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건설·엔지니어링 시공사

현장이 여러 곳에 흩어져 있고, 각 현장이 공정으로 쪼개지며, 돈이 공정에 따라 나가는 회사를 떠올리며 썼습니다. 종합건설·전문건설·설비·플랜트·엔지니어링 어느 쪽이든, 아래 네 가지가 해당되면 맞습니다.

  • 본사와 현장이 물리적으로 떨어져 있습니다.
  • 현장마다 공정률을 보고받고, 그게 기성·자금과 이어집니다.
  • 협력업체가 계속 드나듭니다.
  • 도면·안전·품질 서류가 몇 년 뒤에도 꺼내 볼 수 있어야 합니다.

이 회사 유형의 핵심은 PMS 트리를 현장·공정 구조 그대로 만드는 것입니다. 그 위에 자금·출결·자산·문서가 붙습니다. 그리고 그 둘레에 도면 버전 관리, 협력업체 회사 카드, 계약서 전자서명이 있으면 "그때 어느 도면으로, 누구와, 무슨 조건으로 했나"에 답할 수 있습니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

체험 회사로 먼저 감을 잡으세요. 건설 회사 체험 데이터는 아직 없습니다. 대신 체험 회사 코어소프트가 여러 현장(매장)에 차수를 나눠 설치하는 구축 사업을 PMS로 돌리고 있어서, 프로젝트 트리를 차수 단위로 쪼갠 모습 · 공정율과 지연 배지 · 프로젝트 자금(예산 · 집행 · 자금 대비 일정) · 프로젝트에 걸린 계약 품의와 서명한 계약서를 볼 수 있습니다. 업종이 다르니 프로젝트 트리와 자금만 참고하세요. 계정과 둘러보는 순서는 코어소프트, 체험 회사 전체는 체험 회사로 둘러보기에 있습니다.


이 회사의 한 주

월요일 아침. 본사 공무팀 정하늘 님이 PMS를 엽니다. 트리에 현장 넷이 있고, 각 현장 아래 공정이 쪼개져 있습니다. ○○아파트 신축의 공정율이 62%인데 지연 배지가 붙어 있습니다 — 계획상 지금쯤 71%여야 하는데 밀렸다는 뜻입니다. 같은 화면의 자금 대비 일정 카드는 "예산이 앞섬"입니다. 주간 리스크 요약 초안도 도착해 있어 다듬어 게시합니다.

화요일. 설계사무소에서 구조도 개정본이 옵니다. 공무팀이 문서 관리의 그 도면 문서를 열고 [새 버전 올리기] 로 바꿉니다. 옛 도면은 지워지지 않고 버전으로 남습니다. 현장소장은 주간 공정회의를 회의 관리로 등록하고 회의록을 씁니다. 사진을 본문에 붙이면 본사에서도 그대로 보입니다.

수요일. 협력업체 기성 청구가 들어옵니다. 현장 공무가 PMS 자금에서 집행을 등록하고 결재로 올립니다. 지난달 기성 결재를 열어 [복사해서 새로 기안] 을 누르니 결재선과 양식이 그대로 채워집니다 — 금액과 기간만 고쳐 올립니다. 승인 전까지는 "예정 지출"로 잡혀 있고, 승인되는 순간 확정으로 바뀝니다.

목요일. 안전관리자가 "혹서기 작업 중지 기준" 공지를 필독으로 올립니다. 오후에 확인 현황을 보니 확인 14/18 — 아직 안 읽은 네 명에게만 따로 연락합니다. 현장별 안전점검 결과는 중요도가 필수인 분류에 올라가 자동 폐기되지 않습니다.

금요일. 현장에서 본사로 업무요청이 옵니다 — "철근 반입분 품질 시험 성적서 확보 요청, 기한: 마감 확정 다음 주 화요일". 본사 품질팀이 수락하고, 끝나면 현장이 확인해야 닫힙니다. 본사 관리팀은 현장별 출근 현황을 봅니다. 현장마다 IP 대역이 따로 등록돼 있어 어느 현장에서 찍혔는지 구분됩니다.

월말. 각 현장 공정률과 집행률을 나란히 봅니다. 공정은 62%인데 집행이 78%면, 그건 숫자 하나로 드러나는 신호입니다. 신규 협력업체와의 하도급 계약서는 전자문서로 서명받아 봉인하고, 그 현장 프로젝트에 연결해 둡니다.


