문서 관리
관리자 메뉴 > 문서 관리
직원이 쓰는 문서 관리 화면은 자기가 볼 수 있는 폴더만 보여 줍니다. 관리자 화면은 회사 전체를 봅니다 — 그리고 그것이 이 화면의 존재 이유입니다.
★가장 먼저 볼 것 — "아무도 못 보는 폴더"
공유 폴더는 공유 대상을 지정하기 전까지 만든 사람 외에는 아무에게도 보이지 않습니다. 만든 사람이 공유를 잊거나 퇴사하면 그 폴더는 회사 안에서 잠깁니다 — 직원 화면에서는 존재조차 보이지 않으니 거기서는 고칠 방법이 없습니다.
이 화면이 그것을 여는 유일한 자리입니다.
- 잠긴 폴더가 있으면 화면 맨 위에 경고 띠가 뜨고, 목록의 그 폴더에
권한 없음배지가 붙습니다 - 폴더를 고르고 [공유] 로 대상을 지정하면 바로 열립니다
💡 이렇게 하면 편합니다회사를 처음 세팅할 때 한 번 훑어보세요. 폴더를 여럿 만든 뒤 공유를 나중에 하려다 잊는 일이 흔합니다.
폴더 관리
| 하는 일 | 설명 |
|---|---|
| 공유 대상 지정 | 직원 · 부서 · 직급 · 직책 · 회사 전체. 게시판 분류 권한과 같은 화면입니다 |
| 이름 바꾸기 · 옮기기 · 삭제 | 삭제는 안에 문서·하위 폴더가 없어야 됩니다(휴지통 포함) |
| 보관 설정 | 보관주기 · 중요도를 켜면 그 폴더의 문서가 문서 생애주기 대상이 됩니다 |
| 새 폴더 | 관리자는 회사 공용 폴더만 만듭니다 |
목록에서 폴더마다 소유 · 문서 수 · 공유 대상 수 · 보관 설정을 함께 봅니다.
⚖️ 나만 보는 개인 폴더는 관리자도 못 봅니다
★이것은 규칙이고, 관리자 화면을 만들면서도 바꾸지 않았습니다.
| 개인 폴더를 | |
|---|---|
| 폴더 목록 | 보입니다 — 이름 · 주인 · 문서 수까지(회사가 무엇을 갖고 있는지는 알아야 하므로) |
| 문서 목록 | 안 보입니다 |
| 이름·공유·보관 설정·삭제 | 막힙니다 |
⚖️ 법으로 정해진 것직원 화면에는 "나만 보는 개인 폴더로 만들기" 라고 적혀 있습니다. 관리자가 그것을 열 수 있다면 그 문구가 거짓말이 됩니다. 그래서 화면에서 감추는 것이 아니라 서버가 막습니다.
💡 퇴사자의 개인 폴더를 넘겨받아야 한다면 인수인계를 쓰세요. 이 화면이 할 일이 아닙니다.
문서 관리
관리자 메뉴 > 문서 관리 > 문서 관리에서 회사 전체 문서를 한 판에 봅니다.
| 하는 일 | 설명 |
|---|---|
| 폴더로 거르기 · 이름/파일명 검색 | 어느 폴더에 무엇이 있는지 한눈에 |
| 휴지통만 보기 | 지운 문서를 모아 보고 되살리기 |
| 내려받기 · 휴지통으로 보내기 | 정리가 필요한 문서를 바로 처리 |
⚠️ 주의완전 삭제는 여기 없습니다. 파일 실체를 지우는 것은 관리자 메뉴 > 파일 관리입니다 — 두 화면이 같은 일을 하면 "어디서 지워야 하나" 가 생기기 때문입니다.
💡 개인 폴더의 문서는 이 목록에 나오지 않습니다(위 규칙과 같은 이유). 그래서 폴더 필터에도 개인 폴더는 나오지 않습니다.
저장 용량과 버전
문서 관리는 버전을 쌓습니다 — 파일을 고쳐 올릴 때마다 이전 내용이 남습니다.
⚠️ 주의옛 버전도 저장 용량을 씁니다. 회사 저장 용량 화면(관리자 메뉴 > 회사 설정)에 "이 중 얼마가 옛 버전" 인지 함께 나옵니다. 용량이 빠르게 는다면 이것부터 보세요.