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인사 관리 설정

관리자 메뉴 > 인사 관리 > 인사 설정 — 탭 셋입니다(문서 종류 · 증명서 양식 · 회사 직인).

⚠️ 주의
먼저 업무 영역을 켜야 합니다. 인사 관리는 기본으로 꺼져 있습니다(관리자 메뉴 > 업무 영역). 켜는 순간 개인정보를 담는 표가 생기므로 묻지 않고 켜지 않습니다.

⚠️ 켜도 아무나 보지 못합니다. 인사 탭은 회사 관리자와 인사 담당자 역할을 받은 사람에게만 보입니다. 자금 관리와 함께, 업무 영역 중 그렇게 다루는 둘뿐입니다.

누가 인사를 다루나 — 인사 담당자 역할 · 인사팀

인사 화면을 열 수 있는 사람은 셋입니다.

누구	어떻게	단위
회사 관리자	자동	사람
인사 담당자	`HR_MANAGER` 역할을 받은 사람	사람
★인사팀	부서 관리에서 인사팀으로 켠 조직의 소속 직원 전원	조직

★ 꼭 알아 둘 것
인사팀은 재무팀과 같은 방식입니다 — 관리자 메뉴 > 조직 · 직원 > 부서 관리에서 그 조직의 인사팀 체크를 켭니다. 자세한 것은 회사와 조직 안내서를 보세요.

💡 역할과 인사팀은 서로를 대체하지 않습니다. 인사팀이 따로 없는 작은 회사는 역할만, 팀이 있는 회사는 팀만 쓰면 됩니다. 둘 다 써도 됩니다.

⚠️ 인사팀을 켜면 그 조직 소속 전원이 회사 전체의 인사기록을 봅니다. 자금과 달리 인사기록에는 개인의 사생활이 들어 있으니 켜기 전에 소속을 확인하세요.

⚖️ 부서장에게는 열지 않습니다. 부서장은 부서원의 근태를 이미 봅니다. 그 이상 (생년월일·비상연락처·상벌·과거 징계)을 볼 업무상 이유가 없고, 열어 두면 부서장 수만큼 유출 지점이 늘어납니다.

⚖️ 본부 관리자도 인사기록은 못 봅니다. 본부 관리자는 발령을 낼 수 있지만 그 사람의 인사기록·문서·증명서에는 손대지 못합니다. 모순이 아니라 경계입니다 — 발령은 조직을 편성하는 일이고 인사기록 열람은 그 사람의 사생활을 보는 일입니다.

⚠️ "지표 열람(인사)" 권한과 다릅니다. 그 권한은 인원·근속 같은 집계 숫자를 보는 것이고, 인사 담당자는 특정 개인의 기록을 여는 것입니다. 헷갈려서 함께 주지 마세요.

문서 종류

인사 문서의 갈래입니다. 회사를 만들면 다섯이 들어 있습니다(근로계약서 · 비밀유지서약서 · 인사발령문 · 징계의결서 · 각서·확인서).

칸
코드	영문. 만든 뒤에는 바꾸지 않는 것이 안전합니다
이름	화면에 보이는 말
보존(개월)	아래 참고. 비우면 영구 보존
본인 공개	끄면 대상자 본인에게 그 종류의 문서가 보이지 않습니다
전자서명	그 종류의 문서에 서명을 받을 수 있는지. 받지 않음 / 선택 / 필수
간인	인쇄물의 장이 바뀌는 자리에 도장을 걸쳐 찍을지. 근로계약서만 기본으로 켜져 있습니다
기본 양식	그 종류의 문서를 만들 때 본문을 채울 양식. ★전자문서 양식을 고릅니다
상태	끄면 새 문서에서 고를 수 없습니다(과거 문서는 그대로)
사용	그 종류로 만들어진 문서 수

★★보존 기간은 퇴직일부터 셉니다

작성일이 아닙니다. 근로기준법 제42조가 근로계약에 관한 중요 서류를 퇴직일로부터 3년 보존하도록 정하고 있어서입니다.

★ 꼭 알아 둘 것
재직 중에는 만료되지 않습니다. 2020년에 쓴 근로계약서가 2023년에 파기 대상이 되는 일이 생기지 않습니다. ★ 비워 두면 영구 보존입니다(0이 아닙니다 — 0은 "즉시 파기"로 읽힙니다). 인사발령문이 기본으로 영구입니다: 경력증명서의 근거라 파기하면 과거를 증명할 수 없습니다. ★ 퇴사일을 나중에 고쳐도 문서를 손댈 일이 없습니다. 다음 정리 때 다시 계산됩니다.

💡 3년은 한국 기준의 기본값일 뿐입니다. 나라·회사에 따라 바꾸세요.

"본인 공개"를 끄는 경우

징계의결서만 기본으로 꺼져 있습니다. 상벌 기록이 본인에게 보이지 않는데 그 근거 문서가 보이면 앞의 결정이 뜻을 잃기 때문입니다. 징계 통지는 회사의 별도 절차를 따릅니다.