무엇을 켜고 무엇을 미룰까

업무 영역 권장 이유
PMS 반드시 현장·공정 구조 그 자체. 공정율과 예산이 여기
게시판 반드시 안전·품질 서류, 작업 지시, 현장 일지
전자결재 반드시 기성 청구·자재 구매·외주 계약
출결 관리 반드시 현장별 IP, 출장 처리
문서 관리 권장 도면·시방서·내역서처럼 개정이 잦은 파일을 버전과 함께 둡니다
자산 관리 권장 장비·측정기·안전보호구
회의 관리 권장 주간 공정회의 기록
자금 관리 권장 현장별 집행이 회사 원장으로 모입니다
인맥 관리 · 거래처 권장 협력업체·발주처를 회사 카드로, 담당자는 그 아래에
업무요청 권장 현장 ↔ 본사의 "이것 좀 해 주세요"를 기록으로
전자문서 권장 하도급 계약서·확인서를 서명받고 봉인합니다
일정 관리 권장 검사·준공·정기 점검
메신저 권장 현장-본사 소통. 결정을 프로젝트에 붙일 수 있습니다. 현장은 휴대폰 앱으로
판매 관리 선택 도급 계약을 청구까지 적어 현장별 매출 · 이익을 보고 싶을 때

이 유형은 켤 게 많은 편입니다. 그래도 한꺼번에 켜지 마세요. PMS + 게시판 + 출결로 시작하고, 한 달 뒤 결재·자금을, 그다음 문서 관리·거래처·전자문서를 얹는 순서를 권합니다.

💡 이렇게 하면 편합니다

회사를 새로 만든다면 업종 기본 세팅에서 건설 · 엔지니어링 업종을 고를 수 있습니다. 그 업종에 맞는 업무 영역·직급·직책·게시판 분류·직무 매뉴얼이 한 번에 만들어지고, 상단 메뉴는 PMS · 출결 관리 · 자산 관리 · 인맥 관리 · 게시판 · 일정 관리만 켜진 채 시작합니다 — 그대로 쓰라는 것이 아니라 출발점입니다(회사 유형별 추천 설정). 결재 · 자금 · 문서 관리는 꺼져 있으니 얹을 때가 되면 담당자에게 켜 달라고 하세요. 켜는 업무가 많아 업무 메뉴가 길어지면 관리자 메뉴 > 화면 · 용어 > 메뉴 묶기로 현장, 관리 같은 묶음을 만들어 접으세요. 묶음은 보이는 자리만 바꾸고 권한과는 상관이 없습니다.


프로젝트 트리를 현장 구조로

○○건설                                (최상위 — 관리자가 만듭니다)
 ├─ 2026 ○○아파트 신축                 ← 현장
 │   ├─ 가설·토공
 │   ├─ 골조
 │   │   ├─ 지하층
 │   │   └─ 지상 1~15층
 │   ├─ 마감
 │   └─ 외구·조경
 ├─ 2026 △△물류센터
 └─ 2025 □□공장 증축 (완료)            ← 완료하면 트리에서 빠져 "종료된 프로젝트"로
PMS 프로젝트 트리와 상세
📷PMS 프로젝트 트리와 상세

최상위는 현장이 아니라 회사(또는 사업부)로 두세요

현장 하나하나를 최상위로 만들면, 최상위 생성이 회사 관리자 전용이라 현장이 늘 때마다 관리자에게 요청해야 합니다. 회사 또는 사업본부를 최상위 하나로 두면, 그 아래 현장은 PM(공무팀장)이 직접 만들 수 있습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

최상위를 만들 때 관리자가 [하위 강제 종결 허용] 을 켤지 정합니다(기본 꺼짐, 만든 뒤에는 못 바꿉니다). 준공한 현장에 정리 못 한 세부 공정이 남는 일이 잦다면 켜 두세요 — 그래도 완료할 때 한 번 더 묻고, 왜 안 끝났었는지를 완료보고서에 남깁니다.

공정율이 이 업종의 언어입니다

  • 말단 공정에서만 담당자가 0~100%를 입력합니다.
  • 바꿀 때마다 사유를 적고, 누가 · 얼마에서 얼마로 · 왜 바꿨는지가 변경 이력에 남습니다. 감리 · 공무처럼 확인하는 사람을 그 공정의 검토자로 넣으면, 바꾼 값은 검토자가 의견과 함께 승인해야 반영됩니다.
  • 현장 전체 공정율은 하위 공정들의 기간 가중 평균으로 자동 계산됩니다. 기간이 긴 공정이 더 큰 비중을 갖습니다.
  • 일정 건강도가 자동으로 붙습니다 — 정상 / 지연(경과 대비 뒤처짐) / 초과 (종료일이 지났는데 100%가 아님).
공정율 입력과 일정 건강도 배지 ★ 실제 기성 산출식(물량 기준)과 여기 입력하는 공정율은 다른 숫자입니다. 시스템의 공정율은 일정 관리용 진척도이지 기성 산출 근거가 아닙니다. 기성은 계약서와 물량 산출서를 근거로 따로 계산하고, 그 결과 금액을 집행으로 등록하는 흐름이 맞습니다.
📷공정율 입력과 일정 건강도 배지

