일반 사무·관리 중심 회사

총무·인사·회계·영업지원처럼 사무실에서 문서와 일정으로 돌아가는 조직을 떠올리며 썼습니다. 직원 수는 20~200명, 프로젝트 조직은 따로 없거나 있어도 임시로 꾸려지는 정도, 대신 공지· 결재·근태·비품이 매일의 업무인 회사입니다.

이런 회사에서 그룹웨어를 도입하는 이유는 대개 셋 중 하나입니다.

1. 전달이 새고 있다 — 공지가 단톡방에 묻히고, 신입은 지난 공지를 못 봅니다.
2. 종이가 안 없어진다 — 휴가원·지출결의서를 인쇄해 도장 받으러 다닙니다.
3. 근태가 엑셀이다 — 매달 말 총무 담당자가 이틀씩 붙잡혀 있습니다.

이 세 가지는 각각 게시판 · 전자결재 · 출결 관리로 정확히 대응됩니다. 이 문서는 그 셋을 중심에 놓고, 일정·자산을 붙여 나가는 순서를 다룹니다. 그리고 자리를 잡은 뒤에 얹으면 좋은 것 — 필독 확인현황 · 전결 규정 · 문서 관리 · 인사 서류 · 업무요청 — 을 뒤에서 차례로 다룹니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

체험 회사로 직접 보기 — 홈페이지 체험 페이지의 한빛글로벌무역에 들어가 보시면 반년 동안 써 온 전자결재(결재선 · 전결 · 참조 · 원 문서)와 출결(월 마감 · 연차 · 근태 신청), 인사 서류와 직원 명부가 그대로 들어 있습니다. 비영리 단체라면 새빛교회가 가깝습니다 — 조직 용어를 교회의 말로 바꾸고 근태를 재지 않는 구성원을 나눠 둔 모습을 볼 수 있습니다. 아이디와 비밀번호는 체험 페이지에 있습니다. 한빛글로벌무역 둘러보기 · 새빛교회 둘러보기

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이 회사의 한 달

매월 1일. 총무 김선영 님이 게시판 "공지사항"에 이번 달 안내를 올립니다. 상단 고정을 켜 두었기 때문에 목록 맨 위에 붙습니다. 홈 화면 배너에도 함께 걸리도록 글쓰기 화면에서 "배너 함께 등록하기" 를 체크합니다. 꼭 읽어야 하는 안내라 올린 뒤 [필독으로 지정] 을 눌러 둡니다. 사흘 뒤 글을 열어 보니 확인 38/42 — 안 읽은 네 명의 이름이 맨 앞에 있어 그 사람들에게만 메신저로 한 줄 보냅니다.

아무 날. 신입 직원이 은행에 낼 재직증명서를 부탁합니다. 인사 담당 이수진 님이 인사 관리 > 증명서 발급에서 대상자 · 종류 · 제출처를 고르고 인쇄합니다. 발급번호가 붙어 대장에 남으니, 몇 달 뒤 "그 은행에 낸 게 언제 것이냐"를 물어도 바로 찾습니다.

매주 월요일. 부서장들이 홈에서 부서 출결 현황 위젯을 봅니다. 오늘 미출근 인원이 바로 보입니다. 어제 올라온 휴가 신청이 있으면 결재함에도 떠 있습니다.

출장 다녀온 날. 영업지원 박준호 님이 전자결재에서 지출결의서를 고릅니다. 종류를 고르는 순간 본문 양식과 결재선이 채워집니다 — 결재선 첫 줄은 "기안자의 부서장"이라 본인 팀장에게 자동으로 갑니다. 영수증 사진을 첨부하고, 지난주 올려 승인받은 출장 품의서를 원 문서로 이어 상신합니다. 상신하는 순간 문서번호가 붙습니다. 30만 원짜리라 회사 전결 규정에 따라 팀장이 [전결] 로 끝냅니다 — 대표에게까지 올라가지 않습니다.