"전자서명"을 켜는 경우

근로계약서 · 비밀유지서약서가 필수, 각서·확인서가 선택으로 들어 있습니다. 켜 두면 그 종류의 인사 문서 아래에 [전자서명 요청] 버튼이 생기고, 근로자가 화면에서 서명합니다(전자문서 업무의 서명 화면을 그대로 씁니다).

⚠️ 주의
인사발령문과 징계의결서는 "받지 않음"입니다. 이유가 서로 다릅니다. ★인사발령문은 통보입니다 — 회사가 정해서 알리는 것이지 근로자가 동의하는 문서가 아닙니다. 필요한 것은 서명이 아니라 "읽었다"는 기록이고, 그건 서명 요청 없이도 남습니다. ★★징계의결서는 거부해도 효력이 있는 문서입니다. 그런데 전자서명의 거부는 "성립하지 않는다"는 뜻이라, 붙여 두면 화면이 거부 버튼으로 징계를 무를 수 있는 것처럼 말하게 됩니다. 실제로 무효가 되지 않더라도 그 화면 자체가 분쟁의 재료가 됩니다.

⚖️ "필수"는 저장을 막지 않습니다. 서명이 없는 문서도 등록됩니다 — 먼저 등록하고 나중에 서명받는 순서를 막지 않기 위해서입니다. 화면에 표시만 됩니다.

★ 새로 만드는 종류는 "받지 않음"으로 시작합니다. 켜는 쪽이 선택이어야 합니다.

"기본 양식"을 지정하면 — 종류만 고르면 양식이 따라옵니다

근로계약서 양식을 한 번 만들어 걸어 두면, 인사 문서를 만들 때 종류만 고르고 [양식 불러오기] 를 누르면 본문이 그 사람 값으로 채워집니다.

★ 꼭 알아 둘 것
★ 양식은 관리자 메뉴 > 전자문서 > 전자문서 설정 > "문서 양식" 탭에서 만듭니다. 인사에 따로 만들지 않습니다 — 같은 "근로계약서 양식"이 두 곳에 있으면 어느 것이 진짜인지 아무도 모르게 됩니다. (증명서 양식은 별개입니다. 그쪽은 서명이 아니라 직인을 찍어 발급하는 것이라 성격이 다릅니다.)

💡 양식에서 워드·한글 문서를 붙여넣어 만들 수 있고, 도장이 찍힐 자리도 거기서 정합니다. 자세한 것은 안내서 전자문서를 보세요.

"간인"을 켜는 경우

여러 장짜리 계약서에서 장이 바뀌는 자리에 도장을 걸쳐 찍습니다. 두 장을 나란히 놓으면 하나의 도장이 되어, 중간 장이 바뀌지 않았음을 보입니다.

회사 직인으로 찍힙니다(회사 직인 탭에서 등록한 것).
한 장짜리 문서에는 찍히지 않습니다 — 걸칠 경계가 없기 때문입니다.
근로계약서만 기본으로 켜져 있습니다.

⚠️ 주의
2026-09-05 전에는 이 스위치가 동작하지 않았습니다. 껐는데도 회사 직인만 등록돼 있으면 간인이 찍혔습니다 — 껐다고 믿었는데 안 꺼진 상태였습니다. 이제는 여기서 정한 대로 찍힙니다.

⚖️ 화면 안에서는 간인이 필요 없습니다. 전자문서는 문서 전체가 봉인돼 있어 한 글자만 바뀌어도 검증에서 걸립니다 — 간인보다 강합니다. 간인이 필요한 자리는 종이로 나가는 순간이고, 그래서 인쇄물에는 간인과 함께 쪽 번호와 문서 지문도 찍힙니다.

⚠️ 삭제 버튼이 없습니다. 문서가 하나라도 달려 있으면 지울 수 없고(그 문서들의 보존 기간이 사라집니다), 안 쓰게 되면 상태를 끕니다.

증명서 양식

재직 · 경력 · 퇴직 증명서의 본문 틀입니다. 회사를 만들면 셋이 들어 있습니다.

본문에 사람마다 달라지는 값을 넣습니다. 본문에 커서를 두고 아래 버튼을 누르면 그 자리에 들어가고, 발급하는 순간 그 사람의 값으로 바뀝니다.

[이름] [회사명] [사번] [부서] [직급] [직책] [입사일] [퇴사일] [재직기간] [발급번호] [발급일] [용도] [발령 이력 표]

★ 꼭 알아 둘 것
버튼에는 항목 이름이 보이고, 본문에는 {{name}} 같은 표시가 들어갑니다. 본문에서 중괄호를 보더라도 오타가 아니니 지우지 마세요. 어떤 표시인지는 버튼에 마우스를 올리면 보입니다.