★ 실제 기성 산출식(물량 기준)과 여기 입력하는 공정율은 다른 숫자입니다. 시스템의 공정율은 일정 관리용 진척도이지 기성 산출 근거가 아닙니다. 기성은 계약서와 물량 산출서를 근거로 따로 계산하고, 그 결과 금액을 집행으로 등록하는 흐름이 맞습니다.

간트차트로 공정 순서를 겁니다

의존 관계로 "골조가 끝나야 마감을 시작한다"를 등록하면 간트에 화살표가 그려지고 순환 등록이 막힙니다. 다만 날짜를 강제로 막지는 않습니다 — 현장에서는 앞 공정이 80%쯤 됐을 때 뒤를 먼저 붙이는 일이 흔하기 때문입니다.

간트차트. 왼쪽 작업 표와 오른쪽 막대, 의존 관계
📷간트차트. 왼쪽 작업 표와 오른쪽 막대, 의존 관계

간트는 이름 앞의 ▸ 로 가지를 접었다 펼 수 있고, [모두 접기] 로 현장만 남길 수 있습니다. 시작일과 종료일이 같은 항목(골조 완료 검측·사용승인 같은 날짜 하나짜리)은 마름모 이정표로 그려지니, 검측·준공 같은 마디는 하루짜리 하위로 만들어 두면 한눈에 보입니다.


돈 — 예산과 집행, 그리고 결재

현장별 예산을 트리에 배정합니다

프로젝트 상세의 [자금] 에서 예산을 배정합니다. 상·하위 예산 정합성이 자동 검증됩니다 (형제 공정의 합이 상위를 넘을 수 없습니다).

PMS 자금. 예산 배정·집행 목록·캐시플로우
📷PMS 자금. 예산 배정·집행 목록·캐시플로우

집행은 결재를 태웁니다

집행을 등록할 때 결재로 올리면, 승인 전까지 "예정 지출" 로 잡히고 승인되는 순간 확정됩니다. 그래서 "결재는 났는데 장부에 안 잡혔다" 같은 어긋남이 생기지 않습니다.

★ 꼭 알아 둘 것

재무 열람·입력 권한은 프로젝트 조회 권한과 별개입니다. PM·회사 관리자, 그리고 재무팀 부서 소속만 볼 수 있습니다. 현장소장이 프로젝트를 볼 수 있다고 해서 자금까지 보이는 것은 아닙니다.

매달 비슷한 기성·자재 결재가 반복되는 업종이라 두 가지가 특히 쓸모 있습니다.

  • [복사해서 새로 기안] — 승인된 결재 문서 상세 오른쪽 위에 있습니다. 제목·본문·첨부· 결재선이 채워진 새 기안이 열리고, 문서번호와 결재 도장은 새로 받습니다.
  • 전결 규정 — "자재 구매 500만 원 미만은 현장소장 전결, 5천만 원 미만은 공무부장 전결" 같은 회사의 위임전결규정을 관리자가 표로 적어 두면, 그 한도 안의 사람에게만 [전결] 단추가 나옵니다. 기본은 꺼져 있고, 규정을 먼저 적고 켜야 합니다 (전결 규정).
⚖️ 법으로 정해진 것

전결 한도는 "누가 얼마까지 회사를 구속할 수 있는가"라서 감사·ISO 심사에서 먼저 보는 항목입니다. 시스템의 표는 회사 사규를 옮겨 적는 그릇이지 사규를 대신하지 않습니다. (일반적인 기준을 적은 것이고 법률 자문이 아닙니다.)

공정 대비 집행을 보는 법

현장 상세의 공정율 바로 아래 자금 대비 일정 카드가 두 숫자를 나란히 놓고 판정까지 붙여 줍니다.

