일반 사무·관리 중심 회사

총무·인사·회계·영업지원처럼 사무실에서 문서와 일정으로 돌아가는 조직을 떠올리며 썼습니다. 직원 수는 20~200명, 프로젝트 조직은 따로 없거나 있어도 임시로 꾸려지는 정도, 대신 공지· 결재·근태·비품이 매일의 업무인 회사입니다.

이런 회사에서 그룹웨어를 도입하는 이유는 대개 셋 중 하나입니다.

1. 전달이 새고 있다 — 공지가 단톡방에 묻히고, 신입은 지난 공지를 못 봅니다.
2. 종이가 안 없어진다 — 휴가원·지출결의서를 인쇄해 도장 받으러 다닙니다.
3. 근태가 엑셀이다 — 매달 말 총무 담당자가 이틀씩 붙잡혀 있습니다.

이 세 가지는 각각 게시판 · 전자결재 · 출결 관리로 정확히 대응됩니다. 이 문서는 그 셋을 중심에 놓고, 일정·자산을 붙여 나가는 순서를 다룹니다.

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이 회사의 한 달

매월 1일. 총무 김선영 님이 게시판 "공지사항"에 이번 달 안내를 올립니다. 상단 고정을 켜 두었기 때문에 목록 맨 위에 붙습니다. 홈 화면 배너에도 함께 걸리도록 글쓰기 화면에서 "배너 함께 등록하기" 를 체크합니다.

매주 월요일. 부서장들이 홈에서 부서 출결 현황 위젯을 봅니다. 오늘 미출근 인원이 바로 보입니다. 어제 올라온 휴가 신청이 있으면 결재함에도 떠 있습니다.

출장 다녀온 날. 영업지원 박준호 님이 전자결재에서 지출결의서를 고릅니다. 종류를 고르는 순간 본문 양식과 결재선이 채워집니다 — 결재선 첫 줄은 "기안자의 부서장"이라 본인 팀장에게 자동으로 갑니다. 영수증 사진을 첨부하고 상신합니다.

매월 말일 다음 근무일. 부서장이 출결 관리 > 부서 출결 관리 > 월 보기에서 부서원 출결부를 훑고 [승인] 을 누릅니다. 그 순간 그 달의 기록이 잠깁니다. 총무는 잠긴 출결부를 그대로 급여 담당에게 넘깁니다.

분기마다. 총무가 문서 생애주기 화면에서 만료 예정 문서를 확인합니다. 중요도가 "필수"로 잡힌 계약 문서들은 자동 폐기되지 않고 보류 상태로 남아 있습니다.

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무엇을 켜고 무엇을 미룰까

업무 영역	권장	이유
게시판	반드시	공지·부서 게시판·문서 보관의 기반
전자결재	반드시	종이 없애기의 핵심
출결 관리	반드시	근태 엑셀에서 벗어나는 자리
일정 관리	반드시	회의·행사·연차 일정을 함께 봅니다
자산 관리	권장	회의실 예약만으로도 값이 납니다
메신저	권장	단톡방을 대체합니다
회의 관리	회의록을 남긴다면	참석자 확정·회의실 예약이 필요할 때
인맥 관리	영업지원이 있다면	거래처 명함과 기념일 문자
자금 관리	회계를 여기서 볼 거라면	회계 프로그램이 따로 있다면 미루세요
PMS	대개 불필요	프로젝트 조직이 생기면 그때

💡 이렇게 하면 편합니다

첫 달은 게시판 + 일정 관리만 켜는 것도 좋은 선택입니다. 직원들이 "여기 들어오면 회사 소식이 있다"는 걸 몸에 익힌 다음에 결재와 출결을 얹으면 저항이 훨씬 적습니다.

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1단계 — 조직도부터. 정말입니다

게시판이든 결재든, 시작은 조직도와 부서장 지정입니다. 이걸 건너뛰고 결재부터 만들면 반드시 되돌아옵니다.

이유는 이렇습니다.

• 결재선의 "기안자의 부서장"이 이 값을 봅니다. 부서장이 없으면 상신이 거부됩니다.
• 출결 월말 승인을 부서장이 합니다. 관리자 계정을 따로 주지 않아도 됩니다.
• 홈 화면이 부서장·본부장에게 조직을 보는 위젯을 자동으로 더 켜 줍니다.
• 게시판 권한을 부서 단위로 줄 수 있습니다.