버튼	본문에 들어가는 표시	채워지는 값
이름 · 회사명 · 사번	`{{name}}` `{{company}}` `{{employee_no}}`	이름 · 회사 · 사번
부서 · 직급 · 직책	`{{department}}` `{{grade}}` `{{position}}`	소속 · 직급 · 직책
입사일 · 퇴사일 · 재직기간	`{{hire_date}}` `{{leave_date}}` `{{tenure}}`	재직 중이면 퇴사일에 "현재"가 들어갑니다
발급번호 · 발급일 · 용도	`{{issue_no}}` `{{issued_on}}` `{{purpose}}`	발급할 때 정해집니다
발령 이력 표	`{{assignment_table}}`	발령 이력 표(경력증명서용)

★★항목 이름은 글자로 적지 말고 "(항목명)" 버튼을 쓰세요

버튼 넷이 따로 있습니다 — [사번(항목명)] [부서(항목명)] [직급(항목명)] [직책(항목명)]. 값이 아니라 항목의 이름 자체가 들어가는 자리입니다.

이렇게 쓰지 말고	이렇게
`<th>소속 부서</th>`	`<th>소속 {{department_label}}</th>` ← [부서(항목명)] 버튼
`<th>직급</th>`	`<th>{{grade_label}}</th>` ← [직급(항목명)] 버튼

회사가 조직 용어를 바꾸면(예: 부서 → 팀) 글자로 박아 둔 양식은 따라오지 않습니다. 반대로 항상 현재 용어를 읽게 하면 과거에 발급한 증명서의 항목 이름이 나중에 달라집니다 — 은행에 낸 종이와 다시 뽑은 종이의 항목명이 다르면 그것도 위조 논란입니다.

치환자를 쓰면 발급하는 순간의 용어가 그 문서에 굳습니다.

⚖️ 법으로 정해진 것
퇴직사유를 기본 양식에 넣지 않았습니다. 근로기준법 제39조는 근로자가 요구한 사항만 적도록 합니다 — 요구하지 않은 퇴직사유를 적으면 문제가 될 수 있습니다.

💡 양식을 고쳐도 이미 발급한 증명서는 바뀌지 않습니다. 발급 시점의 값·항목 이름과 완성된 본문이 함께 보관되기 때문입니다.

회사 직인

증명서에 찍히는 대표이사 직인입니다.

⚠️ 주의
전자결재의 "도장"과 다릅니다. 그쪽은 개인 도장이라 사람에게 매달려 있고, 이쪽은 회사 자산이라 대표가 바뀌어도 남습니다.

⚠️ 직인 이미지 하나면 그 회사의 문서를 만들 수 있습니다. 그래서 인사 권한이 있는 사람에게만 파일이 내려가고, 증명서를 받은 외부인에게는 진위 확인 페이지에서도 보이지 않습니다.

등록하는 법

아래 직인 등록 칸에서 셋을 채우고 [직인 등록]을 누릅니다.

칸
직인 이미지	도장을 찍어 스캔하거나 사진으로 찍은 파일
직인 이름	예: `대표이사 직인`
기본 직인으로 지정	증명서에 자동으로 찍히는 직인

⚠️ 주의
배경이 비치는 PNG를 쓰세요. 흰 배경 이미지는 문서 위에 얹힐 때 네모난 흰 상자가 되어 계약서 글자를 가립니다. 도장은 글자 위에 겹쳐 찍히는 것이라 이 차이가 실제로 큽니다.

💡 스캔한 사진이 흰 배경이라면, 배경을 지워 PNG로 저장한 뒤 올리세요.

기본 직인은 하나입니다. 새로 기본으로 세우면 기존 것이 내려갑니다. 등록된 직인은 목록에 이미지와 함께 보입니다 — 이름만으로는 어느 도장인지 알 수 없어서입니다.

감사 기록 — 인사는 열람도 남습니다

관리자 메뉴 > 감사 로그에 인사 축 셋이 있습니다.

축	남는 것	보관
인사기록 열람	누가 · 누구의 · 무엇을(카드/인적사항/상벌/문서/발급대장) 봤나	36개월
증명서 발급	발급·회수 전부	★지워지지 않습니다
인사 내보내기	몇 건을 어떤 조건으로 뽑았나	36개월

⚖️ 법으로 정해진 것
직원 명부는 열람을 남기지 않는데 인사는 남깁니다. 규칙이 반대인 것이 아니라 기준이 같습니다 — "이 기록의 값어치가 그 비용과 감시 논란을 넘느냐". 명부는 하루 수십 번 × 전 직원이라 넘지 못했고, 인사기록은 드물게 × 담당자 몇 명 × 최고 민감도라 넘습니다.

★ 본인이 자기 것을 볼 때도 남습니다. 빼면 로그를 읽는 사람이 "이 줄이 없는 건 안 본 건가, 본인이라 빠진 건가"를 매번 물어야 합니다.

★ 증명서 발급 기록은 보존 기간이 없습니다. 그것은 로그가 아니라 업무 기록 본체라 지울 수 없습니다("그 은행에 낸 게 언제 것이냐"에 답해야 하니까요).