아무 때나. 영업팀이 총무팀에 "다음 주 거래처 방문용 명함 200장"을 업무요청으로 남깁니다. 말로 부탁했으면 잊혔을 일이, 기한과 함께 총무의 내게 온 업무요청 위젯에 떠 있습니다.

매월 말일 다음 근무일. 부서장이 출결 관리 > 부서 출결 관리 > 월 보기에서 부서원 출결부를 훑고 [승인] 을 누릅니다. 그 순간 그 달의 기록이 잠깁니다. 총무는 잠긴 출결부를 그대로 급여 담당에게 넘깁니다.

분기마다. 총무가 문서 생애주기 화면에서 만료 예정 문서를 확인합니다. 중요도가 "필수"로 잡힌 계약 문서들은 자동 폐기되지 않고 보류 상태로 남아 있습니다. 개정된 취업규칙 파일은 문서 관리의 "사규" 폴더에서 [새 버전 올리기] 로 바꿔 둡니다 — 지난 판은 버전 이력에 그대로 남습니다.

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무엇을 켜고 무엇을 미룰까

💡 이렇게 하면 편합니다

첫 달은 게시판 + 일정 관리만 켜는 것도 좋은 선택입니다. 직원들이 "여기 들어오면 회사 소식이 있다"는 걸 몸에 익힌 다음에 결재와 출결을 얹으면 저항이 훨씬 적습니다.

💡 「업종 기본 세팅」을 쓰면 첫날 일이 줄어듭니다. 회사를 만들 때(또는 나중에 회사 관리 화면에서) 업종을 "일반 사무 · 관리 중심" 으로 고르면 게시판 · 일정 관리 · 전자결재 · 출결 관리 · 자산 관리 다섯 개만 켜진 채 시작하고(회의 · 설문 같은 나머지는 꺼져 있을 뿐이니 필요해지면 담당자에게 요청), 공지사항 · 자유게시판 · 사규·양식함 · 업무일지 분류와 전사 일정 · 부서 일정 캘린더, 그리고 출발점이 되는 직무 매뉴얼 글을 한 번에 만들어 줍니다. [미리보기]로 무엇이 생기는지 먼저 보여 주고, 이미 있는 것은 건너뜁니다. 다만 분류 권한과 부서장은 여전히 사람이 정해야 합니다 — 만들어진 분류도 권한을 주기 전에는 아무에게도 안 보입니다. 아래 1·2단계는 그대로 필요합니다 (회사 유형별 추천 설정).

💡 업무가 많아지면 묶으세요. 업무를 여럿 켜면 업무 메뉴가 길어집니다. 관리자 메뉴 > 화면 · 용어 > 메뉴 묶기에서 "총무"(자산 · 재고 · 업무요청)처럼 묶으면 탭 하나로 들어갑니다. 묶는다고 권한이 바뀌지는 않습니다(화면과 용어).

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1단계 — 조직도부터. 정말입니다

게시판이든 결재든, 시작은 조직도와 부서장 지정입니다. 이걸 건너뛰고 결재부터 만들면 반드시 되돌아옵니다.

이유는 이렇습니다.

• 결재선의 "기안자의 부서장"이 이 값을 봅니다. 부서장이 없으면 상신이 거부됩니다.
• 출결 월말 승인을 부서장이 합니다. 관리자 계정을 따로 주지 않아도 됩니다.
• 홈 화면이 부서장·본부장에게 조직을 보는 위젯을 자동으로 더 켜 줍니다.
• 게시판 권한을 부서 단위로 줄 수 있습니다.
• 직원 명부(오른쪽 위 📇 아이콘)가 이 조직도를 그대로 보여 줍니다. 사내 주소록을 엑셀로 따로 돌리던 회사라면 그 파일을 없앨 수 있는 자리입니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

명부는 채워야 쓸모가 있습니다. 이름·부서·이메일은 계정을 만들 때 채워지지만 사진· 휴대전화는 직원이 마이페이지에서 넣습니다(내선은 관리자가 넣어도 됩니다). 휴대전화는 처음부터 비공개이고, 동료에게 열지는 직원이 마이페이지의 명부 공개 범위에서 정합니다. 내 칸이 비어 있으면 명부가 본인에게 알려 주니, 도입 첫 주에 "명부에서 내 칸 채우기"를 안내하세요 (직원 명부).