상태 카드 판정 읽는 법
공정 62% · 집행 60% 정상 —
공정 62% · 집행 78% 예산이 앞섬 원가가 앞서 나갑니다. 물량 초과·단가 상승·손실 공정 확인
공정 62% · 집행 41% 일정이 앞섬 기성 미청구이거나 미지급·미입력이 쌓였을 수 있습니다
★ 꼭 알아 둘 것

회색 물음표는 "괜찮다"가 아니라 "판정 보류"입니다. 예산이 없거나, 말단 공정율 입력이 기준보다 적으면 일부러 판정하지 않습니다. 관리자가 관리자 메뉴 > PMS 관리 > 이상 신호 기준 맨 위의 [건설·엔지니어링] 을 누르면, 공정율을 실제로 관리하는 조직에 맞게 입력률 하한이 70%로 올라가고 일정 기준이 길어집니다(누른 뒤 [저장] 해야 반영됩니다).

회사 전체 원장으로 모입니다

프로젝트 자금의 집행은 회사의 자금 원장에 같이 쌓입니다. 원장에서는 그 줄 앞에 프로젝트명 · 작성자 배지가 붙고 눌러서 이동할 수 있습니다. 즉 현장에서 적은 것이 본사 장부에서 그대로 보입니다 — 장부를 두 벌 만들 필요가 없습니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

상업장부와 영업에 관한 중요서류는 10년(상법 제33조), 세무 관련 장부·증빙은 5년(국세기본법 제85조의3) 보존해야 합니다. 시스템의 원장은 취소를 반대 방향 기록으로 처리하고 원본을 지우지 않습니다 — 이 방식이 보존 요건과 맞습니다.

매출까지 보고 싶다면 — 판매 관리

집행률은 "예산 중 얼마를 썼나"이고, 수익성은 "번 돈이 쓴 돈보다 많은가"입니다. 도급 계약을 판매 관리에 적고 그 문서를 현장 프로젝트에 연결하면, 청구한 금액이 그 현장의 매출로 잡혀 프로젝트 자금 화면에 매출 · 원가 · 이익 · 이익률 카드가 생깁니다.

프로젝트 자금 관리의 수익성 카드 ⚠️ 판매 관리는 견적 → 수주 → 납품 → 청구 → 수금의 흐름이라 물건·용역을 한 번에 넘기는 거래에 가장 잘 맞습니다. 기성처럼 여러 번 나눠 청구하는 계약은 회차마다 문서를 나눠 적어야 해서 손이 갑니다. 현장 손익을 매출 기준으로 볼 필요가 없다면 켜지 않아도 됩니다 — 공정 대비 집행만으로도 대부분의 경보는 잡힙니다.
📷프로젝트 자금 관리의 수익성 카드

⚠️ 판매 관리는 견적 → 수주 → 납품 → 청구 → 수금의 흐름이라 물건·용역을 한 번에 넘기는 거래에 가장 잘 맞습니다. 기성처럼 여러 번 나눠 청구하는 계약은 회차마다 문서를 나눠 적어야 해서 손이 갑니다. 현장 손익을 매출 기준으로 볼 필요가 없다면 켜지 않아도 됩니다 — 공정 대비 집행만으로도 대부분의 경보는 잡힙니다.


출결 — 현장이 여러 곳일 때

현장마다 IP 대역을 등록합니다

출결 설정 > 허용 IP 목록에 현장별 회선을 CIDR로 넣고 라벨을 붙입니다.

라벨 대역
본사 211.xx.xx.0/28
○○아파트 현장사무실 192.168.20.0/24
△△물류센터 현장사무실 192.168.30.0/24
⚠️ 주의

현장 사무실 회선이 유동 IP인 경우가 많습니다. 그러면 IP 제한이 어느 날 갑자기 전 현장을 막습니다. 도입 전에 회선 종류를 확인하고, 유동이라면 IP 제한을 켜지 않는 편이 낫습니다 — 켰다 껐다 하는 통제는 없느니만 못합니다.

근무 그룹은 현장 성격에 맞춰

그룹 근무제 근무요일 시간
본사(기본 근무) 고정근로 월~금 09:00~18:00
현장 상용 고정근로 월~토 07:00~17:00
감리·검측 시차출퇴근 월~금 (시작 시각 유동)

근무 그룹은 사람마다 배정할 수도 있고 부서 단위로 배정할 수도 있습니다. 현장을 부서로 두었다면 현장 부서째로 「현장 상용」 그룹에 넣는 편이 빠르고, 사람이 들고 나도 따로 챙길 것이 줄어듭니다.

⚖️ 법으로 정해진 것

건설업은 탄력적 근로시간제를 쓰는 경우가 많습니다(근로기준법 제51조·제51조의2). 이 제도는 취업규칙 또는 근로자대표와의 서면 합의가 있어야 하고, 단위기간·근로일별 근로시간을 사전에 정해야 합니다. 시스템의 근무 그룹은 일별 소정근로 시각을 담는 그릇이므로, 탄력근로를 운영 중이라면 그 합의서에 정한 시간표대로 그룹을 나누어 두시고 판정 결과가 합의 내용과 맞는지 노무 담당의 검토를 한 번 받으시길 권합니다. (일반적인 기준을 적은 것이고 법률 자문이 아닙니다.)

