지출을 결재로 올린다

목표 — 출장비·구매비 같은 지출을 문서로 만들어 결재를 받습니다. 결재자를 특정 개인이 아니라 "그 자리에 있는 사람" 으로 지정해, 담당자가 바뀌거나 휴가를 가도 흐름이 끊기지 않게 만드는 것까지가 이 문서의 범위입니다.

등장 인물 — 지출한 직원(기안자) · 부서장 · 재무 담당 · 관리자

지출 결재는 입구가 둘입니다. 직원이 전자결재에서 직접 지출결의서를 쓰는 길과, 재무 담당이 자금 관리 원장에 한 줄을 적었더니 결재가 저절로 올라오는 길입니다. 이 문서는 앞의 길을 따라가고, 뒤의 길은 「자금 원장에서 출발하는 지출」 절에서 짚습니다. 어느 쪽으로 들어와도 결재선 · 전결 · 도장 규칙은 같습니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

체험 회사로 직접 보기 — 무역회사 「한빛글로벌무역」 에 반년 치 결재가 쌓여 있습니다. 지출결의서 · 법인카드 사용 내역서 · 출장비 정산서 · 수입 통관 비용 정산서 양식, 기안자의 부서장 → 재무팀 부서장 → 대표 로 돌고 재무 담당자가 참조로 걸린 결재선, 진행 중 · 전결 · 반려 · 회수 · 대결 문서, 반려 뒤 다시 올린 문서의 원 문서 연결, 그리고 결재와 이어진 자금 원장 줄까지 볼 수 있습니다. 관리자 계정이나 재무 계정 (baekseunghyun@hanbit-trade.kr)으로 들어가 보세요(비밀번호는 홈페이지 체험 페이지에 있습니다). 둘러보는 순서는 한빛글로벌무역 둘러보기.

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먼저, 왜 이 흐름을 배워야 하나

종이 결재의 진짜 문제는 종이가 아닙니다. "지금 이 서류가 어디 있는지 아무도 모른다" 는 것입니다. 김 대리 책상 위에 있는지, 팀장님이 출장 가시면서 서랍에 넣고 가신 건지.

전자결재는 그걸 해결합니다. 그런데 여기서 흔히 하는 실수가 하나 있습니다 — 결재선에 사람 이름을 박아 두는 것입니다. 그러면 종이 시절과 똑같은 문제가 그대로 재현됩니다. 팀장이 바뀌면 양식을 다시 만들어야 하고, 휴가 가면 문서가 멈춥니다.

이 문서의 핵심은 그걸 피하는 방법입니다.

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준비 — 관리자가 먼저 해 둘 것

직원이 기안 버튼을 누를 수 있으려면 관리자가 아래를 끝내 두어야 합니다. 하나라도 빠지면 직원 화면에 기안 버튼이 아예 안 보이거나, 상신이 거부됩니다.

양식은 처음부터 만들지 않아도 됩니다

양식 목록에 「기본 제공」 배지가 붙은 양식이 들어 있습니다 — 휴가 신청서 · 지출결의서 · 구매 품의서 · 업무 협조 요청서. 고르고 [복제해서 쓰기] 를 누르면 우리 회사 양식이 되어 이름 · 본문 · 결재선을 자유롭게 고칠 수 있습니다.

★기본 제공 양식에는 결재선이 없습니다. 부서 · 직급 · 직책이 회사마다 달라 미리 넣어 둘 수 없어서입니다. 복제한 뒤 아래 2단계의 방식으로 우리 회사 결재선을 넣으세요. 법정 서식은 들어 있지 않습니다 — 기본 제공 양식은 예시이고, 회사 규정에 맞게 고쳐 쓰는 출발점입니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

지출결의서처럼 표와 합계가 중심인 문서는 양식의 본문 형식을 엑셀로 만들어 둘 수 있습니다. 직원이 그 종류를 고르면 본문 자리에 표가 그대로 열리고 셀만 채우면 됩니다.

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1단계 — 문서를 만듭니다

전자결재 탭 → [+ 새 문서] 를 누르고 결재 종류를 고릅니다. 이 버튼은 좌측 메뉴와 결재 홈 화면 위쪽 양쪽에 있습니다.