실제 조직과 다르게 만들고 싶을 때

간혹 "우리는 팀이 자주 바뀌어서 부서를 안 만들고 싶다"는 이야기를 듣습니다. 그래도 최소한 부서는 만드세요. 대신 이렇게 하시면 됩니다.

• 부서 이름을 조직 개편에 덜 흔들리는 이름으로("경영지원" 대신 "관리1팀"보다는 "경영지원"이 오래 갑니다).
• 한 사람이 여러 부서에 동시에 속할 수 있습니다. 겸직은 부서를 하나 더 배정하면 됩니다. 권한은 속한 모든 부서의 합집합으로 적용됩니다.
• 그중 하나가 대표 부서입니다. 출결이 어느 부서의 출결부에 들어갈지, 재무팀인지 아닌지처럼 하나를 골라야 하는 자리에서만 쓰입니다.

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2단계 — 게시판 분류와 권한

분류를 어떻게 나누느냐가 이 업종에서는 꽤 중요합니다. 읽을 사람이 다르면 분류를 나누고, 같으면 나누지 마세요. 이것 하나만 기준으로 삼으면 대체로 맞습니다.

권한은 네 가지 대상으로 줍니다

개별 직원 · 부서 · 직급 · 회사 전체 네 가지입니다. 여러 규칙을 동시에 걸 수 있고, 하나라도 해당하면 통과합니다(OR 조건).

권한은 읽기 / 쓰기 / 삭제 셋으로 나뉩니다. 여기서 헷갈리기 쉬운 게 "삭제"입니다.

★ 꼭 알아 둘 것

자기가 쓴 글은 "삭제" 권한이 없어도 언제나 고치고 지울 수 있습니다. 회사 관리자와 분류 담당자도 마찬가지입니다. "삭제"는 오직 남의 글을 건드리는 권한입니다. 공지사항 분류에 총무팀 전체로 삭제를 주면, 팀원이 팀장 공지를 고칠 수 있게 됩니다.

⚠️ 권한을 비워 두면 아무도 못 봅니다. 기본이 전면 차단이고 관리자가 하나씩 열어 주는 방식입니다. 분류를 새로 만들면 반드시 권한을 줬는지 확인하세요. "분류는 만들었는데 직원 화면에 안 보인다"의 대부분이 이 경우입니다.

본문 템플릿을 꼭 쓰세요

사무 조직에서 특히 값이 큽니다. 분류에 본문 템플릿을 넣어 두면 그 분류로 글을 쓸 때 편집기에 미리 채워집니다. 예를 들어 "출장 보고" 분류에 이런 틀을 넣어 두면 됩니다.

■ 출장지 /
■ 기간 /
■ 동행 /
■ 목적 /
■ 결과 요약 /
■ 후속 조치 /

양식이 정해진 문서일수록 사람들이 쓰기 시작합니다. 빈 편집기를 주면 안 씁니다.

공지는 필독으로, 자주 찾는 글은 북마크로

사무 조직의 공지는 "올렸다"가 아니라 "다 읽었다" 가 목표입니다. 꼭 읽어야 하는 글은 상세 화면 오른쪽 위 [필독으로 지정] 을 누르세요. 쓴 사람과 관리자에게는 확인 38/42처럼 몇 명이 읽었는지와 아직 안 읽은 사람의 이름이 앞에 보입니다. "확인했습니다" 댓글을 받을 필요가 없어집니다.

• 필독은 글을 쓴 사람이 지정합니다. 상단 고정처럼 관리자를 찾을 필요가 없습니다.
• 모두가 들어오자마자 보게 하려면 글쓰기의 팝업 공지에 끝나는 날짜를 넣으세요. 날짜가 지나면 저절로 안 뜹니다.
• 목록에서 이미 읽은 글은 흐리게 보여서, 직원 쪽에서도 무엇을 아직 안 봤는지 바로 갈립니다.