실제 조직과 다르게 만들고 싶을 때

간혹 "우리는 팀이 자주 바뀌어서 부서를 안 만들고 싶다"는 이야기를 듣습니다. 그래도 최소한 부서는 만드세요. 대신 이렇게 하시면 됩니다.

• 부서 이름을 조직 개편에 덜 흔들리는 이름으로("경영지원" 대신 "관리1팀"보다는 "경영지원"이 오래 갑니다).
• 한 사람이 여러 부서에 동시에 속할 수 있습니다. 겸직은 부서를 하나 더 배정하면 됩니다. 권한은 속한 모든 부서의 합집합으로 적용됩니다.
• 그중 하나가 대표 부서입니다. 출결이 어느 부서의 출결부에 들어갈지, 재무팀인지 아닌지처럼 하나를 골라야 하는 자리에서만 쓰입니다.

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2단계 — 게시판 분류와 권한

분류를 어떻게 나누느냐가 이 업종에서는 꽤 중요합니다. 읽을 사람이 다르면 분류를 나누고, 같으면 나누지 마세요. 이것 하나만 기준으로 삼으면 대체로 맞습니다.

분류	읽기	쓰기	켤 것
공지사항	회사 전체	총무·인사	상단 고정(최대 3개), 댓글 끄기
자유게시판	회사 전체	회사 전체	댓글·답글
부서 게시판(부서마다 하나)	그 부서	그 부서	댓글
사규·양식함	회사 전체	인사팀	보관주기·중요도, 버전 기록
계약·인사 문서	지정한 사람만	지정한 사람만	보관주기·중요도(필수)

권한은 네 가지 대상으로 줍니다

개별 직원 · 부서 · 직급 · 회사 전체 네 가지입니다. 여러 규칙을 동시에 걸 수 있고, 하나라도 해당하면 통과합니다(OR 조건).

권한은 읽기 / 쓰기 / 삭제 셋으로 나뉩니다. 여기서 헷갈리기 쉬운 게 "삭제"입니다.

권한	뜻
읽기	이 분류와 그 안의 글을 볼 수 있습니다
쓰기	이 분류에 새 글을 쓸 수 있습니다
삭제	남이 쓴 글을 수정·삭제할 수 있습니다

★ 꼭 알아 둘 것

자기가 쓴 글은 "삭제" 권한이 없어도 언제나 고치고 지울 수 있습니다. 회사 관리자와 분류 담당자도 마찬가지입니다. "삭제"는 오직 남의 글을 건드리는 권한입니다. 공지사항 분류에 총무팀 전체로 삭제를 주면, 팀원이 팀장 공지를 고칠 수 있게 됩니다.

⚠️ 권한을 비워 두면 아무도 못 봅니다. 기본이 전면 차단이고 관리자가 하나씩 열어 주는 방식입니다. 분류를 새로 만들면 반드시 권한을 줬는지 확인하세요. "분류는 만들었는데 직원 화면에 안 보인다"의 대부분이 이 경우입니다.

🎬 영상 v-admin-permissions — 분류 권한을 읽기·쓰기·삭제로 나눠 주기

본문 템플릿을 꼭 쓰세요

사무 조직에서 특히 값이 큽니다. 분류에 본문 템플릿을 넣어 두면 그 분류로 글을 쓸 때 편집기에 미리 채워집니다. 예를 들어 "출장 보고" 분류에 이런 틀을 넣어 두면 됩니다.

■ 출장지 /
■ 기간 /
■ 동행 /
■ 목적 /
■ 결과 요약 /
■ 후속 조치 /

양식이 정해진 문서일수록 사람들이 쓰기 시작합니다. 빈 편집기를 주면 안 씁니다.

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3단계 — 전자결재. 양식 하나로 전사가 씁니다

이 유형에서 가장 재미를 보는 기능입니다. 그런데 준비 순서를 틀리면 첫날부터 막힙니다. 순서는 이렇습니다.