종류 이름 뒤에 "(양식 있음)" 이 붙어 있으면, 고르는 순간 본문과 결재선이 자동으로 채워집니다. 그대로 고쳐 써도 됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것

양식을 고르는 칸은 따로 없습니다. 어떤 양식을 쓸지는 결재 종류가 정합니다. 직원 입장에서는 어떤 양식이 있는지, 그 양식이 어떤 결재선을 갖는지 알 수 없기 때문에 고르게 하지 않는 것입니다.

채우는 것

💡 이렇게 하면 편합니다

증빙은 반드시 첨부하세요. 결재자가 금액만 보고 승인하는 것과 영수증을 보고 승인하는 것은 다른 일입니다. 나중에 세무 자료로 꺼내 쓸 때도 여기 있는 편이 훨씬 낫습니다.

근거가 된 품의서를 "원 문서"로 이어 두세요

지출결의는 대개 앞선 품의(구매 품의 · 출장 품의)에서 나옵니다. 문서 상세 아래쪽 관련 게시물 칸에서 [관련 게시물 추가] 로 그 품의서를 고르면, 지출결의서의 옵션 줄에 원 문서 N건이 붙고 누르면 그 품의서로 갑니다.

왜 이어 두나. 몇 달 뒤 누군가 "이 돈은 무슨 근거로 나갔나" 를 물을 때, 지출결의서만으로는 "결재가 났다"까지만 답할 수 있습니다. 원 문서가 이어져 있으면 "이 품의에서 승인된 범위 안에서 나갔다" 까지 답할 수 있습니다. 결재가 끝난 뒤에도 이을 수 있어 빠뜨린 근거를 나중에 채울 수 있습니다(기안자와 회사 관리자).

매달 같은 지출이라면 — 복사해서 새로 기안

정기 구독료 · 매달 같은 교통비처럼 지난번과 거의 같은 문서는 승인된 문서 상세 오른쪽 위의 [복사해서 새로 기안] 을 누릅니다. 제목 · 본문 · 첨부 · 결재선이 채워진 새 기안이 열리고, 문서번호 · 도장 · 결재 이력은 따라오지 않습니다 — 결재된 것처럼 보이는 사본이 생기지 않습니다.

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2단계 — 결재선. 여기가 핵심입니다

결재선은 순서가 곧 단계입니다. 위에서 아래로 내려갑니다. 각 자리는 세 가지 중 하나로 지정할 수 있습니다.

그룹 결재선 — 사람이 아니라 자리를 지정합니다

"김대리"가 아니라 "개발팀(부서)"을 넣습니다. 그러면 개발팀에 속한 누구든 한 명이 결재하면 다음 단계로 넘어갑니다.

왜 이게 나은가. 사람을 콕 집어 두면 그 사람이 휴가·퇴사·부서이동을 할 때마다 결재선을 고쳐야 합니다. 그룹으로 두면 지금 그 자리에 있는 사람이 결재합니다.

승인하면 결재선에는 "개발팀(부서)의 누구나 · OOO님이 서명" 처럼 그룹 표시와 실제 서명자가 함께 남습니다. 누가 승인했는지가 흐려지지 않습니다.

"부서" 탭과 "부서장" 탭은 다릅니다

가장 자주 틀리는 지점입니다.

• 부서 = 그 부서 누구나. 자금 결재에 이걸 쓰면 재무팀 막내가 승인할 수 있습니다.
• 부서장 = 그 부서의 장만. 재무팀장의 결재가 필요하면 이쪽입니다.

계산 자리 — 사람마다 결재자가 달라집니다

양식에 미리 들어 있는 경우가 많아 직접 만질 일은 적지만, 문서에 이렇게 표시되면 뜻을 알아야 합니다.

세 가지 규칙이 있습니다.

• 후보가 여러 명이면 그중 누구든 한 명이 결재하면 넘어갑니다.
• 기안자 본인은 그 자리에 서지 않습니다 — 자기 문서를 자기가 결재할 수 없으니까요. 그래서 부서장이 직접 기안하면 그 자리는 본부장이 대신 채웁니다.
• 문서 상세의 결재선에는 지금 그 자리에 설 수 있는 사람 이름이 함께 표시됩니다. 내 결재가 누구에게 가는지 안 보이면 결재선을 믿을 수 없으니까요.