★ 꼭 알아 둘 것

필독은 읽기를 강제하지 않습니다. 글을 열었는지만 셉니다. 안 읽은 사람에게 따로 말하는 것은 여전히 사람의 일입니다.

사규·복리후생 안내처럼 한 해에 몇 번씩 다시 찾는 글은 직원 각자가 북마크해 두면 게시판 좌측의 「북마크한 글」 에 모입니다. 나에게만 보이는 표시라 공지 분류를 어지럽히지 않습니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

사규·양식이 "글"이 아니라 "파일"이라면 게시판보다 문서 관리가 맞습니다. 탐색기처럼 폴더에 파일을 두고, 개정판은 [새 버전 올리기] 로 바꾸면 이전 판이 버전 이력에 남고 필요하면 되돌릴 수 있습니다. "취업규칙_2025_최종_수정본.hwp"가 쌓이는 게시판보다 훨씬 깔끔합니다 (문서 관리).

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3단계 — 전자결재. 양식 하나로 전사가 씁니다

이 유형에서 가장 재미를 보는 기능입니다. 그런데 준비 순서를 틀리면 첫날부터 막힙니다. 순서는 이렇습니다.

결재선의 핵심 — "기안자의 부서장"

휴가 양식을 만들려고 하면 곧바로 막힙니다. 사람마다 부서장이 다르기 때문입니다. 영업팀 사람은 영업팀장에게, 총무팀 사람은 총무팀장에게 가야 하는데 양식은 하나입니다.

결재선 편집기의 [기안자 기준] 탭에서 기안자의 부서장 한 줄만 넣으면 끝납니다.

알아 둘 규칙이 셋 있습니다.

• 기안자 본인은 그 자리에 서지 않습니다. 자기 문서를 자기가 결재하면 절차가 뜻을 잃죠.
• 그래서 부서장이 스스로 휴가를 내면 그 자리를 본부장이 대신 채웁니다.
• 본부장도 없으면 상신이 거부됩니다. 조용히 멈추지 않고 이유를 말해 줍니다. 이럴 땐 맨 위 부서(본부)에 부서장을 지정하고 그 부서의 하위 부서까지 관리를 켜거나, 그 사람용 결재선을 따로 두세요.

"부서" 탭과 "부서장" 탭은 다릅니다

자주 틀리는 지점입니다.

• 부서 = 그 부서 누구나 한 명. 자금 결재에 이걸 쓰면 재무팀 막내가 승인합니다.
• 부서장 = 그 부서의 장만. 재무팀장의 결재가 필요하면 이쪽입니다.

처음 만들 결재 종류 다섯 개

💡 이렇게 하면 편합니다

처음에는 휴가신청서 하나만 만들어 한 달 돌려 보세요. 결재선이 실제로 어떻게 도는지 몸으로 알게 된 다음에 나머지를 만드는 편이 시행착오가 적습니다.

양식은 기본 제공 양식에서 시작합니다

결재 양식 목록에는 「기본 제공」 배지가 붙은 휴가 신청서 · 지출결의서 · 구매 품의서 · 업무 협조 요청서가 처음부터 들어 있습니다. 고르고 [복제해서 쓰기] 를 누르면 회사 양식이 됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것

기본 제공 양식에는 결재선이 없습니다. 부서와 직책이 회사마다 달라 미리 넣어 둘 수 없기 때문입니다. 복제한 뒤 위의 기안자의 부서장 한 줄을 넣고, 결재 종류의 기본 양식으로 거세요.

⚖️ 기본 제공 양식은 예시입니다. 회사 규정·사내 서식에 맞게 고쳐 쓰세요.

전결 규정 — "누가 얼마까지"를 표로

결재가 몇 달 돌면 반드시 이런 말이 나옵니다 — "30만 원 지출을 왜 대표님까지 올려요?" 그렇다고 아무나 [전결] 을 누르게 두면 결재선이 장식이 됩니다. 대부분의 회사는 이것을 위임전결규정 이라는 사규로 정해 두고 있고, 그 표를 그대로 옮겨 적는 곳이 결재 설정의 "전결 규정" 탭입니다.