⚠️ 퇴근을 안 찍으면 퇴근 체크 허용 시간이 지난 뒤 정상 근무 종료 시각으로 자동 등록 됩니다. 현장은 야간 타설처럼 늦게 끝나는 날이 있어, 안 찍고 가면 초과근무가 사라집니다. 그런 날은 근태 정정으로 실제 시각을 바로잡도록 현장에 안내하세요.

출장이 잦다면 반드시 안내하세요

현장 외 업무(발주처 방문, 자재 검수, 인허가)가 잦습니다. 출장 신청이 승인되면 그날 IP 검사가 면제되고, 어디에 왜 갔는지가 기록으로 남습니다.


도면과 시방서 — 문서 관리로 버전을

이 업종에서 가장 비싼 사고 중 하나가 옛 도면으로 시공하는 것입니다. 파일이 메일과 메신저와 USB로 돌면 "최신본"이 사람마다 다릅니다. 도면·시방서·내역서처럼 글보다 파일이 본체이고 개정이 잦은 자료는 게시판이 아니라 문서 관리에 두세요.

문서 관리의 문서 정보(파일 한 장과 그 아래 버전 이력)
📷문서 관리의 문서 정보(파일 한 장과 그 아래 버전 이력)
  • 문서 하나 = 파일 하나입니다. A-101 1층 평면도라는 문서가 하나 있고, 개정될 때마다 그 문서를 열어 [새 버전 올리기] 를 누릅니다. 옛 파일은 지워지지 않고 버전 이력에 남습니다.
  • 목록에 보이는 문서 이름과 실제 파일 이름을 따로 둘 수 있어, 파일이 A101_rev3_수정_최종.pdf여도 목록에는 "A-101 1층 평면도" 로 보입니다.
  • 잘못 올렸으면 버전 이력의 [이 버전으로 복원]. 복원도 새 버전으로 쌓이므로 아무것도 사라지지 않습니다.
  • 폴더는 현장별로 두고(○○아파트 > 설계도면 / 시방서 / 내역서) [공유] 로 그 현장 부서와 공무팀에 엽니다. 만든 직후에는 나만 보입니다.
  • 준공 후 오래 보관할 폴더에는 [보관 설정] 으로 보관주기·중요도를 켭니다. 기본은 꺼져 있습니다.
⚠️ 주의

버전도 저장 용량을 씁니다. 수십 MB짜리 도면을 수십 번 개정하면 금방 쌓입니다. 회사 저장 용량 화면에 "이 중 얼마가 옛 버전" 인지 함께 나오니, 현장이 끝나면 한 번 보세요.

💡 도면 문서도 프로젝트 상세의 [게시물 연결] 에서 문서 관리 탭을 골라 공정에 걸 수 있습니다. 게시판 글에 첨부한 현장 사진·PDF는 파일 이름을 누르면 내려받지 않고 그 자리에서 보입니다 — 현장에서 휴대폰으로 확인할 때 특히 편합니다.


서류 — 몇 년 뒤에 꺼내 볼 것들

이 업종은 준공 후 몇 년이 지나 서류를 다시 찾는 일이 실제로 일어납니다. 하자 분쟁, 감사, 재시공. 그래서 분류 설계에서 보관주기·중요도가 특히 중요합니다.

분류 보관주기 중요도 비고
안전점검·교육 기록 길게 필수 자동 폐기 대상에서 빠집니다
품질 시험 성적서 길게 필수
시공 사진·현장 일지 중간 보통 양이 많습니다
작업 지시·주간 공정 짧게 낮음 유효기간이 짧습니다
계약·변경계약 길게 필수 권한을 좁게. 서명은 아래 전자문서로
협력업체 서류 길게 높음
문서 생애주기 대시보드 ★ 중요도가 높은 문서는 자동 폐기되지 않고 "보류" 상태로 남습니다. 관리자가 직접 확인해야 처리됩니다. 실수로 중요 문서가 사라지는 것을 막는 안전장치입니다. ⚖️ 건설 관련 서류는 개별 법령에 보존 기간이 정해진 것이 많습니다(건설산업기본법· 건설기술 진흥법·산업안전보건법 등, 서류 종류마다 다릅니다). 가장 긴 기간에 맞춰 보관주기를 잡고, 애매하면 중요도를 높여 자동 폐기에서 빼 두세요. 지워서 문제가 되는 쪽이 남겨서 문제가 되는 쪽보다 훨씬 큽니다.
📷문서 생애주기 대시보드

★ 중요도가 높은 문서는 자동 폐기되지 않고 "보류" 상태로 남습니다. 관리자가 직접 확인해야 처리됩니다. 실수로 중요 문서가 사라지는 것을 막는 안전장치입니다.