💡 이렇게 하면 편합니다

지출결의서의 실용적인 결재선은 대체로 이렇습니다.

기안자의 부서장 → 재무팀 부서장

금액이 큰 건이면 그 뒤에 대표(사람 또는 직책)를 하나 더 붙입니다. 전사 양식 하나로 모든 부서가 쓸 수 있습니다.

참조선도 같은 방식입니다

참조는 결재하지 않고 문서를 볼 수만 있는 사람입니다. 같은 여섯 가지 방식으로 지정합니다. "전 부서에 공유"처럼 그룹으로 거는 경우가 많습니다.

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3단계 — 상신합니다

[상신] 을 누르면 문서가 결재 흐름에 들어갑니다. 상신 후에는 결재선을 바꿀 수 없습니다. 결재자가 본 것과 달라지면 안 되기 때문입니다.

상신하는 순간 문서번호(예: 결재-2026-0142)가 붙고, 기안 칸에 내 기본 도장이 찍힙니다. 문서번호는 그 뒤로 바뀌지 않습니다 — "지난주 올린 출장비 결재" 보다 번호로 부르는 편이 정확하고, 감사나 심사에서 문서를 지칭할 때도 이 번호를 씁니다.

상신이 막히는 두 가지 경우

★ 꼭 알아 둘 것

빈 결재선으로 올리면 문서가 영영 대기하게 됩니다. 그래서 올리기 전에 막는 것입니다. 조용히 통과시키고 나중에 멈추는 것보다, 지금 이유를 말해 주는 편이 낫습니다.

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4단계 — 결재자가 처리합니다

내 차례인 문서는 결재함(진행할 결재) 에 뜹니다. 그룹 결재선이면 그 그룹의 모두에게 뜨고, 한 명이 처리하면 나머지 화면에서 사라집니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

그룹 결재선에는 위임이 필요 없습니다. 애초에 여러 사람이 설 수 있는 자리니까요. 이것도 그룹 결재선을 쓰는 이유 중 하나입니다.

전결 — 누가 얼마까지 끝낼 수 있나

전결은 남은 결재선을 없애는 일입니다. 100만 원짜리 지출결의서를 팀장이 전결하면 그 위의 재무팀장 · 대표 칸은 결재하지 않은 채로 문서가 끝납니다. 그래서 아무나 누를 수 있으면 결재선이 장식이 됩니다.

회사가 사규의 전결 한계표를 관리자 메뉴 > 전자결재 관리 > 결재 설정 > "전결 규정" 탭에 옮겨 적고 적용을 켜면, 그 표에 해당하는 사람에게만 [전결]이 보입니다.

지출결의서라면 대개 이런 모양입니다.

지출결의서 · ~ 1,000,000원   · 직책: 팀장
지출결의서 · ~ 10,000,000원  · 직책: 부서장

1,000만 원을 넘는 지출은 아무도 전결할 수 없어 결재선 끝까지 올라갑니다. 전결권이 없는 결재자에게는 단추 대신 "이 문서의 전결권자가 아니어서 [전결]은 할 수 없습니다" 가 나옵니다 — 고장이 아니니 [승인]을 누르면 됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것

기본은 꺼져 있습니다. 켜지 않으면 지금까지처럼 결재 차례인 사람 누구에게나 [전결]이 보입니다. 전결권자는 개인이 아니라 자리(직책 · 부서장 · 기안자의 부서장)로만 적습니다 — 사람을 적어 두면 그가 부서를 옮기는 순간 규정이 조용히 죽습니다. 자세한 것은 전결 규정.

참조자가 읽었는지 — 참조 현황

재무팀을 참조로 걸어 두는 경우가 많습니다. 문서 상세의 결재판 아래에 참조 2/5처럼 몇 명이 읽었는지가 보이고, 아직 안 읽은 사람이 앞에 옵니다.

메신저에서 바로 승인하기

분리형 메신저(설치형 · 모바일 앱)를 쓰면 결재 요청이 전자결재 알림 방에 옵니다. 지금 내 차례인 결재에는 [승인] / [반려] 가 붙어 있고, [내용 보기] 로 본문을 그 자리에서 펼쳐 보고 처리할 수 있습니다. 반려는 사유를 반드시 적습니다.