전결권자는 사람 이름이 아니라 직책·직급 같은 자리로 고릅니다 — 사람이 바뀌어도 규정이 살아 있게 하려는 것입니다. 규정을 켜면 표에 해당하는 사람에게만 [전결]이 보이고, 나머지 결재자는 승인만 할 수 있습니다 (결재가 멈추지는 않습니다).

⚠️ 주의

규정을 먼저 적고, 그다음에 켜세요. 표가 빈 채로 켜면 아무도 전결할 수 없습니다. 기본은 꺼져 있고, 꺼져 있는 동안은 지금처럼 결재 차례인 누구나 전결할 수 있습니다 (전결 규정).

문서번호와 원 문서 — 나중에 찾는 사람을 위해

• 상신하는 순간 문서번호(예: 결재-2026-0142)가 붙습니다. "지난주 올린 출장비 결재" 대신 이 번호로 부르면 오해가 없습니다.
• 지출결의서 아래쪽 관련 게시물에서 앞선 품의서를 원 문서로 이어 두면, 나중에 "이 돈은 무슨 근거로 나갔나" 에 한 번에 답합니다. 결재가 끝난 뒤에도 이을 수 있습니다.
• 참조자가 있는 문서는 결재판 아래에 참조 2/5처럼 누가 읽었는지가 보입니다.
• 매달 같은 교통비·정기 구매는 지난 문서의 [복사해서 새로 기안] 으로 올리면 됩니다.

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4단계 — 출결. 근태 엑셀에서 벗어나기

사무직 중심 회사는 출결 설정이 의외로 간단합니다. 근무 그룹은 기본 하나로 충분합니다. 교대가 없으니 만들 게 없습니다.

준비 순서

1. 출결 관리 사용을 켭니다.
2. 근무 그룹 > 기본 근무에서 근무요일(보통 월~금)과 시각(09:00~18:00), 휴게시간을 확인합니다.
3. 직원 입사일을 바로잡습니다. ← 이게 제일 중요합니다.
4. 이월 연차가 있으면 넣고, 법정 연차를 일괄 부여합니다.
5. 회사 휴일(창립기념일 등)을 연초에 등록합니다.
6. 휴가에 결재를 태울지 정하고, 태운다면 근무 그룹 > 신청별 결재에서 켭니다.

⚠️ 주의

입사일이 없으면 연차가 틀립니다. 시스템은 입사일이 비어 있던 직원의 입사일을 등록일로 임시로 채워 두고 "추정" 표시를 남겨 뒀습니다. 연차 관리 화면에 그 목록이 계속 뜹니다 — 한 번 보고 넘기는 알림이 아니라, 고칠 때까지 남는 목록입니다.

⚖️ 연차유급휴가는 1년간 80% 이상 출근하면 15일, 3년 이상 계속 근로하면 매 2년마다 1일씩 가산(한도 25일), 입사 1년 미만은 1개월 개근마다 1일입니다(근로기준법 제60조). 시스템의 [법정 연차 부여]는 이 기준으로 계산합니다. 다만 회계연도 기준으로 운영하는 회사는 계산 방식이 달라지므로, 부여 결과를 한 번 검산해 보시길 권합니다.

★ [법정 연차 부여]는 이월 기록이 있는 해는 건너뜁니다. 안 그러면 이월 15일 위에 법정 15일이 또 얹혀 연차가 두 배가 됩니다. 실제로 시험 중에 잡힌 문제라 막아 두었습니다.

휴가는 직원이 직접 신청합니다

관리자가 대신 넣지 않습니다. 직원이 출결 관리 > 내 출결 > [신청하기] 에서 올리고 부서장이 승인합니다.

여기서 직원들이 가장 많이 놀라는 게 하나 있습니다. 주말·공휴일·회사 휴일은 자동으로 차감에서 빠집니다. 금요일부터 다음 주 화요일까지 5일을 신청해도 주말이 빠져 3일만 차감됩니다. "5일 냈는데 3일만 깎였어요"는 정상 동작입니다.