⚖️ 건설 관련 서류는 개별 법령에 보존 기간이 정해진 것이 많습니다(건설산업기본법· 건설기술 진흥법·산업안전보건법 등, 서류 종류마다 다릅니다). 가장 긴 기간에 맞춰 보관주기를 잡고, 애매하면 중요도를 높여 자동 폐기에서 빼 두세요. 지워서 문제가 되는 쪽이 남겨서 문제가 되는 쪽보다 훨씬 큽니다.

안전 공지는 필독으로

작업 중지 기준·신규 공법 안전 수칙처럼 모두가 읽었는지가 중요한 공지는 글 상세의 [필독으로 지정] 을 누르세요. 쓴 사람과 관리자에게 확인 14/18처럼 몇 명이 읽었는지, 아직 안 읽은 사람이 누구인지가 보입니다.

필독 글의 상세(확인 현황과 안 읽은 사람 이름) ★ 필독은 "글을 열었는지"만 셉니다. 교육을 받았다는 증빙은 아닙니다. 법정 안전교육 기록은 지금처럼 교육 기록 분류에 따로 남기세요.
📷필독 글의 상세(확인 현황과 안 읽은 사람 이름)

★ 필독은 "글을 열었는지"만 셉니다. 교육을 받았다는 증빙은 아닙니다. 법정 안전교육 기록은 지금처럼 교육 기록 분류에 따로 남기세요.

현장 일지에는 본문 템플릿을

■ 현장 / 공정 /
■ 날씨 / 기온 /
■ 투입 인원 (직영 / 협력) /
■ 투입 장비 /
■ 금일 작업 /
■ 특이 사항 · 안전 조치 /
■ 익일 계획 /

현장과 본사 사이 — 업무요청과 메신저

현장은 본사에 부탁할 일이 많습니다 — 자재 검수 입회, 시험 성적서 확보, 인허가 서류 발급. 전화로 부탁하면 기록이 없고, 메신저로 부탁하면 대화에 묻힙니다. 업무요청은 누가 · 누구에게 · 무엇을 · 언제까지를 한 건으로 묶어 끝날 때까지 양쪽 화면에 남겨 둡니다.

업무요청 목록(내게 온 요청)
📷업무요청 목록(내게 온 요청)
  • 담당자는 한 명만 고릅니다. 여럿이면 아무도 자기 일이라고 생각하지 않습니다.
  • 인허가처럼 날짜가 정해진 일은 기한을 「마감 확정」 으로 — 지나면 담당자와 요청자 양쪽에 아침마다 알림이 갑니다.
  • 담당자가 [완료]를 눌러도 요청한 현장이 [확인]해야 끝납니다. 결과가 부족하면 [반송].
  • 회사가 "공무 요청"·"품질 요청" 처럼 접수 창구를 나누고 싶다면 관리자가 업무요청 분류를 만듭니다. 나누지 않아도 됩니다.

프로젝트로 만들 일과 업무요청의 경계는 이렇습니다 — 여러 사람이 여러 날 매달리고 공정율을 볼 일이면 프로젝트(공정), 한 사람이 한 번에 끝내고 사라지는 부탁이면 업무요청입니다.

현장 대부분은 사무실 PC 앞에 없습니다. 메신저는 안드로이드 앱을 깔아 두면 휴대폰으로 알림을 받습니다(/app 페이지에서 받습니다 — 아이폰 앱은 아직 없습니다). 현장에서 난 결정은 메시지 옆 고리 아이콘으로 그 공정 프로젝트에 근거로 걸어 두세요.


협력업체와 발주처는 거래처 관리로

현장이 바뀌어도 협력업체와 발주처는 계속 만납니다. 예전에는 인맥 관리에 사람 명함만 쌓았지만, 이 업종에는 회사 카드가 필요합니다 — 계약도 기성도 회사와 하는 것이기 때문입니다.

거래처 상세(사업자 정보 · 담당자 · 매입 · 거래)
📷거래처 상세(사업자 정보 · 담당자 · 매입 · 거래)

관리자가 인맥 관리에 성격이 「거래처」 인 분류를 만들면(예: 협력업체 · 발주처), 그 분류에서 회사 카드를 만들 수 있습니다.