결재가 밀리는 이유의 절반은 "그룹웨어를 안 열어 봐서" 입니다. 결재자가 외근이 잦다면 메신저 앱을 권하세요. 메신저의 한 단계씩 물어보는 등록으로 기안까지 할 수 있지만, 엑셀 양식으로 만든 결재 종류는 메신저에서 기안할 수 없습니다 — 그때는 그룹웨어에서 쓰세요. 자세한 것은 분리형 메신저.

도장이 안 찍힌다면

도장은 직원이 각자 만듭니다(전자결재 > 도장/서명). 관리자가 만들어 주지 않습니다.

• 여러 개 만들 수 있고, 그중 [기본] 으로 지정한 하나가 결재할 때 자동으로 찍힙니다.
• 기본이 없으면 도장 없이 결재됩니다. "결재했는데 도장이 안 찍혔다"의 원인은 대부분 이겁니다.
• 이미 찍힌 도장은 바뀌지 않습니다. 도장을 바꾸거나 지워도 과거 문서의 도장은 그대로 남습니다(문서에 이미지가 박제됩니다).

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5단계 — 끝난 뒤

모든 단계가 승인되면 문서는 승인 상태가 되고 완료함으로 갑니다. 참조로 걸린 문서는 참조함에서 봅니다.

결재가 끝난 문서는 고칠 수 없습니다

★ 꼭 알아 둘 것

이건 제약이 아니라 목적입니다. 결재자가 본 내용과 나중 내용이 달라질 수 있다면 결재라는 절차 자체가 뜻을 잃습니다. 고칠 일이 있으면 새 문서를 올리세요.

⚖️ 지출 증빙은 세무 관련 장부·증빙으로 5년 보존해야 합니다(국세기본법 제85조의3). 결재 문서와 첨부한 영수증이 그 증빙의 일부가 될 수 있으므로, 문서를 지우지 않는 구조가 여기에 맞습니다. 다만 적격증빙(세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증)의 원본 관리는 별도로 챙기셔야 합니다 — 결재 첨부는 사본입니다.

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다른 업무에서 자동으로 올라오는 결재

출결·자산·자금에서 신청을 하면 결재 문서가 자동으로 만들어져 상신됩니다.

• 그 화면에는 결재선을 고르는 자리가 없습니다. 결재 종류에 걸린 기본 양식의 결재선을 그대로 세웁니다.
• 문서 제목·본문은 신청 내용으로 채워지고, 승인되는 순간 그 업무에 반영됩니다 (휴가라면 그때 근태 기록이 생깁니다).

⚠️ 주의

자동 결재가 "기안"에 멈춰 있다면 원인은 둘 중 하나입니다. ① 그 결재 종류에 기본 양식이 지정되지 않았거나 ② 그 양식에 결재선이 없습니다. 업무 화면에는 사람이 양식을 고를 자리가 없어 종류에 걸린 기본 양식을 그대로 쓰기 때문입니다.

문서를 지우거나 회수하면 원래 신청도 따라갑니다

결재 문서를 삭제·회수하거나 반려하면, 그 문서로 올라왔던 신청도 함께 취소·반려됩니다. 문서만 사라지고 출결에는 "결재 진행 중"이 남아 있는 일이 없습니다.

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자금 원장에서 출발하는 지출

재무 담당이 영수증을 받아 자금 관리 원장에 적는 회사라면, 지출 결재는 원장에서 시작됩니다. 관리자가 계정과목에 "결재 필요" 를 걸어 두었거나 금액이 회사 기준을 넘으면, 원장에 한 줄을 저장하는 순간 기안 문서가 만들어지고 그 화면으로 이동합니다.

• 결재 종류는 계정과목이 정해 둔 것으로 미리 골라져 있습니다.
• 본문에는 방금 적은 거래일 · 금액 · 거래처 · 적요가 표로 들어갑니다 — 결재자는 원장 화면을 보지 않기 때문입니다.
• 결재가 끝나야 원장의 그 줄이 확정됩니다. 반려되면 원장에서도 취소로 보입니다.