순서	무엇을	어디서
1	결재 종류를 만든다(휴가신청서, 지출결의서 …)	전자결재 관리 > 결재 설정 > "결재 종류" 탭
2	그 종류에 쓰기 권한을 준다 ← 이게 곧 "기안할 수 있는 사람"	결재 설정 > "결재 종류" 탭 > 권한 부여
3	양식에 본문과 결재선을 저장한다	결재 설정 > "결재 양식" 탭
4	그 양식을 결재 종류의 기본 양식으로 지정한다	결재 설정 > "결재 종류" 탭
5	직원이 각자 도장을 만든다	(직원 화면) 전자결재 > 도장/서명

결재선의 핵심 — "기안자의 부서장"

휴가 양식을 만들려고 하면 곧바로 막힙니다. 사람마다 부서장이 다르기 때문입니다. 영업팀 사람은 영업팀장에게, 총무팀 사람은 총무팀장에게 가야 하는데 양식은 하나입니다.

결재선 편집기의 [기안자 기준] 탭에서 기안자의 부서장 한 줄만 넣으면 끝납니다.

알아 둘 규칙이 셋 있습니다.

• 기안자 본인은 그 자리에 서지 않습니다. 자기 문서를 자기가 결재하면 절차가 뜻을 잃죠.
• 그래서 부서장이 스스로 휴가를 내면 그 자리를 본부장이 대신 채웁니다.
• 본부장도 없으면 상신이 거부됩니다. 조용히 멈추지 않고 이유를 말해 줍니다. 이럴 땐 맨 위 부서(본부)에 부서장을 지정하고 그 부서의 하위 부서까지 관리를 켜거나, 그 사람용 결재선을 따로 두세요.

"부서" 탭과 "부서장" 탭은 다릅니다

자주 틀리는 지점입니다.

• 부서 = 그 부서 누구나 한 명. 자금 결재에 이걸 쓰면 재무팀 막내가 승인합니다.
• 부서장 = 그 부서의 장만. 재무팀장의 결재가 필요하면 이쪽입니다.

처음 만들 결재 종류 다섯 개

종류	금액 필수	결재선 예시
휴가신청서	✕	기안자의 부서장
지출결의서	○ (지출)	기안자의 부서장 → 재무팀 부서장
구매품의서	○ (지출)	기안자의 부서장 → 경영지원 부서장 → 대표
근태 정정 신청	✕	기안자의 부서장
일반 품의서	✕	기안자의 부서장

💡 이렇게 하면 편합니다

처음에는 휴가신청서 하나만 만들어 한 달 돌려 보세요. 결재선이 실제로 어떻게 도는지 몸으로 알게 된 다음에 나머지를 만드는 편이 시행착오가 적습니다.

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4단계 — 출결. 근태 엑셀에서 벗어나기

사무직 중심 회사는 출결 설정이 의외로 간단합니다. 근무 그룹은 기본 하나로 충분합니다. 교대가 없으니 만들 게 없습니다.

준비 순서

1. 출결 관리 사용을 켭니다.
2. 근무 그룹 > 기본 근무에서 근무요일(보통 월~금)과 시각(09:00~18:00), 휴게시간을 확인합니다.
3. 직원 입사일을 바로잡습니다. ← 이게 제일 중요합니다.
4. 이월 연차가 있으면 넣고, 법정 연차를 일괄 부여합니다.
5. 회사 휴일(창립기념일 등)을 연초에 등록합니다.
6. 휴가에 결재를 태울지 정하고, 태운다면 근무 그룹 > 신청별 결재에서 켭니다.

⚠️ 주의

입사일이 없으면 연차가 틀립니다. 시스템은 입사일이 비어 있던 직원의 입사일을 등록일로 임시로 채워 두고 "추정" 표시를 남겨 뒀습니다. 연차 관리 화면에 그 목록이 계속 뜹니다 — 한 번 보고 넘기는 알림이 아니라, 고칠 때까지 남는 목록입니다.

⚖️ 연차유급휴가는 1년간 80% 이상 출근하면 15일, 3년 이상 계속 근로하면 매 2년마다 1일씩 가산(한도 25일), 입사 1년 미만은 1개월 개근마다 1일입니다(근로기준법 제60조). 시스템의 [법정 연차 부여]는 이 기준으로 계산합니다. 다만 회계연도 기준으로 운영하는 회사는 계산 방식이 달라지므로, 부여 결과를 한 번 검산해 보시길 권합니다.

