서)의 누구나 · OOO님이 서명" 처럼 그룹 표시와 실제 서명자가 함께 남습니다. 누가 승인했는지가 흐려지지 않습니다.

"부서" 탭과 "부서장" 탭은 다릅니다

가장 자주 틀리는 지점입니다.

• 부서 = 그 부서 누구나. 자금 결재에 이걸 쓰면 재무팀 막내가 승인할 수 있습니다.
• 부서장 = 그 부서의 장만. 재무팀장의 결재가 필요하면 이쪽입니다.

계산 자리 — 사람마다 결재자가 달라집니다

양식에 미리 들어 있는 경우가 많아 직접 만질 일은 적지만, 문서에 이렇게 표시되면 뜻을 알아야 합니다.

표시	뜻
기안자의 부서장	문서를 올린 사람이 속한 부서의 장. 사람마다 결재자가 달라집니다
기안자 부서의 ○○(직급)	기안자와 같은 부서이면서 그 직급인 사람
○○팀 부서장	지정된 그 부서의 장(예: 재무팀장). 기안자가 누구든 같습니다

세 가지 규칙이 있습니다.

• 후보가 여러 명이면 그중 누구든 한 명이 결재하면 넘어갑니다.
• 기안자 본인은 그 자리에 서지 않습니다 — 자기 문서를 자기가 결재할 수 없으니까요. 그래서 부서장이 직접 기안하면 그 자리는 본부장이 대신 채웁니다.
• 문서 상세의 결재선에는 지금 그 자리에 설 수 있는 사람 이름이 함께 표시됩니다. 내 결재가 누구에게 가는지 안 보이면 결재선을 믿을 수 없으니까요.

💡 이렇게 하면 편합니다

지출결의서의 실용적인 결재선은 대체로 이렇습니다.

기안자의 부서장 → 재무팀 부서장

금액이 큰 건이면 그 뒤에 대표(사람 또는 직책)를 하나 더 붙입니다. 전사 양식 하나로 모든 부서가 쓸 수 있습니다.

참조선도 같은 방식입니다

참조는 결재하지 않고 문서를 볼 수만 있는 사람입니다. 같은 여섯 가지 방식으로 지정합니다. "전 부서에 공유"처럼 그룹으로 거는 경우가 많습니다.

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3단계 — 상신합니다

[상신] 을 누르면 문서가 결재 흐름에 들어갑니다. 상신 후에는 결재선을 바꿀 수 없습니다. 결재자가 본 것과 달라지면 안 되기 때문입니다.

상신이 막히는 두 가지 경우

메시지	원인	해결
"결재할 사람이 없는 그룹 결재선이 있습니다"	그 부서·직급·직책에 속한 사람이 하나도 없음	조직에 사람을 배정하거나 결재선을 고칩니다
"결재선의 '기안자 기준' 자리를 채울 사람이 없습니다"	부서장이 없거나, 부서장 본인이 기안했는데 그 위 단계 담당자도 없음	부서장을 지정하고, 맨 위 부서(본부)에도 담당자를 두고 하위 부서까지 관리를 켭니다

★ 꼭 알아 둘 것

빈 결재선으로 올리면 문서가 영영 대기하게 됩니다. 그래서 올리기 전에 막는 것입니다. 조용히 통과시키고 나중에 멈추는 것보다, 지금 이유를 말해 주는 편이 낫습니다.

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4단계 — 결재자가 처리합니다

내 차례인 문서는 결재함(진행할 결재) 에 뜹니다. 그룹 결재선이면 그 그룹의 모두에게 뜨고, 한 명이 처리하면 나머지 화면에서 사라집니다.

동작	결과
승인	다음 단계로. 내 도장이 찍힙니다
반려	기안자에게 돌아갑니다
전결	남은 단계를 건너뛰고 그 자리에서 확정합니다
대결(위임)	자리를 비울 때 다른 사람에게 넘깁니다(사람 결재선만)

💡 이렇게 하면 편합니다

그룹 결재선에는 위임이 필요 없습니다. 애초에 여러 사람이 설 수 있는 자리니까요. 이것도 그룹 결재선을 쓰는 이유 중 하나입니다.

도장이 안 찍힌다면

도장은 직원이 각자 만듭니다(전자결재 > 도장/서명). 관리자가 만들어 주지 않습니다.

만드는 방법	설명
이름으로 만들기	이름을 넣으면 인감 모양(원형/사각, 색 선택)으로 그려 줍니다. 배경이 투명합니다
이미지 올리기	이미 갖고 있는 도장·서명 이미지
직접 그리기	마우스·터치로

• 여러 개 만들 수 있고, 그중 [기본] 으로 지정한 하나가 결재할 때 자동으로 찍힙니다.
• 기본이 없으면 도장 없이 결재됩니다. "결재했는데 도장이 안 찍혔다"의 원인은 대부분 이겁니다.
• 이미 찍힌 도장은 바뀌지 않습니다. 도장을 바꾸거나 지워도 과거 문서의 도장은 그대로 남습니다(문서에 이미지가 박제됩니다).

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5단계 — 끝난 뒤

모든 단계가 승인되면 문서는 승인 상태가 되고 완료함으로 갑니다. 참조로 걸린 문서는 참조함에서 봅니다.