주말에 잠깐 들어와도 출근이 찍히지 않습니다

주말 · 공휴일 · 회사 휴일에는 로그인해도 자동 출근하지 않습니다 — 결재나 메일을 잠깐 보러 들어온 것은 근무가 아니기 때문입니다. 정말 일하러 나왔다면 직원이 [출근]을 직접 누르고, 한 번 확인하면 휴일 근무로 기록됩니다(지각 · 조퇴 판정 없음).

휴일 근무를 미리 허락받게 하고 싶으면 출결 설정 › 휴일 근무에서 사전 승인을 켭니다. 그러면 근태 신청에 「휴일 근무」가 생기고, 신청 없이 휴일에 나온 날은 부서장이 보는 출결부에 주황색 「휴일 근무 · 미승인」 으로 표시됩니다. 막지는 않습니다 — 기록은 남기고, 월말 승인 전에 부서장이 "신청을 올려 달라"고 챙기면 됩니다. 신청이 승인되면 표시는 저절로 사라집니다.

월말 승인이 이 기능의 목적입니다

부서장이 부서 출결 관리 > 월 보기에서 부서원 한 명을 고르면 그 사람의 한 달이 달력으로 펼쳐집니다. 날짜를 누르면 그날 상세(지각 사유 포함)가 열립니다. 확인하고 [승인] 을 누르면 그 달이 잠기고 아무도 수정할 수 없습니다(본인 포함).

⚖️ 법으로 정해진 것

근로시간·임금 관련 서류는 3년간 보존 의무가 있습니다(근로기준법 제42조, 시행령 제22조). 월말 승인으로 잠긴 출결부는 그 보존 대상 기록으로 쓸 수 있는 상태가 됩니다. 다만 급여대장 자체는 이 시스템에 없으므로, 급여 시스템 쪽 보존은 별도로 챙기셔야 합니다.

★ 마감된 달은 근태 정정 신청으로만 열립니다. 다른 종류는 마감을 뚫지 못합니다. 아예 못 열게 막아 두면 사람들은 결국 다른 방법으로 기록을 고치므로, 흔적이 남는 경로를 하나만 남겨 둔 것입니다.

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5단계 — 일정과 회의

공용 캘린더 세 개면 시작할 수 있습니다

• 전사 일정 — 창립기념일, 워크숍, 정기 행사. 읽기는 전체, 쓰기는 총무만.
• 회의 — 부서 회의, 주간 보고. 읽기·쓰기 전체.
• 부서 일정(부서마다) — 그 부서만.

개인 일정은 직원이 각자 개인 카테고리를 만들어 씁니다. 관리자가 만들어 줄 필요도, 볼 수도 없습니다.

공개 범위 — 이게 사무직 회사에서 꽤 민감합니다

일정마다 공개 / 바쁨만 / 비공개 를 정합니다. 이 값은 "구성원 일정 보기"에서 읽기 권한이 없는 동료에게 무엇까지 보일지를 정합니다.

★ 꼭 알아 둘 것

읽기 권한이 있는 사람에게는 이 값과 무관하게 전부 보입니다. 공개 범위는 권한 위에 얹히는 것이지 권한을 대신하지 않습니다.

캘린더마다 기본값을 정할 수 있습니다. 서로 일정을 열어 두는 문화면 공개, 아니면 바쁨만이 무난합니다(시스템 기본값도 바쁨만입니다).

회의실 이중 예약을 없애기

회의실을 자산 관리에 "예약형"으로 등록해 두면, 회의를 등록하면서 회의실을 함께 잡을 수 있습니다. 이미 잡혀 있으면 저장 자체가 거절됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것

예약의 정본은 자산 관리 한 곳입니다. 일정·회의는 링크만 갖습니다. 그래서 어느 화면에서 잡아도 이중 예약이 생기지 않습니다. 자세한 흐름은 회의를 열고 회의실을 잡는다를 보세요.