  • 거래처 카드에는 사람 칸 대신 사업자등록번호 · 대표자 · 업태/종목 · 사업장 주소 · 계산서 메일 · 결제 조건 · 거래 방향(파는 곳/사 오는 곳) 이 있습니다. 사업자번호 검산이 안 맞으면 경고가 붙습니다.
  • 현장 담당자·영업 담당자는 사람 카드로 만들고 소속만 그 거래처에 잇습니다.
  • 담당자가 다른 회사로 옮기면 사람 카드의 [거래처 변경] 한 번이면 됩니다. 과거 거래 기록은 옛 거래처에 그대로 남습니다 — 사람이 옮겼다고 3년치 거래가 따라가지 않습니다.
  • 거래를 끊은 업체는 지우지 말고 거래 상태를 중단·폐업으로 두세요. 과거 기성이 붙어 있습니다.
  • 받은 명함은 등록 화면의 [명함으로 채우기] 로 사진을 찍으면 이름·회사·직책·연락처가 채워집니다(노란 칸은 꼭 확인하세요). 사진은 회사 서버 안에서만 읽습니다.
  • 이미 사람 카드에 글자로 적어 둔 회사명이 많다면 좌측 거래처 잇기에서 같은 이름끼리 한꺼번에 이을 수 있습니다. 비슷한 이름은 기계가 합치지 않습니다.

자금 원장과 구매 등록의 거래처 칸에 글자를 치면 거래처 카드가 맨 위에 사업자번호·대표자와 함께 뜹니다 — "어느 ○○건설인지" 그 자리에서 가릅니다.

★ 꼭 알아 둘 것

한 번 적힌 원장의 거래처 이름은 나중에 바뀌지 않습니다. 거래처 카드에서 상호를 고쳐도 과거 원장에는 그때 적은 문구가 그대로 남습니다 — 그래야 그 시점의 세금계산서와 맞춰 볼 수 있습니다.

⚠️ 이 시스템은 국세청에 세금계산서를 전송하지 않습니다. 발행은 홈택스 등 밖에서 하고, 여기서는 사업자 정보를 정확히 보관하고 문서에 싣는 일까지 합니다.


계약서는 전자문서로 서명받기

하도급 계약서·변경계약서·자재 납품 확인서처럼 상대 회사의 동의가 필요한 문서는 전자문서로 보내 서명받을 수 있습니다. 외부 서명자는 받은 링크로 로그인 없이 열어 서명하고, 연 시각과 IP가 기록됩니다.

전자문서 상세(봉인 표시 · 서명자 · 서명하기)
📷전자문서 상세(봉인 표시 · 서명자 · 서명하기)
  • 서명 순서를 정해 한 사람씩 차례로 받을 수 있습니다(협력업체 → 현장소장 → 대표 같은 순서).
  • 관리자가 워드·한글 계약서를 양식으로 붙여 넣어 두면, 값이 들어갈 자리와 도장 자리가 정해진 채로 매번 불러 씁니다.
  • 전원이 서명하면 봉인됩니다 — 만든 사람도 관리자도 고칠 수 없습니다. 내용을 바꾸려면 변경 계약서를 새로 만들어 다시 서명받습니다.
  • 봉인된 계약서를 현장 프로젝트에 연결해 두면, 하자 분쟁 때 "서명한 그 문서"가 현장 기록 안에 있습니다.
★ 꼭 알아 둘 것

전자결재와 다릅니다. 계약 체결 품의(우리 쪽 승인)는 전자결재로, 계약서 자체(양쪽 동의)는 전자문서로 합니다. 한 계약에 둘 다 붙어도 됩니다.

⚖️ 시스템은 서명·봉인의 기록을 정확히 남길 뿐 법적 효력을 보장하지 않습니다. 효력은 방식이 아니라 다툼이 생겼을 때 판단됩니다. 하도급 계약의 서면 요건처럼 법으로 정해진 절차가 있다면 그 요건을 먼저 확인하세요. (일반적인 기준을 적은 것이고 법률 자문이 아닙니다.)


준공 — 완료보고서와 종료된 현장

현장이 끝나면 프로젝트 상태를 완료로 바꿉니다.