★ [법정 연차 부여]는 이월 기록이 있는 해는 건너뜁니다. 안 그러면 이월 15일 위에 법정 15일이 또 얹혀 연차가 두 배가 됩니다. 실제로 시험 중에 잡힌 문제라 막아 두었습니다.

휴가는 직원이 직접 신청합니다

관리자가 대신 넣지 않습니다. 직원이 출결 관리 > 내 출결 > [신청하기] 에서 올리고 부서장이 승인합니다.

여기서 직원들이 가장 많이 놀라는 게 하나 있습니다. 주말·공휴일·회사 휴일은 자동으로 차감에서 빠집니다. 금요일부터 다음 주 화요일까지 5일을 신청해도 주말이 빠져 3일만 차감됩니다. "5일 냈는데 3일만 깎였어요"는 정상 동작입니다.

월말 승인이 이 기능의 목적입니다

부서장이 부서 출결 관리 > 월 보기에서 부서원 한 명을 고르면 그 사람의 한 달이 달력으로 펼쳐집니다. 날짜를 누르면 그날 상세(지각 사유 포함)가 열립니다. 확인하고 [승인] 을 누르면 그 달이 잠기고 아무도 수정할 수 없습니다(본인 포함).

⚖️ 법으로 정해진 것

근로시간·임금 관련 서류는 3년간 보존 의무가 있습니다(근로기준법 제42조, 시행령 제22조). 월말 승인으로 잠긴 출결부는 그 보존 대상 기록으로 쓸 수 있는 상태가 됩니다. 다만 급여대장 자체는 이 시스템에 없으므로, 급여 시스템 쪽 보존은 별도로 챙기셔야 합니다.

★ 마감된 달은 근태 정정 신청으로만 열립니다. 다른 종류는 마감을 뚫지 못합니다. 아예 못 열게 막아 두면 사람들은 결국 다른 방법으로 기록을 고치므로, 흔적이 남는 경로를 하나만 남겨 둔 것입니다.

🎬 영상 v-attendance-leave — 휴가 신청부터 승인·취소까지

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5단계 — 일정과 회의

공용 캘린더 세 개면 시작할 수 있습니다

• 전사 일정 — 창립기념일, 워크숍, 정기 행사. 읽기는 전체, 쓰기는 총무만.
• 회의 — 부서 회의, 주간 보고. 읽기·쓰기 전체.
• 부서 일정(부서마다) — 그 부서만.

개인 일정은 직원이 각자 개인 카테고리를 만들어 씁니다. 관리자가 만들어 줄 필요도, 볼 수도 없습니다.

공개 범위 — 이게 사무직 회사에서 꽤 민감합니다

일정마다 공개 / 바쁨만 / 비공개 를 정합니다. 이 값은 "구성원 일정 보기"에서 읽기 권한이 없는 동료에게 무엇까지 보일지를 정합니다.

값	권한 없는 동료에게
공개	제목과 시간이 그대로
바쁨만(기본)	"바쁨"과 시간만. 제목은 안 보임
비공개	아무것도 안 보임

★ 꼭 알아 둘 것

읽기 권한이 있는 사람에게는 이 값과 무관하게 전부 보입니다. 공개 범위는 권한 위에 얹히는 것이지 권한을 대신하지 않습니다.

캘린더마다 기본값을 정할 수 있습니다. 서로 일정을 열어 두는 문화면 공개, 아니면 바쁨만이 무난합니다(시스템 기본값도 바쁨만입니다).

회의실 이중 예약을 없애기

회의실을 자산 관리에 "예약형"으로 등록해 두면, 회의를 등록하면서 회의실을 함께 잡을 수 있습니다. 이미 잡혀 있으면 저장 자체가 거절됩니다.

★ 꼭 알아 둘 것

예약의 정본은 자산 관리 한 곳입니다. 일정·회의는 링크만 갖습니다. 그래서 어느 화면에서 잡아도 이중 예약이 생기지 않습니다. 자세한 흐름은 회의를 열고 회의실을 잡는다를 보세요.

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6단계 — 문서 생애주기. 이 업종의 숨은 값

사무 조직에는 "언제까지 보관해야 하는 문서" 가 많습니다. 계약서, 인사 기록, 세무 증빙, 회의록. 이걸 사람이 기억해서 관리하는 건 불가능합니다.