결재가 끝난 문서는 고칠 수 없습니다

상태	수정	결재선 변경	삭제	회수
기안 중	○	○	○	—
진행 중	✕	✕	✕	아무도 결재하지 않았을 때만 ○
완료·반려	✕	✕	✕	✕

★ 꼭 알아 둘 것

이건 제약이 아니라 목적입니다. 결재자가 본 내용과 나중 내용이 달라질 수 있다면 결재라는 절차 자체가 뜻을 잃습니다. 고칠 일이 있으면 새 문서를 올리세요.

⚖️ 지출 증빙은 세무 관련 장부·증빙으로 5년 보존해야 합니다(국세기본법 제85조의3). 결재 문서와 첨부한 영수증이 그 증빙의 일부가 될 수 있으므로, 문서를 지우지 않는 구조가 여기에 맞습니다. 다만 적격증빙(세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증)의 원본 관리는 별도로 챙기셔야 합니다 — 결재 첨부는 사본입니다.

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다른 업무에서 자동으로 올라오는 결재

출결·자산·자금에서 신청을 하면 결재 문서가 자동으로 만들어져 상신됩니다.

업무	무엇이 올라오나
출결	휴가·출장·재택·연장근로·근태 정정 신청
자산	예약·대여 신청
자금 · PMS	지출 집행

• 그 화면에는 결재선을 고르는 자리가 없습니다. 결재 종류에 걸린 기본 양식의 결재선을 그대로 세웁니다.
• 문서 제목·본문은 신청 내용으로 채워지고, 승인되는 순간 그 업무에 반영됩니다 (휴가라면 그때 근태 기록이 생깁니다).

⚠️ 주의

자동 결재가 "기안"에 멈춰 있다면 원인은 둘 중 하나입니다. ① 그 결재 종류에 기본 양식이 지정되지 않았거나 ② 그 양식에 결재선이 없습니다. 업무 화면에는 사람이 양식을 고를 자리가 없어 종류에 걸린 기본 양식을 그대로 쓰기 때문입니다.

문서를 지우거나 회수하면 원래 신청도 따라갑니다

결재 문서를 삭제·회수하거나 반려하면, 그 문서로 올라왔던 신청도 함께 취소·반려됩니다. 문서만 사라지고 출결에는 "결재 진행 중"이 남아 있는 일이 없습니다.

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이미 승인된 건을 되돌릴 때 — 취소 결재

결재까지 끝난 근태를 되돌리려 하면 바로 취소되지 않습니다.

1. 출결 화면에서 [승인 취소] 를 누릅니다.
2. "[취소] 근태 신청" 결재가 새로 상신됩니다.
3. 그 결재가 승인돼야 휴가 기록이 지워집니다.

★ 꼭 알아 둘 것

원래 문서는 "승인" 상태로 그대로 남습니다. 그 승인은 실제로 있었던 일이라 지우지 않습니다(지우면 결재 이력이 사후에 조작되는 셈입니다). 대신 두 문서가 서로를 가리킵니다 — 원래 문서에는 "이 결재로 승인된 근태는 취소되었습니다 → 문서 #번호", 취소 문서에는 "이 문서는 이미 승인된 근태를 취소하기 위한 결재입니다 → 원 문서 #번호".

취소 결재가 반려되면 원래 승인은 그대로 살아 있고, 다시 취소를 시도할 수 있습니다.

자금 원장의 취소도 같은 사상입니다 — 지우는 게 아니라 반대 방향·같은 금액의 내역을 만들어 상쇄합니다(세금계산서 수정발행과 같은 방식).

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권한이 없는 종류를 쓰고 싶을 때

기안 화면 위쪽의 "기안할 수 없는 결재 종류" 를 펼치면, 권한이 없어 못 쓰는 종류가 이름만 나옵니다. [권한 요청] 을 누르고 어떤 업무에 필요한지 적으면 관리자에게 알림이 갑니다(메신저 알림 방에도 함께 뜹니다).

상태	뜻
요청 중	관리자가 아직 처리하지 않았습니다. 같은 종류에 다시 요청할 수는 없습니다
반려됨	관리자가 사유와 함께 반려했습니다. 다시 요청할 수 있습니다
(목록에서 사라짐)	승인되어 이제 기안할 수 있습니다

관리자는 결재 설정 > "결재 종류" 탭 화면 위의 대기 목록에서 처리합니다. 반려 시 사유가 필수입니다 — "왜 안 되는지"를 모르면 같은 요청이 반복되니까요.

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자주 막히는 것

증상	원인과 해결
기안 버튼이 없다	그 직원에게 결재 종류 쓰기 권한이 없습니다
상신하니 "그룹 결재선이 비어 있다"	그 부서·직급·직책에 사람이 없습니다
부서장이 자기 휴가를 올렸는데 상신 거부	"기안자의 부서장" 자리를 채울 사람이 없습니다(본인은 제외되므로). 맨 위 부서(본부)에 부서장을 지정하고 그 부서의 하위 부서까지 관리를 켭니다
결재했는데 도장이 안 찍혔다	도장 목록에 [기본] 으로 지정된 것이 없습니다
자동 결재가 "기안"에 멈춰 있다	종류에 기본 양식이 없거나, 양식에 결재선이 없습니다
결재선을 저장하면 오류가 난다	대상을 안 고른 빈 줄이 있습니다. 그 줄을 빼고 저장하세요
근태는 취소됐는데 문서는 "승인"이다	정상입니다. 취소 결재 문서가 따로 생기고 두 문서가 서로를 가리킵니다

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함께 볼 문서

• 직원 화면: 전자결재
• 관리자 설정: 전자결재 관리
• 이어지는 흐름: 프로젝트를 한 바퀴 돌린다의 자금 절 · 출퇴근하고 자산을 빌린다