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6단계 — 문서 생애주기. 이 업종의 숨은 값

사무 조직에는 "언제까지 보관해야 하는 문서" 가 많습니다. 계약서, 인사 기록, 세무 증빙, 회의록. 이걸 사람이 기억해서 관리하는 건 불가능합니다.

분류에 보관주기와 중요도를 켜 두면 이렇게 돌아갑니다.

1. 글을 쓸 때 보관 기간이 자동 계산되어 만료 예정일이 붙습니다.
2. 만료가 다가오면 자동으로 임시보관 상태가 됩니다.
3. 더 지나면 자동 폐기(또는 보관소 이관)됩니다. 매일 도는 배치가 처리합니다.
4. 다만 중요도가 높은 문서는 자동 폐기되지 않고 보류됩니다. 관리자가 직접 확인해야 합니다.

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7단계 — 자산. 회의실만으로도 시작할 값이 있습니다

A4용지·토너 같은 사무용품은 자산이 아니라 재고 관리의 품목입니다. 직원이 재고 관리 > 사내 사용 신청에서 요청하고, 총무(창고 담당자)가 내주며 처리하면 재고에서 빠집니다.

승인 방식은 분류마다 다르게 둘 수 있습니다.

• 회의실 → 자동 승인. 매번 총무가 승인 버튼을 누르는 건 아무 값이 없습니다.
• 노트북·카메라 → 담당자 승인. 누가 갖고 나갔는지 알아야 합니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

대여형에 자동 만료 반납을 켜 두면 반납 예정일이 지날 때 시스템이 알아서 반납 처리합니다. "반납 버튼 누르는 걸 아무도 안 한다"가 현실이라, 회수 확인이 중요하지 않은 물품은 이걸 켜 두는 편이 목록이 깨끗합니다.

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8단계 — 인사 서류와 "해 주세요"를 한곳에

결재·출결이 자리를 잡으면 총무·인사가 남은 종이와 말로 하던 일을 옮길 차례입니다.

증명서와 인사기록카드 — 인사 관리

인사 관리를 켜면 인사 담당이 재직·경력·퇴직증명서를 발급하고, 직원마다 인사기록카드 (발령 · 학력 · 경력 · 자격 · 상벌)를 한 화면에서 봅니다.

• 발급한 증명서에는 발급번호가 붙고 발급 대장에 남습니다. 제출처를 적어 두면 나중에 찾기 쉽습니다.
• 한 번 발급한 증명서는 그 뒤에 승진·전보가 있어도 바뀌지 않습니다. 잘못 냈으면 지우지 않고 회수합니다.
• 받는 쪽은 증명서에 적힌 진위 확인 주소로 진짜인지 확인할 수 있습니다.
• 직원은 마이페이지 > 내 인사기록에서 빠진 자격증·교육을 등록 요청하고, 자기 근로계약서 같은 내 인사 문서를 봅니다. 자격증 만료가 다가오면 본인과 인사 담당에게 알림이 갑니다.
• 퇴사자가 맡고 있던 결재 차례 · 고객 카드 · 자산 · 담당 분류는 인사기록카드의 인수인계 현황에서 후임에게 한꺼번에 넘깁니다.
• 직원은 인사기록카드의 성장에 자기소개와 분기 · 반기 목표 · 회고를 적고, 인사 담당이 코멘트를 남깁니다 — 면담 · 진급 심사 때 그 기간의 교육 · 자격 · 발령 · 다면평가를 함께 모아 볼 수 있습니다. 사내 교육을 여러 명이 들었다면 [교육 · 자격 일괄 등록]에 엑셀 줄을 붙여 넣어 한 번에 넣습니다(2026-10-19).

🔒 보이는 범위

인사 관리 탭은 회사 관리자 · 인사 담당자 · 인사팀 소속에게만 보입니다. 켜 두기만 해서는 아무에게도 보이지 않고, 인사기록을 누가 열었는지는 감사 로그에 남습니다 (인사 관리).