분류에 보관주기와 중요도를 켜 두면 이렇게 돌아갑니다.

1. 글을 쓸 때 보관 기간이 자동 계산되어 만료 예정일이 붙습니다.
2. 만료가 다가오면 자동으로 임시보관 상태가 됩니다.
3. 더 지나면 자동 폐기(또는 보관소 이관)됩니다. 매일 도는 배치가 처리합니다.
4. 다만 중요도가 높은 문서는 자동 폐기되지 않고 보류됩니다. 관리자가 직접 확인해야 합니다.

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7단계 — 자산. 회의실만으로도 시작할 값이 있습니다

종류	예	신청 방식
예약형	회의실, 법인 차량	시작~종료 시간을 지정
대여형	노트북, 빔프로젝터, 카메라	수량을 지정, 나중에 반납
소모형	A4용지, 토너, 사무용품	수량을 지정, 반납 없음

승인 방식은 분류마다 다르게 둘 수 있습니다.

• 회의실 → 자동 승인. 매번 총무가 승인 버튼을 누르는 건 아무 값이 없습니다.
• 노트북·카메라 → 담당자 승인. 누가 갖고 나갔는지 알아야 합니다.
• 사무용품 → 자동 승인 또는 담당자 승인. 재고 관리를 하려면 후자.

💡 이렇게 하면 편합니다

대여형에 자동 만료 반납을 켜 두면 반납 예정일이 지날 때 시스템이 알아서 반납 처리합니다. "반납 버튼 누르는 걸 아무도 안 한다"가 현실이라, 회수 확인이 중요하지 않은 물품은 이걸 켜 두는 편이 목록이 깨끗합니다.

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이 업종에서 자주 하는 실수

공지 분류에 댓글을 켠다. 공지에 "확인했습니다" 댓글이 40개 달립니다. 읽음 확인이 목적이면 댓글이 아니라 조회수의 "N명" 을 보세요 — 몇 명이 읽었는지 보여 줍니다.

부서장을 안 정하고 결재부터 만든다. 상신이 전부 거부됩니다. 조직도가 먼저입니다.

입사일을 안 고치고 연차를 부여한다. 전 직원 연차가 틀린 채로 한 해가 갑니다.

분류를 열 개 넘게 만든다. 어디에 쓸지 고민하다 아무도 안 씁니다. 다섯 개로 시작하세요.

회사 휴일을 나중에 등록한다. 이미 그날 휴가를 낸 사람의 연차는 자동으로 복구되지 않습니다. 본인에게 알림은 가지만, 취소 후 재신청을 해야 합니다. 연초에 미리 등록하세요.

전 직원에게 관리자 권한을 준다. 관리자 메뉴는 회사 전체를 건드립니다. 부서장에게 필요한 건 관리자 권한이 아니라 부서장 지정입니다 — 그것만으로 출결 승인과 부서 위젯이 열립니다.

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첫 2주 계획

날	할 일	누가
1일차	회사 정보·로고 등록, 업무 영역 켜기(게시판·일정)	관리자
1일차	본부·부서 등록, 부서장 지정, 직급·직책 등록	관리자
2일차	직원 계정 일괄 등록, 임시 비밀번호 안내	관리자
2일차	게시판 분류 5개와 권한, 본문 템플릿	관리자
3일차	첫 공지 올리고 배너 걸기	총무
3일차	공용 캘린더 3개 만들고 전사 일정 넣기	총무
4일차	(안내) 직원 로그인·비밀번호 변경·개인 캘린더 만들기	전원
2주차	출결 켜기 — 근무 그룹 확인, 입사일 정정, 연차 부여	관리자
2주차	회사 휴일 연간 등록	관리자
2주차	결재 종류 휴가신청서 하나 만들고 결재선 지정	관리자
2주차 끝	직원 도장 만들기 안내, 첫 휴가 신청 시범	전원
4주차	지출결의서 추가, 자산(회의실·비품) 등록	관리자

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함께 볼 문서

• 화면별 사용법: 게시판 · 전자결재 · 출결 관리 · 일정 관리
• 관리자 설정: 회사와 조직 · 전자결재 관리 · 출결 관리 · 화면과 용어
• 프로세스: 지출을 결재로 올린다 · 출퇴근하고 자산을 빌린다 · 회사를 처음 세팅한다