영수증 사진으로 채우기

원장 입력 카드의 [영수증으로 채우기] 를 누르고 영수증 사진을 고르면, 영수증 부분만 잘라 낸 뒤 날짜 · 금액 · 거래처 · 통화 · 정산 수단을 읽어 빈 칸을 채웁니다. 계정과목은 직접 고릅니다. 그 사진은 그 줄의 증빙으로 함께 저장됩니다.

• 노란 칸은 확신이 낮은 값입니다. 꼭 확인하세요.
• 공급가액 + 부가세가 합계와 다르면 경고가 뜹니다.
• 같은 영수증이 이미 등록됐을 수 있으면 알려 줍니다. 나눠 결제한 경우도 있어 막지는 않지만, 두 번 청구하는 것이 아닌지 확인하세요.

★ 꼭 알아 둘 것

영수증 사진은 회사 서버 안에서만 읽고, 카드번호는 인식 결과에서도 가려집니다. 회사가 인식 기능을 쓰지 않으면 이 단추가 보이지 않습니다.

⚖️ 사진은 입력을 돕는 사본입니다. 스캔했다고 종이 영수증을 버려도 된다는 뜻이 아닙니다 — 원본을 회사 규정대로 보관하세요(필요하면 세무 전문가에게 확인). 일반적인 안내이고 법률 · 세무 자문이 아닙니다.

💡 어느 입구를 쓸지는 회사가 정합니다. 직원이 쓴 돈을 정산받는 일(출장비 · 개인 선지출)은 전자결재의 지출결의서가, 회사 계좌 · 법인카드에서 나가는 돈은 원장이 입구가 되는 경우가 많습니다. 기준 없이 섞어 쓰면 같은 지출에 결재가 두 번 올라가기 쉬우니 규칙을 한 줄로 정해 두세요. 자세한 것은 자금 관리.

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이미 승인된 건을 되돌릴 때 — 취소 결재

결재까지 끝난 근태를 되돌리려 하면 바로 취소되지 않습니다.

1. 출결 화면에서 [승인 취소] 를 누릅니다.
2. "[취소] 근태 신청" 결재가 새로 상신됩니다.
3. 그 결재가 승인돼야 휴가 기록이 지워집니다.

★ 꼭 알아 둘 것

원래 문서는 "승인" 상태로 그대로 남습니다. 그 승인은 실제로 있었던 일이라 지우지 않습니다(지우면 결재 이력이 사후에 조작되는 셈입니다). 대신 두 문서가 서로를 가리킵니다 — 원래 문서에는 "이 결재로 승인된 근태는 취소되었습니다 → 문서 #번호", 취소 문서에는 "이 문서는 이미 승인된 근태를 취소하기 위한 결재입니다 → 원 문서 #번호".

취소 결재가 반려되면 원래 승인은 그대로 살아 있고, 다시 취소를 시도할 수 있습니다.

자금 원장의 취소도 같은 사상입니다 — 지우는 게 아니라 반대 방향·같은 금액의 내역을 만들어 상쇄합니다(세금계산서 수정발행과 같은 방식).

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권한이 없는 종류를 쓰고 싶을 때

기안 화면 위쪽의 "기안할 수 없는 결재 종류" 를 펼치면, 권한이 없어 못 쓰는 종류가 이름만 나옵니다. [권한 요청] 을 누르고 어떤 업무에 필요한지 적으면 관리자에게 알림이 갑니다(메신저 알림 방에도 함께 뜹니다).

관리자는 결재 설정 > "결재 종류" 탭 화면 위의 대기 목록에서 처리합니다. 반려 시 사유가 필수입니다 — "왜 안 되는지"를 모르면 같은 요청이 반복되니까요.

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자주 막히는 것

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함께 볼 문서

• 체험 회사: 한빛글로벌무역 둘러보기 — 재무팀을 거치는 지출 결재와 결재에 이어진 자금 원장
• 직원 화면: 전자결재 · 자금 관리(원장 · 영수증으로 채우기) · 분리형 메신저(알림 방에서 승인)
• 관리자 설정: 전자결재 관리 · 전결 규정 · 자금 관리
• 이어지는 흐름: 프로젝트를 한 바퀴 돌린다의 자금 절 · 출퇴근하고 자산을 빌린다

📌 메모

이 문서는 2026-09-27 기준 기능으로 다시 확인했습니다.