💡 근로계약서·비밀유지서약서를 종이 없이 서명받으려면 전자문서를 함께 켜세요. 인사 문서에서 바로 서명을 요청할 수 있고, 서명이 끝난 문서는 봉인되어 아무도 고칠 수 없습니다 (전자문서).

"이것 좀 해 주세요" — 업무요청

명함 주문, 회의실 세팅, 법인카드 한도 조정 — 총무·경영지원팀에는 작은 부탁이 하루에도 수십 개 옵니다. 메신저로 받으면 대화에 묻히고, 말로 받으면 기록이 없습니다. 업무요청은 누가 · 누구에게 · 무엇을 · 언제까지를 한 건으로 묶어, 끝날 때까지 양쪽 화면에 남겨 둡니다.

• 기한은 마감 확정 · 권장 · 여유 셋 중에서 고릅니다. 급하지 않은 일은 「여유」로 두면 날짜 없이 30일마다 한 번 다시 물어 줍니다.
• 한 일은 완료 → 부탁한 사람이 확인해야 끝납니다. "했는데요?" — "그게 아닌데요"가 그 자리에서 드러납니다.
• 홈의 내게 온 업무요청 위젯에 받은 일이 모입니다.

★ 꼭 알아 둘 것

여러 날 여러 사람이 매달리는 일이라면 업무요청이 아니라 프로젝트(PMS)가 맞습니다. 업무요청은 끝나면 사라지는 일을 담습니다(업무요청).

전 직원에게 물을 때 — 설문 · 투표

워크숍 장소, 송년회 날짜, 복지 만족도처럼 전 직원의 의견을 모을 일은 설문조사로 받으세요. 템플릿에서 시작할 수 있고, 마감하면 결과 요약을 게시판 초안으로 만들어 주어 그대로 공지할 수 있습니다. 점심 메뉴처럼 가벼운 것은 메신저 대화방에서 /투표로 바로 띄우면 됩니다(대화방 투표는 기명입니다 — 익명이 필요하면 설문조사 화면에서 만드세요).

★ 꼭 알아 둘 것

전 직원 대상 설문은 관리자 승인을 받아야 시작됩니다. 부서나 특정 인원만 대상으로 하면 바로 시작됩니다. 전 직원에게 한꺼번에 알림이 가는 일이라 한 번 거르게 해 둔 것입니다 (설문조사 · 투표).

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이 업종에서 자주 하는 실수

공지 분류에 댓글을 켠다. 공지에 "확인했습니다" 댓글이 40개 달립니다. 읽음 확인이 목적이면 댓글이 아니라 [필독으로 지정] 을 누르세요 — 확인 38/42와 안 읽은 사람의 이름이 보입니다. 필독이 아닌 글도 조회수의 "N명" 이 읽은 사람 수입니다.

전결 규정을 표가 빈 채로 켠다. 그날부터 아무도 [전결]을 못 누릅니다. 규정을 다 적고 켜세요.

사규 파일을 게시판에 새 글로 계속 올린다. "개정판"이 글마다 흩어져 어느 것이 최신인지 모르게 됩니다. 파일은 문서 관리에 두고 [새 버전 올리기]로 바꾸세요.

부서장을 안 정하고 결재부터 만든다. 상신이 전부 거부됩니다. 조직도가 먼저입니다.

입사일을 안 고치고 연차를 부여한다. 전 직원 연차가 틀린 채로 한 해가 갑니다.

분류를 열 개 넘게 만든다. 어디에 쓸지 고민하다 아무도 안 씁니다. 다섯 개로 시작하세요.

회사 휴일을 나중에 등록한다. 이미 그날 휴가를 낸 사람의 연차는 자동으로 복구되지 않습니다. 본인에게 알림은 가지만, 취소 후 재신청을 해야 합니다. 연초에 미리 등록하세요.

전 직원에게 관리자 권한을 준다. 관리자 메뉴는 회사 전체를 건드립니다. 부서장에게 필요한 건 관리자 권한이 아니라 부서장 지정입니다 — 그것만으로 출결 승인과 부서 위젯이 열립니다.

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첫 2주 계획

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