  • 하위 공정이 모두 끝나야 완료할 수 있습니다. 남아 있으면 이름을 들어 알려 줍니다.
  • 완료하면 그 현장과 하위가 잠깁니다(수정·집행 등록·연결이 막히고, 보기와 첨부 내려받기는 됩니다). 좌측 트리에서 빠져 종료된 프로젝트로 갑니다.
  • 상태를 검토·완료로 바꾸면 상세 맨 위에 정산 안 된 지출 · 열린 설문 · 승인 없는 문서 같은 남은 것이 노란 상자로 뜹니다. 막지는 않고 알려만 줍니다 — 준공 뒤 정산이 다음 달인 것은 정상이니까요.
  • 완료보고서는 기간·공정율·예산·집행을 시스템이 채워 두고, 사람은 한 줄만 써도 됩니다. "주요 이슈와 대응" 과 "교훈" 을 나눠 두었으니, 다음 현장이 읽을 교훈 한 줄은 꼭 남기세요.
완료보고서 작성(시스템이 채운 수치와 사람이 쓰는 칸) 💡 주간 리스크 요약을 켜 두면(관리자 메뉴 > PMS 관리 > 이상 신호 기준) 월요일 아침마다 현장별 요약이 초안으로 만들어지고, 완료보고서를 안 쓴 현장이 있으면 PM에게 알림이 갑니다. 자동으로 게시되지는 않고, 보고할 것이 없는 주에는 만들지 않습니다.
📷완료보고서 작성(시스템이 채운 수치와 사람이 쓰는 칸)

💡 주간 리스크 요약을 켜 두면(관리자 메뉴 > PMS 관리 > 이상 신호 기준) 월요일 아침마다 현장별 요약이 초안으로 만들어지고, 완료보고서를 안 쓴 현장이 있으면 PM에게 알림이 갑니다. 자동으로 게시되지는 않고, 보고할 것이 없는 주에는 만들지 않습니다.


이 업종에서 자주 하는 실수

현장 하나하나를 최상위 프로젝트로 만든다. 현장이 늘 때마다 관리자를 찾게 됩니다. 회사(또는 사업본부)를 최상위로 두세요.

공정율을 기성으로 착각한다. 시스템의 공정율은 일정 진척도입니다. 기성 금액은 계약과 물량 산출서로 따로 계산해 집행으로 넣으세요.

공정율을 아무도 안 고친다. 주간 공정회의 끝에 5분만 넣으면 됩니다. 방치되면 전부 "지연"이 되고 그 순간 신호로서 죽습니다.

유동 IP 현장에 IP 제한을 켠다. 어느 날 전 현장이 출근을 못 찍습니다.

안전·품질 서류의 중요도를 안 올린다. 보관주기가 지나면 자동 폐기 대상이 됩니다. 필수로 두면 보류 상태로 남습니다.

도면을 게시판 글로 계속 새로 올린다. "평면도_rev2", "평면도_rev3_최종"이 쌓이고 현장은 옛 것을 봅니다. 문서 관리에 두고 [새 버전 올리기] 로 고치세요.

협력업체를 사람 명함으로만 둔다. 담당자가 나가면 그 회사와의 기록이 흩어집니다. 회사 카드를 만들고 사람을 잇으세요.

준공한 현장을 완료하지 않는다. 트리가 끝난 현장으로 가득 차고, 완료보고서도 남지 않습니다.


첫 2주 계획

날 할 일 누가
1일차 업무 영역 켜기(PMS·게시판·출결) — 새 회사라면 업종 기본 세팅 「건설 · 엔지니어링」으로 출발 관리자
1일차 조직도(본사 부서 + 현장) 등록, 현장소장을 부서장으로 관리자
2일차 직원 계정 등록, 입사일 입력 관리자
2일차 최상위 프로젝트 1개(회사/사업본부) 생성, 하위 강제 종결 허용 여부 결정 관리자
3일차 공무팀장이 현장별 프로젝트와 공정 트리 구성 공무팀
3일차 각 현장 참여 인원 배정(현장소장을 PM으로) 공무팀
4일차 게시판 분류 6개와 보관주기·중요도 설정, 본문 템플릿 관리자
4일차 근무 그룹 만들고 현장 부서째 배정, 회선 확인 후 IP 제한 결정 관리자
5일차 (안내) 현장 일지·주간 공정 올리는 법, 출장 신청, 메신저 앱 설치 현장소장
2주차 회의 분류 만들고 첫 주간 공정회의 등록·회의록 작성 공무팀
2주차 첫 공정율 입력, 간트에서 의존 관계 걸기, 이상 신호 기준 「건설·엔지니어링」 현장소장 · 관리자
4주차 결재 종류 만들고 기성·구매 결재 시작, 예산 배정, 전결 규정 옮겨 적기 관리자 · 재무
5주차 이후 문서 관리 현장 폴더 · 거래처 분류 · 업무요청 · 전자문서 양식 관리자 · 공무팀

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📌 메모

이 문서는 2026-10-04 기준 기능으로 다시 확인했습니다.